Data Protection: l'approccio al GDPR

Il 25 maggio 2018 è entrato in vigore il regolamento generale sulla protezione dei dati: a questo riguardo GPTW tiene a sottolineare il nostro approccio di tutela dei vostri dati.

1. Introduzione

Nella conduzione delle indagini tra i collaboratori delle organizzazioni, l'anonimato e la riservatezza sono i prerequisiti più importanti per coloro che forniscono un loro feedback onesto nei confronti della propria organizzazione. Pertanto, l’attuazione di misure affidabili per la protezione dei dati e la sicurezza dei dati ha un valore fondamentale per Great Place to Work^® Institute Italia s.r.l.  (da qui in avanti: GPTW).
Di seguito, viene presentato il processo di GPTW per garantire la protezione dei dati e l'anonimato di tutti i partecipanti al sondaggio.
L’avvio di un sondaggio tra i collaboratori, per cui un'azienda fornisce a GPTW i relativi contatti, necessita di un accordo su come gestire l'elaborazione dei dati e la sicurezza dei dati [in conformità con l'articolo 28 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (di seguito: GDPR)]. Nel caso specifico, è richiesto un accordo sulla protezione dei dati tra il cliente e GPTW.

2. Condurre l’analisi di clima di Great Place to Work^® tra i collaboratori

Offriamo diversi modi per condurre un’indagine, o sondaggio, o survey tra i collaboratori dei propri clienti. Ogni azienda decide autonomamente quale tipo di implementazione è la più appropriata.

2.1. Indagine on-line tramite invito via email

Quando si conduce un sondaggio online, è obbligatorio un accordo su come gestire l'elaborazione e la sicurezza dei dati tra l'azienda che somministra un sondaggio di Great Place to Work® ai propri  collaboratori e GPTW.
Prima di iniziare l’indagine, la società fornisce a GPTW gli indirizzi e-mail corrispondenti  alle personeselezionate per partecipare. Facoltativamente, gli indirizzi e-mail sono collegati alle informazioni in base alle unità organizzative. Pertanto, i risultati ottenuti possono essere valutati sulla base di unità organizzative collegate.
GPTW invita i  collaboratoria partecipare al sondaggio tramite e-mail. Queste e-mail contengono un collegamento personalizzato con il quale  i partecipantivengono indirizzati al questionario online. La società e ciascun singolo  partecipante devono, rispettivamente, garantire che le e-mail di invito non vengano inoltrate all'interno dell'azienda o a terzi.
Il questionario online viene elaborato e i dati forniti vengono archiviati direttamente su server di proprietà di Beyond.pl, locati da The Trust Lab, e che si trovano a Poznan, Polonia. In conformità con l'articolo 28 del GDPR, esiste un accordo su come gestire l'elaborazione e la sicurezza dei dati. Tutti i questionari online sono modulabili e privi di barriere per i dispositivi mobili.
Il sito Web del questionario online è crittografato. In particolare, ciò significa che la trasmissione delle risposte al server di sondaggio è crittografata. La crittografia supporta sia la crittografia standard a 128 bit che quella a 256 bit ad alto livello. Questi sono standard di sicurezza che corrispondono alla crittografia utilizzata nel banking online. L'intercettazione o la registrazione delle risposte dei  partecipantiè pressoché impossibile.
Dopo il completamento dell'indagine e prima di ulteriori elaborazioni e rapporti, i dati dell'indagine sono separati dai dati personali del partecipante (ad es. Nome, indirizzo e-mail). Questa procedura garantisce che non sia possibile trarre conclusioni sulle risposte fornite dai singoli partecipanti.
In ogni caso, l'invio o l'utilizzo da parte di terzi dei dati personali sono severamente vietati. Tutti i dati personali vengono cancellati di default 365 giorni dopo il termine dell’indagine. È possibile concordare un periodo di cancellazione più breve ovvero più lungo.

2.2. Indagine tramite questionari cartacei

Circa una settimana prima dell'inizio del sondaggio, GPTW invia il numero desiderato di questionari carta-matita e buste stampate.
I questionari cartacei non sono personalizzati, nel senso che non contengono mai elementi identificativi del rispondente. Questi questionari contengono semplicemente un nome aziendale stampato e, se applicabile, un'unità organizzativa aggiuntiva e / o linea di business e / o Paese - ciascuno in combinazione con numeri corrispondenti. Pertanto, non è possibile trarre conclusioni sui singoli partecipanti, nemmeno sulla base dei numeri stampati e / o dei codici QR.
Generalmente, i documenti di indagine sono distribuiti a tutti i  collaboratoriinvitati insieme a una lettera di accompagnamento corrispondente.
I questionari cartacei verranno restituiti in forma anonima a GPTW utilizzando buste stampate e preaffrancate che saranno fornite da GPTW.
In alternativa, i questionari cartacei possono essere raccolti direttamente dal cliente. A tal fine, buste sigillate vengono inserite in contenitori o urne che saranno forniti dalla società. In questo caso, l'azienda deve aderire a determinati standard per garantire la partecipazione anonima al sondaggio e deve documentare l’aderenza alla precisa metodologia di GPTW (ad esempio, sigillare urne, "monitoraggio" di urne e restituzione dei questionari da parte di persone di fiducia dedicate).

2.3. Indagine online tramite credenziali di accesso (log-in e password)

Un’indagine tramite credenziali è un sondaggio online che non richiede indirizzi e-mail individuali. I collaboratori invitati hanno accesso al sondaggio tramite un codice di accesso individuale, che può essere inserito accedendo a questi indirizzi internet: www.onemanyany.com, www.gptwsurveys.com. E’ comunque sempre possibile personalizzare l’indirizzo di accesso alla survey da parte del cliente.

Ogni  collaboratoreinvitato riceve il link alla survey e il suo codice di accesso individuale. Questi possono essere ricevuti in busta chiusa o scelti autonomamente da un’urna in modo casuale.Di solito, le buste sigillate sono non codificate o personalizzate. Il campo dell’indirizzo contiene solo il nome stampato della società e, se applicabile, un'unità organizzativa specifica, l'industria o il Paese. Pertanto, non è possibile trarre conclusioni sulle singole persone (nemmeno con i numeri corrispondenti).

Come prassi generale, le credenziali di accesso vengono messe a disposizione dalle organizzazioni clienti ai loro  collaboratori, tramite la predisposizione di urne contenenti bigliettini per un pescaggio casuale della singola credenziale (composta da una UserID e una Password da immettere nella main page di login), in modo da garantire la completa estraneità dell’azienda al processo di distribuzione delle credenziali ai collaboratori. La compilazione è possibile, in momenti diversi, su totem messi a disposizione dell’azienda o su computer/smartphone personali.

3. Analisi dei dati provenienti dall'indagine Great Place to Work^®

Il questionario di analisi di clima per i dipendenti di Great Place to Work^® contiene:

• Domande chiuse: valutazione di affermazioni come " Mi vengono date le risorse e gli strumenti per svolgere il mio lavoro." sulla base di diverse opzioni di risposta ("quasi sempre vero", "spesso vero", ecc.)
• Domande aperte: campi di testo liberi
• Domande demografiche: dichiarazione di appartenenza a determinati gruppi demografici, come  età,  genere, ecc.

La risposta a ciascuna delle domande del sondaggio è volontaria. La valutazione finale e la reportistica si basano esclusivamente sulla raccolta di dati anonimi ("dati grezzi") che non contengono dati personali.
Per i sondaggi online, è generalmente possibile combinare successivamente le risposte fornite con i dati personali (nome, indirizzo e-mail) fino all'eliminazione dei dati personali, 365 giorni dopo il completamento del questionario. Tuttavia, questa opzione viene utilizzata solo in casi eccezionali (ad esempio, se richiesto nel processo di valutazione) ed è generalmente responsabilità del Operation Manager di GPTW coinvolto. Lo stesso vale per i sondaggi tramite credenziali di accesso per i quali vengono utilizzate user e password univoche.
Nessun dato personale (ad es. Nome, indirizzo, indirizzo e-mail) è disponibile per il sondaggio cartaceo. Una volta ricevuti da GPTW, i questionari cartacei vengono scansionati o elaborati mediante digitazione manuale controllata. La raccolta dei dati viene effettuata da GPTW o da un fornitore di servizi esterno con il quale è stato stipulato un accordo su come gestire l'elaborazione dei dati e la sicurezza dei dati. Viene generato un set di dati da utilizzare per le analisi statistiche. I questionari vengono distrutti dopo 12 mesi di conservazione. Se il cliente desidera che i questionari originali siano mantenuti più a lungo, ad esempio per le indagini di follow-up, è necessaria una richiesta scritta e firmata che sarà archiviata da GPTW.
Per tutte le relazioni di valutazione e dei risultati, i risultati dell'indagine dei collaboratori sono presentati esclusivamente in forma aggregata (domande chiuse e demografiche). I risultati non contengono risposte riconoscibili date da singole persone. A tale scopo, viene definito un limite di aggregazione, ovvero un numero minimo di rispondenti, al di sotto del quale non vengono visualizzati risultati. Il valore predefinito è un limite di cinque) rispondenti appartenenti ad una determinata categoria demografica. Eventuali variazioni di tali limiti di valutazione possono essere regolati nell'ambito di un accordo individuale e solo in aumento.
Questo limite di valutazione si osserva anche se per una valutazione vengono combinate diverse caratteristiche demografiche o organizzative, ad esempio i risultati per tutti gli uomini di una certa fascia d'età o per tutti i dirigenti di una determinata divisione aziendale. Al fine di raggiungere un’immediata sicurezza ancora maggiore tra i rispondenti, le caratteristiche demografiche combinate possono essere completamente escluse dall'analisi dei dati.
Per impostazione predefinita, le risposte date alle domande aperte vengono riportate alla lettera, cioè senza anonimizzazione di nomi o altri riferimenti che consentono l’individuazione di persone in azienda. Il questionario contiene un "avviso" molto chiaro che richiama l'attenzione del partecipante al sondaggio su questo fatto e inoltre comunica ai partecipanti alla survey di non dare nomi o descrivere fatti in modo tale da poter trarre conclusioni su altri individui. E’ sempre possibile richiedere un'anonimizzazione delle domande aperte  come servizio aggiuntivo.

È possibile raggruppare le risposte a domande aperte in base a singole unità organizzative o informazioni demografiche se almeno cinque persone di tali unità organizzative o gruppi demografici hanno preso parte al sondaggio.
I report vengono caricati nel portale di download GPTW o mandati via email al responsabile di progetto dell’azienda cliente. L'accesso al portale è protetto da un nome utente e una password. Dopo il completamento di tutte le analisi dei dati, le credenziali per accedere al portale di download GPTW verrà inviato via e-mail. Il link alla pagina di download verrà inviato in una e-mail separata.
GPTW non fornisce alcun "dato grezzo" con il quale l'azienda può effettuare le proprie valutazioni e quindi eludere il limite di valutazione previsto di almeno cinque persone. Se una società desidera avere accesso ai dati grezzi, questa procedura deve essere regolata in un accordo separato e i collaboratori dovranno essere avvertiti che i dati dei singoli potranno essere visualizzati dall’azienda committente.
I dati grezzi anonimizzati del sondaggio tra dipendenti di Great Place to Work® possono essere utilizzati ed elaborati per analisi comparative e pubblicazioni da GPTW Italia, da organizzazioni partner nella rete mondiale GPTW e nel contesto di collaborazioni di ricerca con università e altri istituti di ricerca.

4. Luoghi, tempi di stoccaggio e diritti di accesso

Dati personali, dati di sondaggi anonimi ("dati grezzi") e report sui risultati sono memorizzati nelle seguenti posizioni:

• Server di GPTW Italia, Milano, Italia, viale Andrea Doria, 3.
• Server dei sondaggi di The Trust Lab Limited: Beyond.pl Sp. z o.o. ul. A. Kręglewskiego 11 61-248 Poznań (fornitore di servizi)

Il salvataggio e il trattamento dei dati personali ha luogo esclusivamente nell'Unione Europea ed è, come da contratto firmato con le organizzazioni clienti, valevole per 365 giorni dal momento di chiusura della survey di clima.

Se non ci sono accordi diversi tra le parti, al termine dei 365 giorni non è più possibile risalire a nessun dato personale riguardante i sondaggi di clima.
Il fornitore di servizi IT Trust Lab Limited offre i seguenti servizi per GPTW:

• Hosting di sondaggi online,
• sviluppo e hosting di strumenti per la valutazione dei risultati del sondaggio e la produzione di risultati,
• fornitura di report sui risultati per i nostri clienti tramite un portale di download.

La società intrattiene rapporti commerciali con The Trust Lab Limited da oltre dieci anni. La cooperazione è regolata, tra le altre cose, da un accordo su come gestire l'elaborazione dei dati e la sicurezza dei dati.
L'accesso ai dati personali  è limitato al personale dell’area Operations e, talvolta, per ragioni di servizio, anche a Project Manager. Questi Operation e Project Manager sono incaricati dal Responsabile del trattamento dei dati tramite una specifica lettera di incarico e sono coordinati, per quanto attiene alla gestione dei dati personali dal punto di vista della privacy e della conformità alle norme della GDPR, dal DPO.

Inoltre, gli amministratori di sistema di GPTW e i dipendenti autorizzati dei nostri fornitori di servizi The Trust Lab Limited e Bear Service srl hanno accesso a questi dati.

5. Infrastruttura IT e standard di sicurezza di Great Place to Work^® Italia

• Il server si trova nell'edificio di GPTW Institute Italia srl ​​a Milano, Italia
•  L'accesso è concesso  limitatamente a CEO, It Manager, System Admin, DPO tramite tastierino numerico con log di accessi
• Componenti dell'infrastruttura per la maggior parte ridondanti e sistemi server (protetti da UPS con protezione da sovratensione)
• Concetto di backup multilivello con separazione logica e spaziale
• Backup in cloud
• Gestione centralizzata aggiornata di AV e patch
• Sistemi hosted per software di collaborazione (Exchange, SharePoint)
• Crittografia allo stato dell'arte (trasmissione dati, dispositivi mobili, Wifi, VPN, e-mail)
• Principio del privilegio minimo (autorizzazione e concetto di ruolo, separazione del sistema e dati)
• Viene utilizzato solo il software supportato dal produttore
• Dispositivi con un servizio hardware valido da parte del produttore (in parte per notebook in tutto il mondo)

6. Infrastruttura IT e standard di sicurezza di TRUST LAB - ONEMANYANY, Irlanda

• I server si trovano a Poznan, Polonia
• I server sono protetti da un firewall
• L'accesso alla stanza del server è possibile solo per gli amministratori selezionati
• La condivisione da parte del Titolare dei dati personali dei propri collaboratori avviene attraverso una piattaforma protetta di filesharing, GPTW si raccomanda di non condividere tali dati personali tramite semplici email
• Accesso al sondaggio online e ai risultati (download) via HTTP o HTTPS
• I project manager GPTW possono accedere solo agli strumenti di progettazione e reporting del questionario tramite HTTPS
• Siti web del sondaggio e dei link di test: http://oma0.com , http://www.onemanyany.com , https://www.onemanyany.com
• Indirizzo IP del sito Web: 212.124.202.98
• Le e-mail di invito vengono solitamente inviate dal mittente: indagine@greatplacetowork.com dal server di posta elettronica con indirizzo IP 193.187.69.111 and 193.187.69.112 (il mittente può essere personalizzato dal cliente)
• Oggetto e-mail usuale: Best Workplaces Italia 20XX - Indagine Trust Index © (l'oggetto dell'email può essere eventualmente personalizzato)
• Gli amministratori di sistema e gli operatori di GPTW Italia possono accedere al server tramite VPN. 

7. Il Culture Brief™ e il Culture Audit™ di Great Place to Work^®

Il processo di raccolta delle informazioni del Culture Brief™ e delle risposte del Culture Audit™ è condotto tramite una piattaforma online. Nell'ambito di questi due strumenti, ciascuna organizzazione partecipante fornisce dati numerici, quantitativi e statistici e descrive la propria cultura great place to work for all e le proprie politiche e programmi.

Nell’ambito di questi due strumenti, solo i seguenti dati personali sono rilevanti:

• Informazioni funzionali: dati di contatto del referente aziendale incaricato di compilare il Culture Brief™ e il Culture Audit™ (nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail), insieme ai dati di accesso individuali alla piattaforma di compilazione creati per questa persona (user ID e password).
• In forma opzionale: dati di contatto della persona da informare nel caso di ingresso in una Classifica internazionale (nome, cognome, titolo, indirizzo e-mail).
• In forma opzionale: nome del CEO (o General Manager o altra figura verticistica), ruolo e genere.

Solo i collaboratori di GPTW hanno accesso ai dati. La riservatezza dei dati memorizzati è protetta in ogni momento.

8. Trasferimento internazionale di dati

GPTW è un business globale. Per offrire i nostri servizi, potremmo aver bisogno di trasferire dati anonimi o anonimizzati tra diversi Paesi, compresi gli Stati Uniti, dove si trova la nostra sede principale. Quando trasferiamo dati in altri Paesi, proteggeremo tali informazioni come descritto in questo documento e garantiamo ai clienti, Titolari del trattamento, e agli interessati che nessun dato personale verrà trasferito al di fuori dal territorio europeo. I dati trasferiti in altri Paesi sono anonimi o resi anonimi prima del trasferimento. Il trasferimento dei dati è a scopo di ricerca e per la pubblicazione delle classifiche internazionali Best Workplaces ™ di Great Place to Work®. 

9. Nomina del DPO

Il DPO (Data Processor Officer) scelto da Great Place to Work Italia s.r.l. per la sua estesa esperienza sia con GPTW sia come gestore di dati di terzi, ha i seguenti compiti:

a)      informare e fornire consulenza al titolare del trattamento o al responsabile del trattamento nonché ai dipendenti che eseguono il trattamento in merito agli obblighi derivanti dal GDPR;

b)      sorvegliare l'osservanza del GDPR, di altre disposizioni dell'Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati nonché delle politiche del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento in materia di protezione dei dati personali, compresi l'attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale che partecipa ai trattamenti e alle connesse attività di controllo;

c)      fornire, se richiesto, un parere in merito alla valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e sorvegliarne lo svolgimento;

d)      cooperare con l'autorità garante e fungere da punto di contatto per questioni connesse al trattamento dei dati personali,

e)      al DPO è possibile chiedere la cancellazione dei propri dati personali scrivendo al seguente indirizzo: it_privacy@gptw.com . Il DPO si adopererà nel minor tempo possibile alla cancellazione di ogni riferimento personale e in ogni caso non andrà oltre i limiti di legge previsti in il 30 giorni dalla richiesta.

Nell'eseguire i propri compiti il responsabile della protezione dei dati considera debitamente i rischi inerenti al trattamento, tenuto conto della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del medesimo.

Il DPO è l'Avv.Fabiola Mentasti

Great Place to Work Institute Italia s.r.l.,
Viale Andrea Doria, 20124, Milano
tel. +39 02 36768650
mail: it_privacy@gptw.com