INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI COLLABORATORI DEL CLIENTE CHE PARTECIPANO A UNA SURVEY SU EMPRISING

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – EMPRISING
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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – EMPRISING
English version

Di seguito si riportano le informazioni relative al trattamento dei dati personali dei collaboratori del Cliente che partecipino a una survey di clima accedendo alla piattaforma Emprising da parte di Great Place to Work Institute Italia s.r.l. (di seguito GPTW Italia), ai sensi dell’art. 14 del Regolamento UE n. 2016/679 (d’ora in poi GDPR).

  1. Definizioni: 

I termini utilizzati nella presente Informativa, ma non altrimenti definiti qui di seguito, hanno i significati loro assegnati dal GDPR.

Collaboratore: si intende la persona fisica lavoratore dipendente e/o stagista e/o collaboratore esterno (agente, lavoratore in somministrazione) del Titolare del Trattamento invitata a partecipare all’indagine di clima aziendale accendendo a Emprising;

Titolare del trattamento: fermo restando la definizione del ruolo data dal GDPR, si intende il cliente che abbia sottoscritto con GPTW Italia un Contratto per l’acquisto dei Servizi GPTW;

Incaricato: si intende far qui riferimento al singolo dipendente e/o collaboratore di GPTW Italia autorizzato a compiere le attività di trattamento di seguito descritte necessarie all’erogazione del servizio.

 

  1. Chi gestisce i dati

Great Place to Work Institute Italia s.r.l., P.I. 13342970152, con sede legale in Milano, Via Andrea Doria, 3.

GPTW Italia assume il ruolo di:

  • Responsabile del Trattamento: tratta i dati personali per conto del Titolare del Trattamento;

 

  1. Schema delle attività di trattamento eseguite da GPTW Italia

GPTW Italia nell’erogazione dei servizi di indagine di clima online tramite Emprising tratta dei dati personali secondo lo schema di seguito riportato:

DATI TRATTATI

·           Indirizzo di posta elettronica aziendale del collaboratore del Cliente

·           Indirizzo IP del collaboratore;

·           Nome e cognome del collaboratore (facoltativo)

·           Demografie ruolo, dipartimento operativo; stabilimento in cui si lavora ecc.. (solo su richiesta e/o iniziativa del Cliente).

 

·           Risposte alle domande del questionario (solo su iniziativa del collaboratore)

·           Risposte alle domande aperte (solo su iniziativa del collaboratore)

CATEGORIA DI INTERESSATI

Collaboratori del Cliente

BASE GIURIDICA E FINALITA’ DEL TRATTAMENTO 

Art 6 par. 2 lett b) GDPR = esecuzione del Contratto di Servizi GPTW, in particolare esecuzione della survey di clima.

ATTIVITA’ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE

L’indirizzo e-mail di ciascun collaboratore viene utilizzato per mandare l’invito ad accedere alla survey di clima su Emprising a cui ciascun collaboratore avrà accesso tramite login personale.

Le risposte di coloro che abbiano deciso di partecipare all’indagine di clima rispondendo alle domande sono utilizzate ai fini dell’elaborazione dei raw data.

Le attività di trattamento sono dunque svolte con l’ausilio di strumenti informatici, adottando le misure organizzative e tecniche più adeguate al caso concreto (vedi SCCs allegate)

I dati del collaboratore sono conservati per il solo periodo di svolgimento dell’indagine di clima e vengono anonimizzati 5 giorni dopo la sua conclusione. Le risposte date da ciascun collaboratore che abbia partecipato alla survey non sono più dunque riferibili al soggetto che le ha rese e sono trasformati in raw data.

LUOGO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati del collaboratore del Cliente sono conservati fuori dal Territorio dell’Unione Europea, in particolare negli USA (vedi tabella sotto Sub Responsabili del Trattamento). Il trasferimento dei dati avviene sulla base dell’art. 46 par 2 lett. C GDPR = adozione di SCCs module III = trasferimento da Responsabile a Responsabile.

 

  1. Elenco dei Sub Responsabili del Trattamento

Al fine dell’utilizzo di Emprising, il Titolare autorizza GPTW Italia a ricorrere ad un altro Responsabile del trattamento – un Sub Responsabile - per gestire attività di trattamento specifiche per conto del Cliente/Titolare e a effettuare tali attività di trattamento fuori dall’Unione Europea sulla base dell’art. 46 par 2 lett. c) GDPR (adozione di SCCs Module III = trasferimento da Responsabile a altro Responsabile)

 

SUB RESPONSABILE

ATTIVITA’ ESTERNALIZZATA

LUOGO DI TRATTAMENTO

Great Place to Work  Inc

Gestione della Piattaforma Informatica

1999 Harrison Street, Suite 2070 Oakland, CA 94612, USA

Licenziatari di GPTW Inc. al di fuori del territorio italiano e USA – SOLO PER PROGETTI INTERNAZIONALI -

Progetto internazionale – vedi allegato

 Vedi allegato

 

In conformità al principio di trasparenza, GPTW Italia precisa che GPTW Inc a sua volta delega alcune operazioni di trattamento ai seguenti sub sub responsabili del trattamento: 

 

SUB SUB RESPONSABILE

ATTIVITA’ ESTERNALIZZATA

LUOGO DI TRATTAMENTO

HTECH Group

Servizi di AMS su Emprising

Bulevar Milutina Milankovica 11B, 11000 Belgrade, Serbia

Microsoft Azure

Servizio di Cloud Hosting per Emprising

I server sono ubicati negli USA (East coast region)

Microsoft 365

Provider dei servizi di Microsoft 365

I server sono ubicati in USA

UKG Inc

Società controllante Great Place to Work Inc la qual potrebbe aver accesso agli indirizzi e-mail dei collaboratori partecipanti alla survey

900 Chelmsford Street, Lowell, MA 01851

 

  1. I diritti del Collaboratore, ai sensi del GDPR

Il Collaboratore, in potrà esercitare il diritto di:

  1. a) chiedere la conferma dell’esistenza o meno di propri dati personali;
  2. b)  ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
  3. c)  chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
  4. d) proporre reclamo all'autorità di controllo.

GPTW Italia, quale Responsabile del Trattamento, coadiuverà il Cliente Titolare nel dare seguito all’eventuale richiesta pervenuta dall’Utente. Si precisa che con riferimento alla lett c) GPTW Italia può intervenire in ausilio del Cliente Titolare fino a 5 giorni dopo la conclusione della survey, prima che intervenga l’anonimizzazione dei dati personali.

La richiesta verrà evasa entro trenta (30) giorni lavorativi dal ricevimento della medesima.

 

  1. Data Protection Officer e contatti

Per maggiori delucidazioni in merito alle informazioni rilasciate con il presente documento, è possibile contattare il Data Protection Officer nominato da GPTW Italia scrivendo a it_privacy@gptw.com.

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PRIVACY NOTICE ON THE PROCESSING OF PERSONAL DATA OF THE CLIENT’S EMPLOYEES PARTICIPATING IN THE SURVEY ON EMPRISING

This privacy notice contains information regarding the processing of personal data of the Client's employees who participate in a climate survey by accessing the Emprising platform by Great Place to Work Institute Italia s.r.l. (hereinafter GPTW Italia), pursuant to Article 14 of EU Regulation no. 2016/679 (hereinafter GDPR).

 

  1. Definitions: 

The terms as used herein shall have the meaning set forth in the GDPR, unless otherwise defined hereinafter.

Employee shall mean any individual who is an employee and/or intern and/or contract worker (agent, temporary worker) of the Data Controller and who was invited to participate in the company climate survey by accessing Emprising.

Data Controller shall mean, subject to the definition thereof in the GDPR, the client that has entered into an Agreement with GPTW Italia for the purchase of GPTW’s Services.

Person in charge of data processing shall mean GPTW Italia’s employee and/or contract worker who is authorized to perform the processing activities described below that are necessary to provide the Service.

 

  1. Who handles the data

Great Place to Work Institute Italia s.r.l., VAT number 13342970152, with registered office in Milan (Italy), Via Andrea Doria, 3.

GPTW Italia shall act as:

  • Data Processor: it shall process personal data on behalf of the Data Controller.  

 

  1. Overview of processing activities performed by GPTW Italia

While providing online climate survey services through Emprising, GPTW Italia shall process personal data as follows:

 

PERSONAL DATA

·         Company e-mail address of the Client's employee

·         IP address of the employee

·         Employee's name and surname (optional)

·         Demographics, role, department; establishment where the employee works etc… (only at the Client's request and/or initiative)

·         Responses to the survey questions (only at the initiative of the employee)

·         Responses to open-ended questions (only at the initiative of the employee).

CATEGORIES OF DATA SUBJECTS

The Client’s employees

LEGAL BASIS AND PURPOSES OF THE PROCESSING

Art. 6.2 b) GDPR = performance of the GPTW Services Agreement, namely conduct of the climate survey.

PROCESSING ACTIVIES AND RETENTION PERIOD

The e-mail address of each employee is used to send the invitation to access the climate survey on Emprising. Each employee shall have access to such survey via a unique link.

The responses of those who have decided to participate in the climate survey are used for the purpose of processing raw data.

Processing activities are carried out by means of IT tools and suitable organisational and technical measures are implemented (see attached SCCs).

The employee’s data are retained for the period of the climate survey and are anonymised 5 days after its completion. The responses given by each employee who participated in the survey may no longer be traced back to the person who gave them and are transformed into raw data.

WHERE DATA ARE STORED

The employee's data are stored outside the European Union, namely in the USA (see table below: Sub-Processors). Data are transferred under Art. 46. 2 c) GDPR = (implementation of SCCs Module 3 = Processor-to-Processor)

 

  1. List of Sub-Processors

For the purpose of using Emprising, the Data Controller hereby authorizes GPTW Italia to use another Data Processor – a Sub-Processor – to perform specific processing activities on behalf of the Client/Data Controller. The Data Controller authorizes GPTW Italia to perform such processing activities outside the European Union under art. 46.2 c) GDPR (implementation of SCCs Module 3 = Processor-to-Processor).

 

SUB-PROCESSOR

OUTSOURCED ACTIVITY

WHERE DATA ARE PROCESSED

Great Place to Work  Inc

IT platform management

1999 Harrison Street, Suite 2070 Oakland, CA 94612, USA

Licensees of GPTW Inc. outside Italy and the USA - FOR INTERNATIONAL PROJECTS ONLY

International project – see annex

 See annex

 

 

In accordance with the principle of transparency, GPTW Italia specifies that GPTW Inc outsources certain processing operations to the following sub-sub-processors:

 

SUB-SUB- PROCESSOR

OUTSOURCED ACTIVITY

WHERE DATA ARE PROCESSED

HTECH Group

AMS service on Emprising

Bulevar Milutina Milankovica 11B, 11000 Belgrade, Serbia

Microsoft Azure

Cloud Hosting service for Emprising

Servers are located in the USA (East coast region)

Microsoft 365

Microsoft 365 service provider

Servers are located in the USA

UKG Inc

Great Place to Work Inc. parent company which may have access to the e-mail addresses of the Client’s employees participating in the survey

900 Chelmsford Street, Lowell, MA 01851

 

  1. Employees’ rights under GDPR

Employees have the right to:

  1. a) obtain confirmation as to whether or not their personal data are being processed;
  2. b) obtain information about the purposes of the processing, the categories of personal data concerned, the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or shall be disclosed and, where possible, the period for which the data shall be retained;
  3. c) request from the Data Controller access to the personal data and the rectification or erasure of personal data or restriction of processing concerning them or to object to such processing, as well as the right to data portability;
  4. d) lodge a complaint with a supervisory authority.

 

GPTW Italia, as Data Processor, shall assist the Client/Data Controller in following up any request received from any User. With regard to c), GPTW Italia shall assist the Client/Data Controller up to 5 days after the conclusion of the survey, before the anonymization of personal data.

Any request shall be processed within thirty (30) working days from its receipt.

 

  1. Data Protection Officer and contact details

For any further information about the content of this document, please contact the Data Protection Officer appointed by GPTW Italia at it_privacy@gptw.com.