Termini e Condizioni generali di Contratto GPTW Italia

1.Definizioni

Le parole e le espressioni indicate di seguito hanno il significato ivi convenzionalmente definito con la precisazione che i medesimi termini ivi indicati al singolare includono il plurale, e viceversa:

GPTW Italia: si intende far riferimento a Great Place to Work® Institute Italia s.r.l.

Cliente: si intende far riferimento alla società e/o a più società appartenenti al medesimo gruppo che sottoscrivono il presente Contratto.

Parte/i: si intende far riferimento a GPTW Italia e/o al Cliente e/o a entrambi, a seconda del contesto cui si riferisce il termine nei paragrafi del Contratto.

Contratto: definisce l’accordo tra le Parti aventi ad oggetto l’uso di uno o più Servizi di GPTW Italia in base ai presenti Termini e Condizioni di Contratto unitamente alle specifiche contenute nel Modulo d’Ordine e alla descrizione contenuta nella Proposta dei Servizi.

Modulo d’Ordine: definisce quella parte del Contratto in cui è specificato e regolamentato il corrispettivo da versare per l’uso del/i Servizio/i selezionati dal Cliente.

Proposta dei Servizi: si intende il documento collegato al Contratto, di cui fa parte integrante, in cui vengono descritti i diversi Servizi che GPTW è in grado di offrire ai propri Clienti.

Servizio/i: si intende far riferimento alla gamma dei servizi di Great Place to Work® che vanno dall’analisi di clima aziendale, all’employer branding allo studio ed analisi statistica dei dati, ai servizi di trasformazione e innovazione organizzativa, a quelli di comunicazione interna o esterna. Una descrizione più dettagliata è presente all’interno della proposta di servizi.

Dati: si intende far riferimento alle due seguenti tipologie:

I “Raw Data” o “dati grezzi”: si intende l’output generato, in applicazione delle metodologie Great Place to Work, sulla base delle singole risposte date dai collaboratori del Cliente in merito alla propria esperienza lavorativa nel corso dello svolgimento del Trust Index^™.
I dati estrapolati e rielaborati dalle informazioni aziendali che il Cliente decide di condividere attraverso i documenti online: Culture Brief^™ e Culture Audit^™.

Report / Rapporti /Presentazioni: si intendono i documenti che GPTW Italia fornisce al Cliente a completamento del Servizio e dell’utilizzo della Piattaforma digitale di condivisione dei dati.

Piattaforma Informatica: si intende far riferimento al sistema informatico, di cui GPTW Italia è licenziataria, attraverso il quale il Cliente visualizza e condivide i dati aggregati che registrano le opinioni dei collaboratori in merito alla propria esperienza lavorativa. Il Cliente può scegliere quale Piattaforma Informatica utilizzare tra quelle di seguito indicate: Emprising; One Many Any - OMA; Trust Platform.

Certificazione: è il riconoscimento che il Cliente può conseguire se la media delle risposte positive alla survey Trust Index^™ supera una certa soglia, determinata da ciascun Affiliato GPTW per il proprio Paese. La soglia di certificazione può variare – anche annualmente - sulla base delle analisi che GPTW compie periodicamente sulla media degli ambienti di lavoro dei diversi Paesi in cui è presente.

Employer Branding: si intendono i servizi di comunicazione della Certificazione Great Place to Work™ e delle classifiche (a titolo esemplificativo e non esaustivo: “Social Shout”, infografiche, pagina internet dedicata al cliente, pubblicità sui giornali, video, ecc.)

Linee Guida: si intende il documento in cui vengono illustrate le modalità di utilizzo lecito dei marchi d’insieme GPTW Italia concessi in sublicenza.

Survey Delivery: si intende il servizio di consulenza e supporto alla gestione della survey, nell’utilizzo di Emprising o di TrustPlatform. Il servizio di Survey Delivery consiste nel supportare il Cliente in una serie di operazioni tra cui, a titolo meramente esemplificativo: personalizzazione del questionario (aggiunta / modifica di statement, aggiunta / modifica di domande demografiche, aggiunta / modifica domande aperte. Il servizio di Survey Delivery è facoltativo e ha un costo aggiuntivo rispetto ai Servizi GPTW Italia.

Survey Trust Index^™: si intende il questionario attraverso cui GPTW Italia esegue le rilevazioni di clima organizzativo all’interno dell’azienda Cliente. Il Trust Index è composto da una serie di domande standard tra cui quella obbligatoria di controllo sull’effettiva lettura del questionario da parte del lavoratore rispondente, necessarie ai fini dell’ottenimento dei vari riconoscimenti Great Place to Work; il cliente ha comunque la possibilità di personalizzare il questionario, aggiungendo demografie o affermazioni aggiuntive. Il valore di sintesi “Trust Index”, ossia il risultato ottenuto dalle risposte sull’indagine di clima, costituisce anche il punteggio utilizzato per la definizione dei riconoscimenti. Per maggiori dettagli si veda il seguente link: Metodo e modello - Great Place to Work Italia.

Oggetto

Con il presente Contratto, GPTW Italia si obbliga nei confronti del Cliente a eseguire i propri Servizi finalizzati alla misurazione e al miglioramento del clima organizzativo all’interno dell’azienda Cliente.

Le modalità di svolgimento dei Servizi sono disciplinate dai Termini e Condizioni qui di seguito riportati che, unitamente al Modulo d’Ordine siglato dal Cliente – ed eventuali moduli successivi di integrazione e/o di modifica – nonché alla Proposta di Servizi e le Linee Guida, costituiscono il Contratto tra le Parti per l’uso di uno o più dei Servizi di GPTW Italia, selezionati dal Cliente

I Servizi GPTW Italia: condizioni d’uso e proprietà dei Dati.

Il Cliente prende atto e accetta che le metodologie, gli strumenti di indagine, le Presentazioni e i Rapporti elaborati, registrati presso il Copyright Office of the Library of Congress, così come i contenuti della Proposta e di tutto il materiale utilizzato nell’erogazione dei Servizi e messo a disposizione del Cliente, sono proprietà intellettuale sia di Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. , sia di Great Place to Work® Institute Inc. di cui Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. è licenziataria esclusiva sul territorio italiano ai sensi e per gli effetti dell’International License Agreement del 20 febbraio 2023.

Il Cliente si impegna dunque a rispettare e proteggere sia i diritti di proprietà intellettuale di GPTW Italia sia i diritti di proprietà intellettuale di alcune delle metodologie e di alcuni strumenti di indagine di Great Place to Work® Institute Inc. di cui GPTW Italia è licenziataria sul territorio italiano.

Più precisamente, costituiscono proprietà esclusiva di GPTW Italia e di Great Place to Work® Institute Inc. i Raw Data elaborati in base alle proprie metodologie nel corso dell’analisi di clima tramite Trust Index^™, sia i Dati elaborati sulla base delle informazioni condivise dal Cliente nel Culture Audit e Culture Brief.

GPTW Italia possiede i Dati raccolti attraverso survey ed analisi, che saranno mantenuti con sicurezza all’interno dei propri server. Si specifica che le risposte al questionario dei singoli collaboratori - interni e/o esterni – del Cliente sulla base delle quali vengono elaborati i Dati, non saranno fornite al Cliente al fine di proteggere la riservatezza dei predetti collaboratori che hanno partecipato all’indagine di clima interno.

GPTW Italia può utilizzare i Dati elaborati (sia i Raw Data sia i Dati ricavati dai Culture Audit e Culture Brief) per scopi di benchmark o di altre ricerche, garantendo in ogni caso la riservatezza del Cliente: nessun Dato sarà in alcun modo riferibile né al Cliente né ai collaboratori – anche esterni – di quest’ultimo.

Pertanto, il Cliente non acquisisce alcun diritto di proprietà sui predetti Dati, ma solo un diritto d’uso della Piattaforma Informatica e dei Rapporti elaborati da GPTW Italia, nei modi ed entro i limiti di seguito stabilito.

Il Cliente ha diritto di utilizzare la Piattaforma Informatica e i Rapporti forniti da GPTW Italia secondo i modi ed entro i limiti stabiliti nel presente Contratto. Più precisamente, il Cliente potrà stabilire a favore di quali soggetti responsabili di determinati settori aziendali, diversi dalle Risorse Umane, garantire gli accessi alla Piattaforma informatica di condivisione dei dati. Inoltre, il Cliente potrà procedere solo con la distribuzione interna alla propria azienda dei Rapporti elaborati da GPTW Italia: qualsiasi distribuzione all’esterno dell’organizzazione del Cliente può avvenire solo previa approvazione scritta da parte di GPTW Italia.

Il Cliente prende atto che qualora GPTW Italia identificasse pratiche eccellenti nelle risposte al Culture Audit^™, quest’ultima ha la facoltà di pubblicare esempi tratti dalle predette risposte all’interno di report specifici o di menzionare casi esemplificativi dei migliori posti di lavoro durante incontri, eventi e/o webinar. Tale facoltà viene esercitata da GPTW Italia solo nel caso in cui il Cliente sia interessato a uno dei riconoscimenti di GPTW e risulti avere le caratteristiche per accedervi, previo avviso da parte di GPTW Italia di quanto verrà pubblicato sul proprio sito web o altri canali social.

3.1.Certificazioni e classifiche GPTW: l’uso dei marchi Great Place to Work® Italia

Great Place to Work® è un marchio registrato di proprietà di Great Place to Work® Institute Inc. di cui GPTW Italia è licenziataria esclusiva sul territorio italiano ai sensi e per gli effetti dell’International License Agreement del 20 febbraio 2023:

- marchio denominativo Great Place to Work registrato in data 2 maggio 2003 presso l’Ufficio dell’Unione Europea per la proprietà intellettuale al n. 002524643 per le categorie di servizi e prodotti numeri 16, 35 e 41 della Classificazione di Nizza;

- marchio figurativo Great Place to Work registrato in data 17 giugno 2003 presso l’Ufficio dell’Unione Europea per la proprietà intellettuale al n. 002525038 per le categorie di servizi e prodotti numeri 16, 35 e 41 della Classificazione di Nizza;

dei marchi d’insieme di fatto Great Place to Work® Italia attestanti uno o più dei riconoscimenti ottenuti con il posizionamento in una o più delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia o dell’ottenimento della Certificazione, di seguito elencati e i cui segni distintivi sono raffigurati qui di seguito:

All’esito dei risultati ottenuti dal Cliente attraverso l’uso dei Servizi, qualora il Cliente medesimo ottenga la Certificazione e/o consegua uno dei predetti riconoscimenti posizionandosi all’interno di una delle Classifiche annuali, GPTW Italia ha la facoltà di concedere allo stesso l’uso di uno o più dei predetti marchi d’insieme, conformemente a quanto previsto nelle Linee Guida.

ll Cliente potrà utilizzare uno o più marchi concessi in uso a decorrere dalla data di ricezione della comunicazione da parte di GPTW Italia con cui si ufficializza il conseguimento da parte sua della Certificazione e/o il suo posizionamento all’interno di una delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia.

La durata della sublicenza d’uso è pari ad un (1) anno per tutti i marchi d’insieme: Great Place to Work®-Certified™; Best Workplaces™ Italia; Europe’s Best Workplaces™; World’s Best Workplaces™; Best Workplaces™ for Millennials; Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ in South Italy, Best Workplaces™ for Diversity, Equity & Inclusion; Best Workplaces™ for Blue collars;

Nell’uso dei marchi d’insieme Great Place to Work®Italia, il Cliente si impegna a:

adottare tutte le possibili cautele necessarie a conservare e proteggere i diritti di licenza d’uso dei marchi d’insieme Great Place to Work® Italia. In particolare, il Cliente dovrà avvisare immediatamente GPTW Italia nel caso in cui abbia comunque notizia di qualsiasi contraffazione od uso non autorizzato dei predetti marchi d’insieme, di un simbolo e/o di un nome che appaia tale da essere confuso con gli stessi o con il marchio Great Place to Work®;
rispettare le istruzioni d’uso dei marchi di insieme contenute nelle Linee Guida, salvo diverso accordo per iscritto con GPTW Italia;
inviare a GPTW Italia copia del materiale di comunicazione aziendale su cui è stato apposto uno o più dei marchi d’insieme Great Place to Work®Italia ai fini dell’approvazione dello stesso almeno dieci (10) giorni prima del loro effettivo utilizzo;
segnalare a terzi, laddove sia necessario e nei modi più opportuni, che GPTW Italia è la licenziataria esclusiva sul Territorio dei predetti marchi d’insieme citati nel materiale di comunicazione aziendale;
cessare l’utilizzazione dei marchi d’insieme alla data di scadenza della loro sublicenza o comunque con la cessazione degli effetti del presente Contratto.

Il Cliente non potrà vantare alcun altro diritto riguardante e/o comunque connesso ai predetti marchi d’insieme, alle loro modifiche o ad altri segni identificativi di GPTW Italia, tra cui, in primis, il marchio Great Place to Work®.

È fatto divieto al Cliente di:

alterare, modificare o fare cattivo uso dei predetti marchi d’insieme;
utilizzare il proprio marchio, nominativo, logo, simbolo od altro, in combinazione con i marchi d’insieme Great Place to Work®Italia ovvero con il marchio Great Place to Work®, fra l’altro, in modo tale da far ritenere esistenti rapporti societari, di affiliazione e/o di partecipazione tra GPTW Italia, da una parte, e il Cliente, dall’altra;
contraffare, introdurre varianti, deformazioni o aggiunte ai marchi d’insieme Great Place to Work®Italia ovvero al marchio Great Place to Work®;
rimuovere o modificare marchi, segni distintivi o altre diciture attinenti alla licenza d’uso e/o alla proprietà intellettuale di GPTW Italia presenti nei prodotti e materiali forniti dalla stessa;
riprodurre e usare marchi, segni distintivi e/o altre diciture attinenti alla licenza d’uso e/o alla proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Italia, salvo quanto stabilito nella presente sezione di questo

Obblighi e Responsabilità di GPTW Italia nello svolgimento dei Servizi.

GPTW Italia si impegna ad eseguire uno o più dei Servizi selezionati dal Cliente tra quelle descritte nella Proposta di Servizi con la diligenza e la competenza adeguate alla complessità dell’incarico adempiendo a tutti gli obblighi ivi previsti e nel rispetto delle modalità concordate con il Cliente, fornendo al Cliente tutta la documentazione tecnica e gli strumenti operativi - quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: questionari; chiavi di accesso alla Piattaforma Informatica per la compilazione online dei questionari; benchmark di raffronto - necessari per l’esecuzione del Servizio pattuito.

In particolare, GPTW Italia si impegna a eseguire le rilevazioni di clima organizzativo e, in presenza dei presupposti stabiliti dalle metodologie GPTW, a concedere al Cliente le certificazioni GTPW e/o l’accesso alle classifiche “Best Workplaces” sulla base dei risultati conseguiti dal Cliente stesso a seguito delle indagini compiute tra i suoi dipendenti e/o collaboratori, attraverso l’impiego di strumenti professionali e criteri di valutazione oggettivi.

GPTW Italia, inoltre, si obbliga a gestire in condizioni di sicurezza tutti i Dati fornitigli dal Cliente per l’esecuzione del Servizio prescelto.

Salvo diversa autorizzazione scritta da parte del Cliente, GPTW Italia assicura che nessuna informazione specifica sui risultati del Cliente sarà condivisa con alcun individuo o organizzazione esterna, al di là dell’ambito del progetto sottoscritto nel Modulo d’Ordine dei Servizi di GPTW Italia.

GPTW garantisce che l’uso delle metodologie di indagine e della piattaforma online per l’esecuzione della survey di terzi provider regolarmente contrattualizzati non comporta la violazione dei diritti di proprietà intellettuale di terzi. Pertanto, GPTW si impegna a manlevare e per l’effetto indennizzare il Cliente, da e rispetto a qualsiasi tipo di danno e costi sopportati dallo stesso, qualora l’uso delle metodologie di indagine e della piattaforma online per l’esecuzione della survey comporti la violazione dei diritti di proprietà intellettuale di terzi.

4.1. Metodologia di svolgimento del Servizio: accesso alle classifiche e alle certificazioni

GPTW Italia svolge a favore del Cliente il Servizio da questi selezionato procedendo secondo la metodologia qui descritta. In primo luogo, GPTW Italia seleziona ogni organizzazione che compare in una delle sue classifiche o che viene certificata come “Great Place to Work”, sulla base dei Raw Data elaborati partendo dalle risposte dei suoi collaboratori al questionario Great Place to Work® Trust Index^™, survey proprietaria sviluppata da Great Place to Work® Institute Inc. Si precisa che:

le risposte date dai singoli collaboratori delle organizzazioni partecipanti all’indagine sono mantenute segrete e non sono conoscibili dalle organizzazioni stesse.
L’adesione dei collaboratori invitati a partecipare all’indagine di clima è del tutto volontaria: possono non rispondere del tutto così come rispondere solo ad alcune delle domande.

Ai fini dello svolgimento della survey di clima Trust Index, GPTW Italia affianca il Cliente durante tutte le sue fasi che prevedono:

Scelta della popolazione target dell’indagine: per le organizzazioni con un numero di collaboratori fino a 5.000, si inviterà alla partecipazione la totalità della popolazione aziendale. Le organizzazioni con un numero maggiore di 5000 collaboratori possono scegliere se far partecipare l’intera popolazione aziendale (consigliato) o un campione casuale, statisticamente rappresentativo della stessa e comunque non inferiore a 5000 persone. Le aziende che scegliessero il metodo campionario sono tenute a fornire a GPTW Italia l’elenco di tutti i collaboratori - non necessariamente il nominativo - corredato delle informazioni demografiche previste dal questionario, in modo da consentire di selezionare il campione di popolazione cui verrà erogato il questionario stesso.
- Popolazione target partecipante all’indagine: tutti i collaboratori che abbiano un rapporto lavorativo stabile con il Cliente sono invitati a partecipare alla survey di clima, indipendentemente dal loro ruolo organizzativo, dall’anzianità di servizio, dalla tipologia di contratto di lavoro (dipendenti, stagisti, stagionali, temporanei, in telelavoro) e dalla location in cui lavorano. E’ facoltà del Cliente invitare a partecipare alla survey anche collaboratori esterni, come agenti, personale in somministrazione e rivenditori.
- Comunicazione alla popolazione target partecipante all’indagine: la comunicazione con cui l’azienda informa i propri collaboratori della partecipazione all’indagine deve essere scevra da ogni contenuto che possa essere interpretato come un indirizzo delle risposte, GPTW Italia è libera di chiedere il materiale di comunicazione utilizzato in modo da verificare che il processo comunicativo sia esente da ogni condizionamento delle risposte al questionario.
Utilizzo dei materiali forniti: i materiali, forniti da GPTW Italia per la conduzione dell’indagine di clima, devono essere utilizzati esclusivamente nel contesto dell'Indagine Trust Index^™ del progetto in corso
Modalità di compilazione del questionario (Trust Index):
- - Online attraverso la Piattaforma Informatica prescelta dal Cliente: il Cliente accederà alla Piattaforma Informatica prescelta tra OMA, Emprising e Trust Platform, attraverso cui svolgere la survey di clima Trust Index^™.
    - OMA: GPTW Italia invierà all’indirizzo e-mail fornito dal Cliente, una comunicazione contenente il link per accedere alla Piattaforma dove svolgere il questionario on-line oppure invierà utenze e password dedicate per accedere al questionario. I dati personali dei collaboratori partecipanti alla survey verranno conservati fino alla scadenza del Contratto di Servizi.
    - Emprising: il Cliente accederà alla Piattaforma Informatica attraverso cui lancerà in autonomia la survey di clima Trust Index^™,, a seguito di opportuna formazione da parte dei consulenti di GPTW Italia. I dati personali dei collaboratori (e-mail) resteranno sulla piattaforma solo il tempo utile al completamento della survey per permettere di calcolare il response rate corretto.. Il Cliente può acquistare il Survey Delivery, l’ulteriore servizio di gestione e supporto al Cliente nell’esecuzione della survey di clima.
    - Trust Platform: il Cliente accederà alla Piattaforma Informatica attraverso cui lancerà in autonomia la survey di clima Trust Index^™,, a seguito di opportuna formazione da parte dei consulenti di GPTW Italia. I dati personali dei collaboratori partecipanti alla survey verranno conservati fino alla scadenza del Contratto di Servizi. Il Cliente può acquistare il Survey Delivery, l’ulteriore servizio di gestione e supporto al Cliente nell’esecuzione della survey di clima.
  - cartaceo (se previsto nella proposta): i collaboratori selezionati dovranno ricevere i questionari e le buste, fornite da GPTW Italia. Una volta compilati, i questionari dovranno essere inseriti in una busta al fine di garantire la veridicità delle informazioni e l’anonimato delle risposte. Non è consentito organizzare modalità di compilazione che prevedano la presenza di collaboratori con relazioni gerarchiche dirette o indirette o sessioni di compilazione di gruppo.
Comunicazione del response rate: salvo diversi accordi, il response rate è online ed è generalmente all’interno della Piattaforma Informatica. L’utente abilitato alla piattaforma o a parti di esse può sempre avere contezza del response rate dell’intera survey o della parte relativa al suo cono di responsabilità.
Benchmark di confronto: ogni organizzazione che lavora con GPTW Italia ha diritto di ricevere uno o più benchmark sulla base del livello di Servizio scelto, così come meglio dettagliato nella proposta.

In secondo luogo, vengono valutati i materiali inviati dall’organizzazione, ivi comprese le risposte ai questionari aziendali Great Place to Work® Culture Brief^™ e Culture Audit^™, così come ogni altra informazione ottenuta da fonti significative (es.: sito internet aziendale, stampa, televisione, internet…).

Raccolta di informazioni e dati quantitativi sull’azienda (Great Place to Work® Culture Brief^™): Il questionario Culture Brief^™ è un documento che raccoglie informazioni generali sull’azienda e le numeriche relative alle sue persone. Lo scopo di questo strumento è fornire un quadro complessivo e quantitativo dell’organizzazione, necessario per determinare – insieme al raggiungimento della soglia Trust Index^™ - l’idoneità alla Certificazione Great Place To Work® e la categoria dimensionale di appartenenza nelle Classifiche Best Workplaces™. Differenze rilevanti e non precedentemente concordate tra popolazione coinvolta nell’indagine e numero totale di persone dichiarato nel Culture Brief^™ potrebbero incidere sulla fatturazione e avere conseguenze sull’ottenimento della Certificazione, il suo ritiro, e comportare l’esclusione dalle Classifiche.
Descrizione delle politiche organizzative dell’azienda (Great Place to Work® Culture Audit^™): la partecipazione alle Classifiche realizzate da Great Place To Work® è subordinata alla compilazione del questionario Culture Audit^™ da parte dell’organizzazione. Tale documento costituisce una raccolta degli elementi organizzativi, dei programmi e delle politiche di gestione del personale vigenti in azienda; le risposte fornite saranno valutate da Great Place To Work®. Per garantire a tutte le aziende partecipanti eque opportunità di valutazione, è necessario che tale questionario pervenga compilato entro la fine del mese di ottobre. L’organizzazione partecipante si assume la responsabilità di fornire informazioni reali e veritiere circa i dati aziendali e le politiche del personale.
Best Practices: nel caso GPTW Italia identificasse pratiche eccellenti nelle risposte al Culture Audit^™, queste potranno essere pubblicate sui nostri siti e profili social, all’interno di report specifici e menzionate durante incontri, eventi e/o webinar. Nel caso in cui GPTW Italia riceva da fonti terze verificate notizie di violazioni, oppure GPTW Italia stessa attesti irregolarità circa la veridicità delle informazioni contenute nel Culture Audit^™, l’organizzazione ne sarà informata e, a totale discrezione di GPTW Italia, questa potrà essere esclusa dalla Certificazione e/o dalle Classifiche; inoltre, l’organizzazione potrà vedersi revocata la Certificazione precedentemente ottenuta.

GPTW Italia si impegna a evitare che la selezione delle aziende sia in alcun modo influenzata da fattori di qualsiasi natura diversi dai giudizi dei collaboratori dell'organizzazione o dalla valutazione delle politiche messe in atto dall'organizzazione stessa. I valutatori coinvolti nella diagnosi delle organizzazioni candidate devono sottoscrivere un accordo di non-disclosure al fine di prevenire potenziali conflitti di interesse prima di partecipare al processo di valutazione.

L’integrità del processo di selezione è garantita dal rigore con cui tale processo è gestito. GPTW Italia si impegna, nei confronti di tutte le organizzazioni partecipanti all’indagine, a verificare che tutti i precedenti passi del processo siano correttamente realizzati:

Audit sulla correttezza del processo di partecipazione: GPTW Italia si riserva la possibilità di eseguire audit di controllo su comunicazioni, materiali distribuiti alle persone e metodologia adottata da ciascuna delle aziende clienti che prendono parte ai processi di certificazione e per la definizione delle classifiche. Si riserva, inoltre, la possibilità di contattare direttamente alcuni collaboratori coinvolti nel processo al fine di verificare la correttezza del medesimo. Qualora, sulla base degli audit di controllo o analisi statiche sui profili di risposta, vengano riscontrate anomalie nei dati raccolti attraverso le procedure o i materiali oggetto di controllo, GPTW Italia può adottare, a proprio insindacabile giudizio, iniziative correttive, penalizzazioni, fino all’esclusione dell’azienda dai riconoscimenti.
Feedback Survey: a supporto dell’integrità del processo di riconoscimento, Great Place to Work® ha implementato un processo controllo tramite un form di survey feedback ospitata dalla pagina web dell’indagine, che consente ai collaboratori di informare Great Place to Work® in merito a qualsiasi tentativo da parte dell’organizzazione di influenzare le risposte o di fare pressione per incentivare a rispondere all’indagine. Il feedback, di cui è garantita la riservatezza, una volta analizzato e valutato da Great Place to Work®, potrebbe comportare la squalifica dell’organizzazione dal processo di riconoscimento, nonché il ritiro del riconoscimento stesso, se già ottenuto.

Al fine di entrare in una delle Classifiche stilate annualmente da GPTW Italia, così come per ottenere una delle Certificazioni di GPTW Italia, il Cliente prende atto e accetta che:

Scelta del riconoscimento: i diversi riconoscimenti che GPTW attesta alle aziende si fondano sull’indagine di clima Trust Index^™comprensivo della risposta alla domanda obbligatoria di controllo sull’effettiva lettura del questionario da parte del lavoratore rispondente, sulla consegna del questionario Culture Brief^™ debitamente compilato e, nel caso della partecipazione alle Classifiche, sulla valutazione del Culture Audit^™. Le aziende possono scegliere preventivamente di concorrere ad uno o a tutti i riconoscimenti proposti da GPTW, la scelta va però esercitata al momento della sottoscrizione del contratto, non a seguito dei risultati ottenuti.
Consistenza statistica: per ottenere i riconoscimenti di Great Place to Work® le organizzazioni candidate devono:
- Raggiungere il 50%+1 dei rispondenti alla survey ed assicurare un livello di confidenza minimo del 90%, con un margine di errore di +/- 10,5 per la Certificazione “Great Place to Work”.
- Raggiungere il 50%+1 dei rispondenti alla survey ed assicurare un livello di confidenza minimo del 95%, con un margine di errore di +/- 5 per candidarsi all’entrata nelle diverse classifiche.
Pubblicazione dei riconoscimenti: con la partecipazione al processo di certificazione, l’azienda è consapevole ed approva che il riconoscimento venga pubblicato sui canali online e social di GPTW Italia. Con la partecipazione alle Classifiche Best Workplaces™ l’azienda è consapevole ed approva che le stesse classifiche siano pubblicate da GPTW Italia sui canali online e social e dal Media Partner di GPTW (Sole 24 Ore) su Sole 24 Ore, www.sole24ore.it, e su tutte le testate appartenenti al gruppo Sole24ore. Le classifiche possono essere riprese da altre testate nazionali ed internazionali.
La Certificazione Great Place to Work^®: Le Aziende che ottengono un determinato punteggio del Trust index™ (come descritto nella Proposta dei Servizi), raggiungono il response rate necessario e compilano il questionario Culture Brief^™ sono certificate Great Place to Work™.
Le Classifiche Best Workplaces^®: le organizzazioni che prendono parte alla classifica Best Workplaces™ Italia, si impegnano a non richiedere la cancellazione dalla classifica a seguito della ricezione dei risultati dell’indagine. Sono inoltre consapevoli di accedere ad eventuali altre classifiche tra le quali: Best Workplaces for Millennials, Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ for Diversity, Equity and Inclusion, Best Workplaces™ in South Italy, Best Workplaces™ for Blue Collars, World’s Best Workplaces™ (se multinazionali) e Europe’s Best Workplaces™ ed altre eventuali classifiche che GPTW Italia, insieme al Partner editoriale, decida di pubblicare.

Nel caso in cui il Cliente scelga di non avere alcun riconoscimento o non abbia caratteristiche necessarie ai medesimi riconoscimenti, GPTW Italia si impegna a mantenere segreta la partecipazione del Cliente stesso, nonché dei suoi collaboratori – anche esterni - all’indagine di clima, sia per l’anno in corso, sia per gli eventuali anni precedenti.

4.2. Referenze: obblighi di GPTW Italia per l’uso del marchio e del nome del Cliente nelle pubblicazioni relative alle classifiche e certificazioni GPTW Italia

Ai fini della pubblicazione delle classifiche e delle certificazioni, il Cliente prende atto che è tenuto a concedere a GPTW Italia:

il diritto di utilizzare ed inviare il proprio nome e logo dell’azienda ai partner editoriali autorizzati;
Il diritto di utilizzare il proprio nome e logo dell’azienda sul sito aziendale e sui canali social di GPTW Italia, nonché nelle presentazioni commerciali di GPTW Italia.

Nell’uso del marchio del Cliente ai fini della pubblicazione delle classifiche e delle certificazioni, GPTW Italia si obbliga a:

non modificare colori, rapporti, proporzioni, caratteri e leggibilità dei contenuti nell’utilizzo del logo aziendale del Cliente;
verificare preliminarmente alla pubblicazione di avere a disposizione una copia del logo attualmente in uso dal Cliente;

Nella pubblicazione del nome del Cliente e/o di articoli ad esso riferibili, GPTW Italia si impegna inoltre a:

utilizzare solo partner editoriali qualificati e il cui nominativo sia stato preventivamente comunicato al Cliente. A tal proposito, si specifica che il Media Partner di GPTW è il Sole 24 Ore S.p.A. e che le relative pubblicazioni avverranno su Sole 24 Ore, www.sole24ore.it, e su tutte le testate appartenenti al gruppo Sole24ore;
utilizzare il nome del Cliente (e il suo logo nel rispetto dei limiti sopra stabiliti) solo con riferimento alle classifiche e certificazioni GPTW Italia oppure ad articoli relativi alle predette classifiche e certificazioni;

richiedere l’avallo del Cliente ogni qual volta intenda pubblicare degli articoli che descrivano il lavoro di analisi di clima svolto a favore del Cliente medesimo e/o alcuni aspetti della survey condotta;

rendere pubbliche solo informazioni relative ad aspetti positivi dell’organizzazione del Cliente che si sia classificato e/o certificato;
rendere pubblico o comunicare su internet o sui social, attraverso video o infografiche preventivamente concordate con il Cliente, il dettaglio di alcuni punteggi di sintesi dell’indagine condotta all’interno dell’organizzazione di quest’ultimo, solo ed esclusivamente se ciò possa produrre un riconoscimento positivo per il Cliente medesimo.

4.3. Limitazioni di responsabilità

Pur impegnandosi ad adempiere ai propri obblighi contrattuali con la diligenza e la professionalità dovuta, GPTW Italia non assume alcuna obbligazione, né presta alcuna garanzia che non sia espressamente prevista dal presente Contratto.

In particolare, GPTW Italia non garantisce:

la compatibilità della strumentazione in possesso del Cliente con l’accesso online alla Piattaforma per l’uso dei Servizi, restando a carico del Cliente l’onere della corretta configurazione e del buon funzionamento di tali strumenti, nonché la verifica della presenza di tutti i requisiti richiesti per l’uso delle reti di telecomunicazioni;
il raggiungimento di risultati specifici da parte del Cliente, derivanti dalle attività di svolgimento dell’indagine di clima organizzativo;
l’ottenimento della Certificazione Great Place to Work, se non a seguito del raggiungimento del punteggio soglia del Trust Index^™ insieme ai requisiti di consistenza statistica richiesti e alla compilazione del Culture Brief^©;
uno specifico posizionamento del Cliente all’interno delle classifiche di Great Place to Work^® Institute Italia.

In nessun caso GPTW Italia sarà responsabile per le perdite o i danni che dovessero nascere dalle attività di svolgimento dell’indagine del clima organizzativo in ragione di condotte che siano imputabili al Cliente o che siano dovute a causa di forza maggiore ed altri eventi di difficile o impossibile previsione (come, ad esempio malfunzionamento o problemi ai sistemi online) che impedissero, in tutto o in parte, di adempiere nei tempi o nei modi concordati ai termini di Contratto.

In nessun caso GPTW Italia sarà responsabile per il mancato conseguimento di uno dei riconoscimenti Great Place to Work (certificazione e/o posizionamento all’interno di una delle classifiche) da parte del Cliente che rifiuti o contesti l’inserimento nel Trust Index della domanda obbligatoria sull’effettiva lettura del questionario da parte del lavoratore rispondente.

E’ altresì esclusa la responsabilità di GPTW Italia in relazione al contenuto delle risposte aperte date dai dipendenti e/o collaboratori del Cliente. Infatti, le risposte date alle domande aperte vengono riportate alla lettera: non è quindi possibile modificarne il contenuto attraverso l’anonimizzazione di nomi o l’eliminazione di altri riferimenti che consentono l’individuazione di persone in azienda e/o di fatti collegati a tali persone. Prima dell’avvio della survey, GPTW Italia comunica ai partecipanti all’indagine di clima di non dare nomi o descrivere fatti in modo tale da poter trarre conclusioni su altri individui. In ogni caso, anche all’interno del questionario è presente un avviso rivolto ai partecipanti alla survey sulle modalità di compilazione del questionario e sui rischi legati alla possibilità di rivelare la propria identità facendo nomi di altre persone in azienda o riportando fatti avvenuti all’interno della stessa.

Salvo il caso di dolo o colpa grave, GPTW Italia risponderà esclusivamente dei danni ad essa direttamente imputabili. È espressamente convenuto sin da ora tra le Parti che la responsabilità di GPTW Italia derivante dal presente Contratto non potrà eccedere in alcun caso il limite massimo costituito dal valore dell'importo corrisposto dal Cliente a titolo di corrispettivo, così come specificato nel Modulo d’Ordine dei Servizi. Eventuali richieste di risarcimento dei danni subiti dal Cliente dovranno essere inviate all’indirizzo pec indicato da GPTW Italia nel Modulo d’Ordine stesso, allegando la documentazione a dimostrazione del danno e della sua quantificazione.

Obblighi e responsabilità del Cliente.

Con la sottoscrizione del presente Contratto, il Cliente dichiara di agire nell’esercizio della propria attività professionale e/o imprenditoriale e, conseguentemente, di utilizzare i Servizi unicamente per gli scopi ivi definiti e comunque per non creare un prodotto o servizio concorrenziale.

Inoltre, il Cliente dichiara che la proposta e la conseguente accettazione del Contratto per l’uso dei Servizi selezionati nel Modulo d’Ordine è stata effettuata tenuto conto delle informazioni rilasciate da parte del Cliente medesimo che, pertanto, resta l’unico soggetto responsabile in ordine alla qualità e veridicità dei dati aziendali conferiti circa la dimensione dell’azienda, le politiche HR in essere e ogni altra informazione utile all’uso dei Servizi selezionati.

Il Cliente, al fine della corretta esecuzione del presente Contratto, garantisce, sotto la propria responsabilità, che i propri dipendenti e/o collaboratori:

seguiranno le indicazioni fornite da GPTW Italia per permettere lo svolgimento dell’indagine di clima organizzativo;
eseguiranno la raccolta dei dati aziendali indispensabili per lo svolgimento della predetta indagine nel pieno rispetto dell’esecuzione del Servizio selezionato dal Cliente;

Il Cliente dichiara di accettare le classifiche pubblicate da GPTW Italia, in particolare di accettare la posizione assegnata dalla stessa all’interno delle predette classifiche, elaborate sulla base dei risultati dell’attività di indagine svolta. Pertanto, il Cliente garantisce di rinunciare preventivamente a contestazioni in merito al proprio posizionamento all’interno delle classifiche di Great Place to Work^® Institute Italia S.r.l.

Terminata l’esecuzione dei Servizi, il Cliente si impegna a non utilizzare più, in uno o più momenti successivi alla chiusura del lavoro di indagine di clima e di analisi, i questionari Trust Index™, Culture Brief© e Culture Audit©, sottoposti a Copyright internazionale, se non a fronte di specifici accordi contrattuali con GPTW Italia.

Il Cliente è responsabile nei confronti di GPTW Italia nel caso in cui, con la propria condotta, determini dei significativi ritardi nello svolgimento dell’indagine del clima organizzativo che abbiano delle ripercussioni sulla pubblicazione delle classifiche e/o il rilascio delle certificazioni GPTW per l’anno in corso e/o l’organizzazione degli eventi GPTW Italia legati alle certificazioni riconosciute nel corso dell’anno. Salvo il caso di dolo o colpa grave, il Cliente si impegna a manlevare e per l’effetto indennizzare GPTW Italia da e rispetto a qualsiasi tipo di danno e costi sopportati dallo stesso, entro il limite massimo costituito dal valore dell’importo corrisposto da quest’ultimo a titolo di corrispettivo, così come specificato nel Modulo d’Ordine.

In considerazione del valore e dell’importanza strategica dei Servizi di GPTW Italia, il Cliente si impegna a manlevare e per l’effetto indennizzare GPTW Italia, da e rispetto a qualsiasi tipo di danno e costi sopportati dallo stesso derivanti dalla violazione dei diritti di proprietà intellettuale di GPTW Italia e di quelli di cui la stessa sia licenziataria. In particolari quelli derivanti da:

diffusione al pubblico dei dati raccolti ed elaborati da GPTW Italia in esecuzione del presente Contratto, a seguito di violazione e/o alterazione dei sistemi informatici e/o manuali di raccolta dei dati da parte del Cliente;
diffusione al pubblico dei Servizi, materiali e/o strumenti e documentazione di GPTW Italia;
alterazione, da parte del Cliente, dei dati raccolti ed elaborati da GPTW Italia.
violazione della proprietà intellettuale della Piattaforma Informatica di cui GPTW Italia è licenziataria su cui il Cliente esegue la survey online.

Fatturazione e pagamento

Il/i Servizio/i selezionati dal Cliente nel Modulo d’Ordine di GPTW Italia verranno fatturati secondo le seguenti modalità.

In caso di Servizi con una validità di un solo anno:

100% dell’importo + I.V.A. al ricevimento della conferma d’ordine del singolo servizio fino ad un importo di 30.000€ + I.V.A.,
Per importi superiori verrà fatturato il 50% + I.V.A. al ricevimento della conferma dell’ordine e il restante 50% + IVA alla conclusione del progetto, in ogni caso entro l’anno solare in cui è stato effettuato l’ordine.

Qualora il numero dei dipendenti comunicato nel Culture Brief e verificato negli inviti alla survey testimoni una differenza rispetto a quanto dichiarato nel Modulo d’Odine e questa differenza comporti il cambio di categoria dimensionale, GPTW Italia provvederà alla fatturazione della differenza relativa.

Il pagamento verrà effettuato tramite bonifico bancario a 60 giorni dalla data della fattura. Nel caso di pagamenti in ritardo rispetto a quanto previsto nella proposta di prodotti e servizi di Great Place to Work Italia, questa si riserva di applicare gli interessi legali di mora, ossia interessi semplici di mora su base giornaliera ad un tasso che è pari al tasso di riferimento maggiorato di otto punti percentuali ex art 2 c. 1 lett E d.lgs. 231/2002, più le eventuali spese sostenute per il recupero del pagamento, impregiudicato il diritto di GPTW Italia di chiedere la risoluzione del contratto ex art. 1456 c.c.

Nel caso in cui il Cliente richieda l’esecuzione dei Servizi in termini internazionali (coinvolgendo anche le filiali estere), la fatturazione verrà inviata unicamente a casa madre (Head Quarter).

Nessun obbligo di pagamento potrà essere sospeso o ritardato da pretese ed eccezioni del Cliente e, in ogni caso, nessun obbligo di pagamento è cancellabile.

Costi aggiuntivi

Tutte le modifiche a qualsiasi parte del progetto/servizio apportate dopo il lancio del progetto/servizio stesso potrebbero portare ad una modifica dei costi, che dovrà essere firmata per accettazione.

Gli eventuali costi inerenti trasferta dei nostri consulenti (trasporti, vitto e alloggio); spedizioni contrattuali o di materiale vario; stampa di materiali, presentazioni utili ad eventuali attività d’aula; altre spese inerenti al progetto e di modesta entità, sono stimati pari al 3% del totale del progetto e saranno inseriti in fattura alla voce “Spese di trasferta, amministrative e operative”.

In caso di mancata accettazione dei termini contrattuali o di modifica di una o più parti delle condizioni qui riportate, le spese di trasferta, quelle amministrative e operative ammonteranno al 5% del totale del progetto.

Costi non coperti dal Contratto

Restano a carico del Cliente le voci di spesa di seguito elencate escluse dal calcolo del corrispettivo dovuto per l’erogazione dei Servizi GPTW Italia:

spese di iscrizione ad albi fornitori del Cliente necessari per l’esecuzione del Contratto; certificazioni di Enti specifici (es. Agenzia delle entrate); iscrizioni ad associazioni; bolli o apostille richiesti dal Cliente: le relative spese sostenute da GPTW Italia saranno inserite in fattura a piè di lista e debitamente documentate.
Spese per la compilazione di documentazione ulteriore a quella fornita da GPTW Italia al Cliente in tema di trattamento dei dati personali (es. check list su cyber security ulteriori a quelle fornite da GPTW Italia): GPTW Italia procederà ad adeguata quotazione sulla base delle ore di lavoro necessarie che saranno fatturate ad Euro: 90/ora.
Spese amministrative per la richiesta di documentazione specifica e ulteriore richiesta ad hoc dal Cliente (visure camerali storiche o comunque diverse da quella ordinaria, Durc ulteriori a quello fornito ancora in corso di validità ecc..) le relative spese sostenute da GPTW Italia saranno inserite in fattura a piè di lista e debitamente documentate.
Spese amministrative operative e di trasferta nonché spese legali dovute alla modifica del presente Contratto: GPTW procederà ad un aumento delle medesime fino al 5%.
Eventuali modifiche alla pagina di employer branding successive alla pubblicazione della stessa saranno quotate Euro 100 cad.
Per ogni richiesta urgente, da ottemperare entro le 48 ore, e non previste dal programma di progetto, GPTW Italia applicherà tariffe maggiorate del 50%.

7.Efficacia, durata e cessazione del Contratto

I Termini e Condizioni di Contratto entrano in vigore dalla data della loro accettazione con la firma del Modulo d’Ordine e sono efficaci per la durata di un (1) anno, senza possibilità di tacito rinnovo salvo diverso accordo tra le Parti.

Come precisato nel paragrafo “Diritti di proprietà industriale. Sublicenza d’uso dei marchi Great Place to Work^® Italia” la sublicenza di uno o più dei marchi d’insieme GPTW Italia è efficace per un (1) anno dalla data di ricezione della comunicazione da parte di GPTW Italia con cui si ufficializza il conseguimento da parte sua della Certificazione e/o il suo posizionamento all’interno di una delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia.

Qualora dovesse verificarsi la cessazione degli effetti del presente Contratto per risoluzione anticipata ex art. 1456 c.c., viene interrotto l’uso dei Servizi e il Cliente si obbliga sin da ora a cessare immediatamente l'utilizzazione di tutto il materiale di GPTW Italia, nonché dei marchi d’insieme di GPTW Italia, nonché a consegnare a GPTW Italia tutto il predetto materiale in suo possesso entro e non oltre 30 (trenta) giorni dalla data di cessazione degli effetti dei presenti termini contrattuali, oppure provvedere a distruggere tale materiale dandone comunicazione scritta a GPTW Italia entro lo stesso periodo di tempo.

Fermo restando tutto quanto sopra, è comunque riconosciuto il diritto del Cliente a posporre il progetto di un anno, qualora si verifichino condizioni oggettive per cui si renda manifesta l’impossibilità di portare a termine il Servizio selezionato. In questo caso la decisione dovrà essere comunicata a GPTW Italia via pec, mettendo in copia conoscenza anche il referente GPTW Italia del Contratto, con un (1) mese di anticipo rispetto alla data di partenza del progetto; sarà fatturato l’intero importo del progetto e il Cliente conserverà il diritto di godere dei servizi pattuiti per tutta la durata del seguente anno. Nulla sarà dovuto per gli anni successivi. Tale diritto è esercitabile una sola volta.

Clausola risolutiva espressa

Ai sensi dell’art. 1456 c.c. si conviene espressamente che il presente Contratto si risolverà di diritto qualora il Cliente sia inadempiente ad uno dei seguenti obblighi contrattuali posti a suo carico, ovvero si verifichi una delle seguenti circostanze:

il Cliente non corrisponda il corrispettivo a suo carico entro i termini stabiliti nel paragrafo “Fatturazione e Pagamenti” ovvero entro il diverso termine concesso nella diffida di pagamento inviatagli da GPTW Italia;
il Cliente violi la proprietà intellettuale e industriale di GPTW Italia.
in caso di violazione di una delle Metodologie di svolgimento di Servizio;
in caso di violazione delle norme sul diritto d’autore di terzi, in particolare del gestore della Piattaforma;
in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza;
in caso di violazione delle norme in materia di trattamento dei dati personali;
sopravvenga a suo carico dichiarazione di fallimento, ovvero apertura di concordato preventivo, di amministrazione controllata o di altro procedimento concorsuale;

GPTW Italia farà valere la risoluzione espressa, ai sensi dell’art. 1456 c.c., tramite l’invio al Cliente di una pec e/o di una raccomandata con avviso di ricevimento ed avrà effetti decorsi sette (7) giorni dal ricevimento della risoluzione stessa.

Il Cliente avrà la facoltà di far valere la risoluzione espressa ex art 1456 cc., secondo le stesse modalità sopra descritte, nel caso in cui GPTW Italia:

violi l’obbligo di riservatezza;
violi le norme in materia di trattamento dei dati personali;
dichiari fallimento, ovvero apra una procedura di concordato preventivo, di amministrazione controllata o di altro procedimento concorsuale;

Cessione e Delega

È fatto espressamente divieto a ciascuna delle Parti di cedere e/o delegare, a titolo oneroso o gratuito, in tutto ovvero in parte, temporaneamente o definitivamente, il Contratto e i relativi allegati (a titolo meramente esemplificativo: Proposta di Servizi, Linee Guida e tutto il materiale fornito da GPTW Italia per l’esecuzione del Contratto) i diritti e gli obblighi derivanti dagli stessi. Ogni cessione, delega, trasferimento, anche apparente, sarà inefficace.

Ad eccezione di quanto stabilito sopra, GPTW Italia può delegare parte dell’esecuzione del Contratto ad un’altra società licenziataria Great Place to Work su un territorio diverso da quello italiano, quando, su richiesta del Cliente e previo accordo con quest’ultimo, si debba procedere con l’esecuzione del Contratto medesimo sul piano internazionale, coinvolgendo le filiali estere della Cliente. In tal caso, il Cliente prende atto che l’altra società licenziataria Great Place to Work a cui venga delegata l’esecuzione di alcuni parti del Contratto avrà accesso sia ai Dati sia ai dati personali dei partecipanti alla survey. Pertanto, l’altra società licenziataria Great Place to Work delegata dovrà figurare tra i soggetti autorizzati al trattamento dei dati personali in qualità di sub responsabile del trattamento.

Obbligo di riservatezza

GPTW Italia e il Cliente si impegnano reciprocamente a non divulgare in alcun modo informazioni riservate dell’una e dell’altra Parte di cui venissero a conoscenza nell’esecuzione del presente Contratto. Per informazioni riservate si intendono tutte quelle identificate come riservate in forma orale, scritta, grafica o elettronica, comprese, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: idee, processi, know-how, questionari di valutazione, strumenti e metodi di indagine, elenchi di clienti, prezzi praticati, informazioni commerciali, attività contabili, informazioni relative alle policy HR di ciascuna delle Parti, informazioni finanziare ecc.

Le Parti si impegnano a utilizzare le Informazioni Riservate unicamente ai fini dell’esecuzione del/i Servizio/i selezionati nel Modulo d’Ordine. Le stesse si impegnano altresì ad adottare tutte le misure necessarie ad evitare che le informazioni riservate vengano a conoscenza di terzi e ne limiteranno la comunicazione ai soli dipendenti e consulenti che abbiano un’effettiva necessità di conoscerle per i fini di cui al presente Contratto, nel rispetto del principio del need to know; a non divulgare le Informazioni a terzi, a non renderle pubbliche né accessibili con qualsiasi altro mezzo, a meno che non sia consentito espressamente con consenso scritto rilasciato dalla Parte che procede alla divulgazione o consegna delle Informazioni, ovvero quando sia richiesto dalla legge.

In caso di cessazione, a qualsiasi titolo, dei rapporti tra le Parti scaturenti dal presente Contratto, ciascuna Parte dovrà restituire all’altra tutti i documenti contenenti delle informazioni riservate ovvero provvedere alla distruzione dei predetti documenti dandone comunicazione scritta all’altra Parte.

Il presente obbligo vincolerà le Parti per un periodo di 5 (cinque) anni dalla cessazione del servizio per qualsiasi causa.

La violazione della presente clausola darà la facoltà a ciascuna delle Parti di richiedere, oltre alla risoluzione del presente Contratto come sopra previsto, il risarcimento dei danni subiti.

Trattamento dei dati personali

Ciascuna Parte accetta di esercitare i propri diritti e adempiere ai propri obblighi ai sensi del presente Contratto relativi alla raccolta, utilizzo, elaborazione, archiviazione e conservazione dei dati personali in conformità con la legge sulla protezione dei dati applicabile e, in particolare, con il Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito, "GDPR"), il Decreto Legislativo 196/2003, come successivamente modificato dal Decreto Legislativo 101/2018, e con tutte le leggi e i regolamenti integrativi applicabili sulla protezione dei dati, come di volta in volta modificati.

Con riferimento al trattamento dei dati personali relativi ai dipendenti e/o collaboratori delle Parti necessario all'esecuzione del presente Contratto o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta di ciascuna delle Parti (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: l’utilizzo degli indirizzi di posta elettronica aziendale dei dipendenti e/o collaboratori dell’ufficio amministrativo e/o marketing di ciascuna Parte per prendere accordi in merito alle modalità e tempistiche di esecuzione del Contratto), GPTW Italia e il Cliente agiranno reciprocamente in qualità di Titolari del Trattamento.

Con riferimento all’esecuzione del/i Servizio/i di cui al Modulo d’Ordine oggetto del presente Contratto che prevedono il trattamento dei dati personali di tutti o parte dei dipendenti e/o collaboratori del Cliente inseriti da quest’ultimo su una delle Piattaforme Informatiche di GPTW Italia, quest’ultima li tratterà per conto del Cliente stesso, il Cliente agisce nel ruolo di Titolare del Trattamento ex art. 4 GDPR, mentre GPTW Italia agisce in quello di Responsabile del Trattamento, ex art 28 GDPR.

Ciascuna delle Parti provvede a rendere disponibile all’altra le informative sul trattamento dei dati personali adottate all’interno della propria organizzazione.

Disposizioni Generali

Il presente Contratto, inclusi i documenti ad esso collegati, costituisce l’intero completo ed unico accordo tra GPTW Italia e il Cliente in relazione all’utilizzo e alla fruizione dei Servizi, sostituendo eventuali accordi anteriori alla firma del presente accordo, siano gli stessi orali o stabiliti dagli usi e/o dalla pratica. Eventuali modifiche e/o integrazioni al Contratto saranno efficaci solo se risultanti per iscritto.

Il presente Contratto, inclusi i documenti collegati, sono redatti in lingua italiana. In caso di conflitto tra qualsiasi delle versioni tradotte dello stesso e la versione in lingua italiana, sarà quest’ultima a prevalere.

Ferma la possibilità di inviare le comunicazioni tecnico-operative tra le Parti tramite e-mail semplice all’indirizzo del/i referente/i indicati nel Modulo d’Ordine, le comunicazioni ufficiali e formali relative al Contratto dovranno essere redatte per iscritto ed inviate a mezzo lettera raccomandata con avviso di ricevimento ovvero mediante posta elettronica certificata, agli indirizzi riportati nel predetto Modulo d’Ordine.

Le Parti scelgono come indirizzo per tutte le notifiche e/o comunicazioni, anche quelle aventi carattere, efficacia legale e/o giudiziale, ivi incluse le notifiche giudiziali, che dovranno essere effettuate ai sensi del presente Contratto, l’indirizzo di posta elettronica certificata indicato nel Modulo d’Ordine.

Ogni cambiamento di indirizzo di una delle Parti deve essere immediatamente notificato all’altra Parte a mezzo pec e/o lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

L'eventuale tolleranza di una delle Parti di comportamenti dell’altra posti in essere in violazione del Contratto non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dallo stesso, ivi incluse le norme di legge in esso richiamate.

L’eventuale omissione di una delle due Parti di far valere uno o più diritti previsti dal Contratto non costituisce rinuncia agli stessi e non impedirà, quindi, di esigerne in qualsiasi altro momento il puntuale rigoroso adempimento.

Nel caso in cui alcune disposizioni del Contratto fossero ritenute nulle, invalide, inefficaci e/o inapplicabili, le stesse dovranno essere corrette al fine di renderle lecite, valide, efficaci e/o applicabili, preservandone l’intento; qualora ciò non fosse possibile, le predette disposizioni andranno sostituite con altre che siano valide, lecite, efficaci e applicabili e che realizzino il medesimo obiettivo. In ogni caso, le restanti disposizioni, giuridicamente e funzionalmente indipendenti dalle predette clausole, dovranno comunque ritenersi pienamente valide ed efficaci.

Fatti salvi gli articoli precedenti, il Contratto continuerà a produrre effetti in relazione a tutte quelle clausole da cui sorgono diritti e obbligazioni destinati a sopravvivere alla sua cessazione.

Legge applicabile e Foro competente

Il presente Contratto è regolato dalle leggi sostanziali e processuali dello Stato italiano. Per quanto non espressamente previsto dalle clausole del contratto troveranno applicazione le norme di legge vigenti.

Per qualsiasi controversia relativa e connessa al presente Contratto, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo, la validità, l’interpretazione, l’efficacia ed esecuzione dello stesso, l’erogazione dei Servizi, la tutela della proprietà intellettuale ed industriale, nonché qualsiasi elemento ricollegabile agli stessi, è competente in via esclusiva il foro di Milano.

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GPTW Italia Terms and Conditions

1 year Agreement

1.Definitions

As used herein, the following terms shall have the meanings set forth below. The singular shall be deemed to include the plural and vice versa.

GPTW Italia shall mean Great Place to Work® Institute Italia s.r.l.

Client shall mean the company and/or companies belonging to the same group that sign this Agreement.

Party/Parties shall mean GPTW Italia and/or the Client and/or both, as the context shall require.

Agreement shall mean the agreement between the Parties on the use of any services provided by GPTW Italia under these Terms and Conditions together with the specifications contained in the Order Form and the description contained in the Service Proposal.

Order Form shall mean the part of the Agreement that specifies and regulates the fee to be paid for the use of the Service(s) selected by the Client.

Service Proposal shall mean the document attached to the Agreement, of which it forms an integral part, describing any Services that GPTW may provide to its Clients.

Service/Services shall mean the range of Great Place to Work®’s services including business climate analysis, employer branding, statistical data study and analysis, organizational transformation and innovation services, and internal or external communication services. A more detailed description thereof may be found in the Service Proposal.

Data shall mean the following two types of Data:

"Raw Data" i.e. the output generated, as a result of the implementation of Great Place to Work’s methodologies, by the responses given by the Client's employees regarding their work experience as part of the Trust Index^™;
any data extracted and processed from the business information that the Client chooses to share through the online documents Culture Brief^™ and Culture Audit^™ .

Reports/Presentations shall mean the documents that GPTW Italia provides to the Client upon completion of the Service and use of the Digital Data-Sharing Platform.

IT Platform shall mean the IT system that GPTW Italia has the right to use as licensee through which the Client views and shares aggregate data recording the opinions of its employees about their work experience. The Client may choose which IT Platform to use from the following list: Emprising; One Many Any - OMA; Trust Platform.

Certification shall mean the certification that the Client may earn if the average of positive responses to the Trust Index^™ survey exceeds a certain threshold, as determined by each GPTW Affiliate for its country. The certification threshold may vary – including annually – based on the analyses that GPTW periodically performs on the average of the workplaces in the countries where it operates.

Employer Branding shall mean the communication services on the Great Place to Work™ Certification and lists (including but not limited to: "Social Shout", infographics, a dedicated webpage for each Client, newspaper advertisements, videos, etc.).

Guidelines shall mean the document regulating the legal use of GPTW Italia’s sublicensed composite trademarks.

Survey Delivery shall mean the consulting and support service to help the Client manage the survey on Emprising or TrustPlatform. The Survey Delivery service consists in supporting the Client in a number of operations including, but not limited to customizing the survey by adding/editing statements, adding/editing demographic questions, adding/editing open-ended questions. The Survey Delivery service is optional and has a supplementary cost in addition to the cost of GPTW Italia’s Services.

Survey Trust Index^™ shall mean the survey through which GPTW Italia conducts organizational climate surveys in the Client’s organization. The Trust Index consists in a number of standard questions including a compulsory question to check that the employee has actually read the survey, which are necessary to obtain the Great Place to Work distinctions. The Client may customize the survey by adding any demographics or additional statements. The "Trust Index" summary value, i.e., the result obtained from the responses to the climate survey, provides the score used for the distinctions. For more details, see the following link: Method and Model - Great Place to Work Italia.

Scope

GPTW Italia hereby undertakes to provide the Client with its Services devised to measure and improve the organizational climate in the Client’s organization.

The provision of the Services is governed by the Terms and Conditions set forth below, which, together with the Order Form initialed by the Client – and any subsequent supplement and/or amendment thereof – the Service Proposal and the Guidelines constitute the Agreement between the Parties for the use of any Services by GPTW Italia selected by the Client.

GPTW Italia’s Services: Data use and ownership

The Client acknowledges and agrees that Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. and Great Place to Work® Institute Inc. – of which Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. is the exclusive licensee in Italy under the International License Agreement dated February 20, 2023 – are the owners of any intellectual property rights in and to the methodologies, the survey instruments, the Presentations and Reports as registered with the Copyright Office of the Library of Congress, and the contents of the Proposal and any material used in the provision of the Services and made available to the Client.

The Client agrees to protect and not to infringe both GPTW Italia’s intellectual property rights and the intellectual property rights in and to some of Great Place to Work® Institute Inc.’s methodologies and survey tools, which GPTW Italia has the right to use as licensee in Italy.

Specifically, GPTW Italia and Great Place to Work® Institute Inc. are the exclusive owners of any intellectual property rights in and to any Raw Data processed according to their methodologies as part of the climate analysis through Trust Index^™ and any Data processed on the basis of the information shared by the Client in the Culture Audit and Culture Brief.

GPTW Italia owns the Data collected through surveys and analysis, which shall be stored securely on its servers. The responses provided by the Client’s employees and contract workers as part of the internal climate survey – which are used for the processing of Data – shall not be disclosed to the Client in order to protect the confidentiality of any information pertaining to such employees and contract workers.

GPTW Italia may use the Data it processes (both Raw Data and Data derived from Culture Audits and Culture Briefs) for benchmarking or research purposes. In doing so it shall protect the confidentiality of any information pertaining to the Client: no Data may be traced back to the Client or to the Client's employees and contract workers.

Therefore, the Client shall not acquire any ownership rights in and to such Data, but only a right to use the IT Platform and the Reports provided by GPTW Italia in the manner and to the extent set forth below.

The Client may use the IT Platform and any Reports provided by GPTW Italia in the manner and to the extent set forth in this Agreement. Specifically, the Client may determine which individuals in charge of certain business areas other than Human Resources shall be granted access to the Data Sharing IT Platform. The Client may only distribute the Reports provided by GPTW Italia internally: such Reports may be distributed outside the Client's organization only with GPTW Italia’s prior written approval.

The Client acknowledges that if GPTW Italia identifies any best practices in the responses to the Culture Audit^™, GPTW Italia may publish some examples thereof in any reports or mention any significant examples of the best workplaces during any meetings, events and/or webinars. GPTW Italia may do so only if the Client is interested in one of GPTW’s distinctions and is eligible to earn it, provided that GPTW Italia informs the Client of the contents that shall be posted on its website or on any other social media.

3.1.GPTW certifications and lists: use of Great Place to Work® Italia’s trademarks

Great Place to Work® is a registered trademark owned by Great Place to Work® Institute Inc. that GPTW Italia has the right to use as exclusive licensee in Italy under the International License Agreement dated February 20, 2023:

- Great Place to Work’s word mark No. 002524643 registered on May 2, 2003 with the European Union Intellectual Property Office for the classes of goods and services No. 16, 35 and 41 of the Nice Classification;

- Great Place to Work’s figurative mark No. 002525038 registered on June 17, 2003 with the European Union Intellectual Property Office for the classes of goods and services no. 16, 35 and 41 of the Nice Classification;

- Great Place to Work® Italia’s unregistered composite trademarks attesting to any distinctions earned by ranking in any lists drawn up annually by GPTW Italia or to the Certification earned, listed below and whose distinctive signs are depicted below:

Based on the results obtained by the Client through the use of the Services, if the Client earns the Certification and/or one of the aforementioned distinctions by ranking in any annual Lists, GPTW Italia may grant the Client the right to use any composite trademarks referred to above in accordance with the Guidelines.

The Client may use any such sublicensed trademarks from the date of receipt of a notification from GPTW Italia stating that it has earned the Certification and/or has ranked in one of the Lists drawn up annually by GPTW Italia.

The duration of the sublicense to use such trademarks is one (1) year for any and all composite trademarks: Great Place to Work®-Certified™; Best Workplaces™ Italia; Europe’s Best Workplaces™; World’s Best Workplaces™; Best Workplaces™ for Millennials; Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ in South Italy, Best Workplaces™ for Diversity, Equity & Inclusion; Best Workplaces™ for Blue collars.

In using Great Place to Work® Italia’s composite trademarks, the Client agrees to:

take any precautions to preserve and protect the rights to use Great Place to Work® Italia’s licensed composite trademarks. In particular, the Client shall notify GPTW Italia immediately if it becomes aware in any way of any infringement or unauthorized use of the composite trademarks, a symbol and/or name that is likely to be confused with such composite trademarks or with Great Place to Work® Italia’s trademark;
comply with any instructions for use of the composite trademarks contained in the Guidelines, unless otherwise agreed in writing with GPTW Italia;
send to GPTW Italia a copy of any corporate communication materials bearing any Great Place to Work® Italia’s composite trademarks for their approval at least ten (10) days prior to their actual use;
point out to any third parties, where necessary and in the most appropriate ways, that GPTW Italia is the exclusive licensee in Italy of the composite trademarks mentioned in any corporate communication material;
discontinue any use of the composite trademarks upon the sublicense expiration date or otherwise upon the termination of this Agreement.

The Client shall not have any other right in and to the aforementioned composite trademarks, their modifications or any other identifying marks of GPTW Italia, including, primarily, Great Place to Work®’s trademark.

The Client shall not:

alter, modify or misuse the composite trademarks;
use its own trademark, name, logo, symbol or any other mark in combination with Great Place to Work® Italia’s composite trademarks or with Great Place to Work®’s trademark in such a way, among others, as to imply that any business arrangement (e.g. in terms of affiliation or shareholding) exist between GPTW Italia, on the one hand, and the Client, on the other;
infringe, introduce any variants, distortions or additions to Great Place to Work® Italia’s composite trademarks or Great Place to Work®’s trademark;
remove or modify any trademarks, distinctive signs or any other wording pertaining to the license and/or GPTW Italia’s intellectual property featured on any products and materials supplied by GPTW Italia;
copy and use any trademarks, distinctive signs and/or any other wording pertaining to the license and/or Great Place to Work® Institute Italia’s intellectual property, except as set forth in this section.

GPTW Italia’s Obligations and Responsibilities

GPTW Italia shall perform any Services selected by the Client from those described in the Service Proposal with due skill, care and diligence considering the complexity of the assignment by fulfilling any obligations contained therein and in accordance with the terms agreed with the Client. GPTW Italia shall provide the Client with any technical documents and operational tools required for the performance of such Services including but not limited to surveys, access keys to log in the IT Platform and to fill out the surveys on line, comparison benchmarks.

GPTW Italia shall conduct the organizational climate surveys and, if the requirements established by GPTW’s methodologies are met, award the Client GTPW certifications and/or access to the "Best Workplaces" lists on the basis of the results achieved by the Client in the surveys conducted among its employees and/or contract workers through the use of professional tools and objective assessment criteria.

GPTW Italia shall securely handle any Data provided by the Client for the performance of any Service.

Unless otherwise authorized in writing by the Client, GPTW Italia warrants that no specific information about the Client's results shall be disclosed to any external individual or entity beyond the scope of the project referred to in GPTW Italia’s Order Form.

GPTW warrants that the use of the survey methodologies and the online platform by any duly authorized third-party providers to conduct the survey shall not infringe any intellectual property rights of any third parties. Therefore, GPTW agrees to indemnify and hold the Client harmless from and against any damages and costs incurred by the Client, should the use of the survey methodologies and online platform to conduct the survey infringe any intellectual property rights of any third parties.

4.1 Methodology: access to lists and certifications

GPTW Italia shall perform any Services selected by the Client according to the methodology described herein.

Firstly GPTW Italia shall select each organization that appears in one of its lists or that is certified as "Great Place to Work" based on Raw Data processed from the responses of its employees to the Great Place to Work® Trust Index survey^™, a proprietary survey developed by Great Place to Work® Institute Inc. It should be noted that:

the responses given by the employees of the organizations participating in the survey are kept secret and may not be disclosed to the organizations;
participation in the climate survey is voluntary: employees may decide to answer only some of the questions or not to answer at all.

GPTW Italia supports the Client during all phases of the Trust Index climate survey, i.e.:

Choice of survey target population: for organizations with up to 5,000 employees, the entire employee population shall be invited to participate. Organizations with more than 5,000 employees may choose to involve the entire employee population (recommended) or a random sample thereof. Such sample should be statistically representative of the employee population and in any case not less than 5,000. Companies that choose the sampling method shall provide GPTW Italia with a list of all employees – not necessarily their names – and the demographic information required by the survey in order to identify the sample.
- Target population participating in the survey: all employees who have a stable working relationship with the Client are invited to participate in the climate survey, regardless of their organizational role, length of service, type of employment agreement (employee, intern, seasonal worker, temporary worker, remote worker) and their location. The Client may invite any contract workers, such as agents, project- or task-based workers and distributors.
- Communication to the target population participating in the survey: the company shall inform its employees of the survey without sharing any information that may be interpreted as addressing the responses. GPTW Italia may ask to review any communication material used in order to check that the communication process shall not influence the responses.
Use of materials provided: any materials provided by GPTW Italia for conducting the climate survey shall be used exclusively in the context of the Trust Index Survey^™of the current project.
Methods of filling out the survey (Trust Index):
- - Online through the IT Platform chosen by the Client: the Client shall access the IT Platform that it has chosen, i.e. OMA, Emprising or Trust Platform, to conduct the Trust Index climate survey^™.
    - OMA: GPTW Italia shall send a notice containing the link to access the Platform for the online survey to the e-mail account provided by the Client. Alternatively GPTW Italia shall send dedicated user-IDs and passwords to access the survey. Any personal data pertaining to the employees participating in the survey shall be retained until the expiration of the Services Agreement.
    - Emprising: the Client shall access the IT Platform where it shall independently launch the Trust Index climate survey^™after completing a training course provided by GPTW Italia consultants. Employees' personal data (e-mail) shall be retained in the platform as long as it is necessary for the completion of the survey in order to calculate the response rate. The Client may purchase Survey Delivery, an additional service that helps the Client manage the survey.
    - Trust Platform: the Client shall access the IT Platform where it shall independently launch the Trust Index climate survey^™after completing a training course provided by GPTW Italia consultants. Employees' personal data shall be retained until the expiration of the Service Agreement. The Client may purchase Survey Delivery, an additional service that helps the Client manage the survey.
  - On paper (if included in the proposal): selected employees shall receive the surveys and envelopes provided by GPTW Italia. Once completed, the surveys shall be put in an envelope in order to ensure the truthfulness of the information and the anonymity of the responses. Surveys may not be filled out in the presence of any direct or indirect reports and no group sessions may be organized.
Communication of response rate: unless otherwise agreed, the response rate is available online, generally in the IT Platform. Any user that is authorized to access the platform or any part thereof may view the response rate of the entire survey or of any section he/she is in charge of.
Comparison Benchmarks: any organization working with GPTW Italia is entitled to receive one or more benchmarks based on the level of Service it has chosen, as further detailed in the proposal.

Then GPTW Italia shall assess any materials submitted by the organization, including the responses to the Great Place to Work® Culture Brief^™ and Culture Audit^™ company surveys, and any other information obtained from significant sources (e.g., corporate website, press, television, Internet...).

Collection of information and quantitative data about the company (Great Place to Work® Culture Brief^™ ): The Culture Brief^™ survey is a document that collects general information about the company and numerical data about its people. The purpose of this tool is to provide an overall, quantitative picture of the organization, which is necessary to determine – along with the achievement of the Trust Index threshold^™– eligibility for Great Place To Work® Certification and size category in the Best Workplaces™ Lists. Any significant differences between the population involved in the survey and the total number of people declared in the Culture Brief^™ that have not been previously agreed upon may affect billing and have consequences in terms of earning the Certification or having it revoked, and it may ultimately result in exclusion from the Lists.
Description of the company's organizational policies (Great Place to Work® Culture Audit^™): any organization is required to complete the Culture Audit survey^™in order to be considered for any Great Place To Work® Lists. This document collects organizational elements, programs and personnel management policies in place in the company. The responses provided shall be assessed by Great Place To Work®. In order to ensure that all organizations are fairly assessed, this survey must be completed and sent by the end of October. Organizations are responsible for providing real and truthful information about company data and personnel policies.
Best Practices: if GPTW Italia identifies any best practices in the responses to the Culture Audit^™ survey, GPTW Italia may publish some examples thereof in any reports or mention any significant examples of the best workplaces during any meetings, events and/or webinars. If GPTW Italia receives any reports of any violations from verified third-party sources or detects any irregularities regarding the truthfulness of the information contained in the Culture Audit, it shall notify the organization thereof and, at GPTW Italia's discretion, the organization may be excluded from Certification and/or the Lists. In addition, the organization may have its previously obtained Certification revoked.

GPTW Italia shall not select any companies based on elements other than the opinions of the organization's employees or the assessment of its organizational policies. Any person involved in the assessment of the organizations shall sign a non-disclosure agreement in order to prevent any potential conflicts of interest before the beginning of the assessment process.

The integrity of the selection process is guaranteed by the diligence with which this process is managed. GPTW Italia shall check, for the benefit of all organizations participating in the survey, that all previous steps in the process have been completed:

Audits on the accuracy of the participation process: GPTW Italia reserves the right to perform audits on any communication, material distributed to people and methodology adopted by each organization taking part in the certification process and for the establishment of its lists. GPTW Italia reserves the right to directly contact any employees involved in the process in order to verify the accuracy thereof. If, as a result of such audits or any static analysis on the response profiles, any anomalies are found in the data collected or in any materials, GPTW Italia may take, at its sole discretion, any corrective actions or impose any sanctions, including the exclusion of the company from Certification and/or the Lists.
Survey Feedback: in order to ensure the integrity of the process, Great Place to Work® has implemented a process control via a survey feedback form accessible from the survey webpage, which allows employees to inform Great Place to Work® of any attempt by the organization to influence responses or pressure them to respond to the survey. This feedback, which is confidential, shall be analyzed and evaluated by Great Place to Work® and could result in the disqualification of the organization from the process or in the revocation of any certifications or distinctions.

In order to be included in any List drawn up annually by GPTW Italia and to earn any GPTW Italia's Certification, the Client acknowledges and agrees that:

Types of distinction: the distinctions that GPTW awards to companies are based on the Trust Index^™ climate survey that includes: the response to the mandatory control question on whether the employee has actually read the survey; the completion and delivery of the Culture Brief^™ survey and, in order to be considered for the Lists, the Culture Audit^™. Companies may choose in advance to apply for any or all GPTW’s distinctions provided that they do so upon signature of the Agreement and not as a result of the outcome of the process.
Statistical Consistency: in order to earn the Great Place to Work® distinctions, organizations must:
- achieve 50%+1 of survey respondents and ensure a minimum 90% confidence level, with a margin of error of +/- 10.5 to earn the Great Place to Work Certification;
- achieve 50%+1 of survey respondents and ensure a minimum confidence level of 95%, with a margin of error of +/- 5 to be considered for any lists.
Publication: by participating in the certification process the company acknowledges and agrees that GPTW Italia may publish any distinction that the company may earn on line and on any social media. By participating in the Best Workplaces™ Lists, the company acknowledges and agrees that such lists are published by GPTW Italia online and on social media and by GPTW's Media Partner (Sole 24 Ore) in Sole 24 Ore, www.sole24ore.it, and in all newspapers belonging to the Sole24ore group. The lists may be taken up by other national and international newspapers.
Great Place to Work Certification^®: companies that obtain a certain Trust index™ score (as described in the Service Proposal), achieve the required response rate and complete the Culture Brief survey^™ are Great Place to Work™ certified.
Best Workplaces Lists^®: organizations that are included in the Best Workplaces™ Italy lists may not request removal from the lists after being notified of the survey results. They acknowledge that they may be included in other lists such as Best Workplaces for Millennials, Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ for Diversity, Equity and Inclusion, Best Workplaces™ in South Italy, Best Workplaces™ for Blue Collars, World's Best Workplaces™ (if multinational) and Europe's Best Workplaces™ and any other lists that GPTW Italia, together with the Media Partner, decides to publish.

If a Client decides not to have any distinction or does not meet the relevant requirements, GPTW Italia shall not disclose the participation of the Client, its employees and contract workers in the climate survey, both for the current year and for any previous years.

4.2. References: GPTW Italia’s obligations for the use of the Client's trademark and name in publications related to GPTW Italia lists and certifications

For the purpose of publishing lists and certifications, the Client acknowledges that it shall grant GPTW Italia:

the right to use and send its corporate name and logo to authorized media partners;
the right to use its corporate name and logo on GPTW Italia's corporate website, social media and sales presentations.

If GPTW Italia uses the Client's trademark when publishing lists and certifications, GPTW Italia agrees:

not to change colors, ratios, proportions, fonts and readability of content of the Client's corporate logo;
to verify prior to publication that it has a copy of the logo as currently used by the Client.

If GPTW Italia publishes the Client's name and/or any article that refers to it, GPTW Italia agrees to:

use only qualified media partners whose names have been notified to the Client in advance. In this regard, it is specified that GPTW’s Media Partner is Sole 24 Ore S.p.A. and that any information shall be published in Sole 24 Ore, www.sole24ore.it, and in all newspapers belonging to the Sole24ore group;
use the Client's name (and its logo within the limits set forth above) only in GPTW Italia’s lists and certifications or in articles related to such lists and certifications;

request the Client's consent whenever it intends to publish any articles describing the climate analysis conducted for the Client and/or some aspects of the survey;

mention only positive aspects of the Client's organization that has earned a distinction or a certification;
make public or communicate on the Internet or any social media, through videos or infographics agreed upon in advance with the Client, the details of some summary scores of the survey conducted within the Client's organization exclusively if this may have a positive impact on the Client’s reputation.

4.3. Limitation of liability

GPTW Italia undertakes to fulfill its contractual obligations with due diligence and care. However GPTW Italia shall be exempt from any obligation and does not make any warranty that is not expressly provided for herein.

Specifically GPTW Italia does not warrant that:

the Client's equipment shall be suitable to access the online Platform for the use of the Services; in this regard the Client shall ensure the correct configuration and functioning of such equipment and check that any requirements for the use of telecommunications networks are met;
the Client's shall achieve any specific results derived from the organizational climate survey;
the Client shall earn the Great Place to Work Certification, except upon achievement of the Trust Index threshold score^™, fulfillment of statistical consistency requirements and completion of the Culture Brief^© ;
the Client shall achieve a specific ranking in the Great Place to Work^® Institute Italia lists.

Under no circumstances shall GPTW Italia be liable for any losses or damages that may arise out of the organizational climate survey by reason of any conduct that is attributable to the Client or that is due to any force majeure events or any other events that are difficult or impossible to foresee (including but not limited to any malfunction or problem with online systems) that prevent GPTW Italia, in whole or in part, from fulfilling the terms of the Agreement in the agreed time or manner.

Under no circumstances shall GPTW Italia be liable if the Client fails to earn any Great Place to Work distinctions (certification and/or ranking in any lists) as a result of refusing or objecting to the incorporation in the Trust Index of the mandatory question to check that the employees have actually read the survey.

GPTW Italia shall not be responsible for the content of the open-ended responses given by the Client's employees and/or contract workers. The responses given to the open-ended questions are reported verbatim. It is not possible to modify their content by anonymizing names or deleting any other references that allow the identification of any individuals and/or any facts related to such individuals. Prior to the launch of the survey, GPTW Italia shall instruct the employees not to mention any names or describe any facts in such a way that makes it possible to draw any conclusions about other individuals. In any case, the survey contains an instruction addressed to the employees about how to fill out the survey that specifies the risks associated with the possibility of revealing one's identity by naming other people in the company or reporting facts that occurred within the company.

Except in the case of willful misconduct or gross negligence, GPTW Italia shall only be liable for damages directly attributable to it. The Parties expressly agree that GPTW Italia's liability arising out of this Agreement shall in no event exceed the maximum limit consisting of the fee paid by the Client as specified in the Order Form. Any claims for damages suffered by the Client shall be sent to the certified e-mail account mentioned by GPTW Italia in the Order Form with any attached document evidencing the damage and the relevant amount.

Client’s Obligations and Responsibilities

The Client hereby represents that it acts in the exercise of its professional and/or business activity and that it shall use the Services solely for the purposes defined herein and in any case not to create any competitive product or service.

The Client hereby represents that the proposal and the acceptance of the Agreement for the use of the Services selected in the Order Form were based on the information disclosed by the Client. As such the Client is responsible for the quality and truthfulness of any data disclosed about the size of its company, the HR policies in place and any other information that may be useful for the use of the Services it has selected.

For the performance of this Agreement the Client warrants and represents that its employees and/or contract workers:

shall comply with any instructions provided by GPTW Italia in order to allow GPTW Italia to conduct the organizational climate survey;
shall collect any corporate data required for such survey in order to allow GPTW Italia to perform the Service selected by the Client.

The Client represents that it accepts the lists published by GPTW Italia and namely the ranking it shall be assigned in such lists, which shall be drawn up on the basis of the results of the survey. Therefore, the Client warrants that it shall waive any objection regarding its ranking in the Great Place to Work^® Institute Italia S.r.l. lists.

Upon completion of the Services, the Client agrees not to use the Trust Index™, Culture Brief© and Culture Audit© surveys, which are copyrighted, at any time after the end of the climate survey and analysis, except as otherwise agreed upon with GPTW Italia.

The Client shall be liable towards GPTW Italia if it causes any significant delays in the conduct of the organizational climate survey that affect the publication of any lists and/or the award of any GPTW certifications for the current year and/or the organization of any GPTW Italia events related to the certifications awarded during the year. Except in the case of willful misconduct or gross negligence, the Client agrees to indemnify and hold GPTW Italia harmless from and against any damages and costs it may incur up to the maximum limit consisting of the fee paid by the Client as specified in the Order Form.

In consideration of the value and strategic importance of GPTW Italia's Services, the Client agrees to indemnify and hold GPTW Italia harmless from and against any damages and costs it may incur arising out of the infringement of GPTW Italia's intellectual property rights and any other intellectual property rights which GPTW Italia is authorized to use as licensee, namely any damages and costs arising out of:

public disclosure of any data collected and processed by GPTW Italia while performing this Agreement, as a result of any breach and/or alteration of the Client's computer and/or manual data collection systems;
public disclosure of GPTW Italia's Services, materials and/or tools and documentation;
any alteration by the Client of any data collected and processed by GPTW Italia;
infringement of the intellectual property rights of the IT Platform which GPTW Italia is authorized to use as licensee and the Client uses to conduct the online survey.

Invoices and payments

The Service(s) selected by the Client in the Order Form shall be charged as follows.

For 1 year Services:

100% of the amount + V.A.T. upon receipt of the order confirmation of each service up to an amount of €30,000 + V.A.T;
for higher amounts, 50% + V.A.T. shall be charged upon receipt of the order confirmation and the remaining 50% + V.A.T. upon completion of the project, in any case within the calendar year in which the order was placed.

If the number of employees stated in the Culture Brief and verified in the survey invitations is different from the number stated in the Order Form and such difference results in a change of size category, GPTW Italia shall charge an additional amount.

Payments shall be made by bank transfer 60 days from the date of the invoice. In the event of non-compliance with the payment terms specified in Great Place to Work Italia’s proposal, Great Place to Work Italia reserves the right to apply the interest rate on late payments set forth in Art 2.1.E of Italian legislative decree n. 231/2002, i.e. an interest rate on late payments per day equal to the reference interest rate increased by 8%, plus any expenses incurred to recover the payment, subject to GPTW Italia’s right to terminate the Agreement pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code.

If the Client requests the performance of Services internationally (i.e. including for the benefit of any foreign subsidiaries), any invoices shall be sent to the parent company (headquarters).

Any claim or objection by the Client shall not result in the suspension or delay of any payments and under no circumstance shall the Client not fulfil its payment obligations.

Additional costs

Any changes to any part of the project/service made after the launch thereof may result in a cost change, which shall be signed for acceptance.

Any travel costs incurred by our consultants (transportation, food and lodging) and the costs of any shipment of any materials agreed upon, printing of any materials and/or presentations intended for any classroom activities and any other petty expenses pertaining to the project are estimated to be 3% of the total project amount and shall be included in the invoice under "Travel, administrative and operating costs."

In case of non-acceptance of the terms hereof or any modification of any parts of the conditions herein, travel, administrative and operating costs shall amount to 5% of the total project amount.

Costs not covered by the Agreement

The following costs are excluded from the fee due for the provision of GPTW Italia’s Services and shall be borne by the Client:

any registration fees to access the Client's suppliers list if required for the performance of the Agreement; any certifications from any specific bodies (e.g., Internal Revenue Agency); memberships of any associations; stamps or apostilles if required by the Client: any such expenses incurred by GPTW Italia shall be included in the invoice as additional costs and duly documented;
any expenses to fill out any documents other than the documents provided by GPTW Italia on personal data processing (e.g. check lists on cyber security other than those provided by GPTW Italia): GPTW Italia shall calculate the required work hours, which shall be invoiced at 90 EUR/hour;
any administrative fee for any additional documentation requested by the Client (e.g. in Italy any document containing company details issued by the Chambe of Commerce or any documents certifying payment of contributions): any such expenses incurred by GPTW Italia shall be included in the invoice as additional costs and duly documented;
any travel, administrative and operating costs, including any legal fees, for any amendment to this Agreement: GPTW shall increase such costs by up to 5%;
any changes to the employer branding page after its publication shall be invoiced at EUR 100 each;
for any urgent requests to be fulfilled within 48 hours that are not included in the project scope, GPTW Italia shall charge its usual rates increased by 50%.

Effectiveness, term and termination of the Agreement

These Terms and Conditions shall become effective on the date of their acceptance by signing the Order Form and shall remain in force for one (1) year with no automatic renewal unless otherwise agreed upon between the Parties.

As specified in the paragraph on industrial property rights and the sublicence to use Great Place to Work Italia^®’s trademarks, the sublicense of GPTW Italia’s composite trademarks is effective for one (1) year from the date of receipt of a notification from GPTW Italia stating that the Client has earned the Certification and/or has been included in any lists drawn up annually by GPTW Italia.

In the event of early termination pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code, the use of the Services shall be discontinued. In this case the Client hereby undertakes to immediately cease using GPTW Italia's materials and composite trademarks, and to deliver to GPTW Italia any such material in its possession no later than 30 (thirty) days from the termination of this Agreement, or to arrange for the destruction of such material by giving written notice to GPTW Italia within the same period of time.

Subject to the foregoing, the Client may postpone the project for one year provided that objective circumstances make it impossible to complete the Service it has selected. In this case, the Client shall notify GPTW Italia and GPTW Italia’s contact person as specified in the Agreement by certified e-mail one (1) month ahead of the starting date of the project. GPTW Italia shall invoice the full amount of the project. The Client shall have the right to access the relevant Service throughout the following year, but not during any year thereafter. The Client may exercise such right once.

Express termination clause

Pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code, the Parties expressly agree that this Agreement shall be terminated if the Client breaches any obligations or if any of the following circumstances occur:

the Client fails to pay the fee due within the payment terms set forth in the article "Invoices and Payments" or within any different term stated in the demand letter sent to the Client by GPTW Italia;
the Client infringes GPTW Italia's intellectual property rights;
in the event of non-adherence to any methodologies used to conduct the surveys;
in the event of copyright infringement of any third parties’ rights, namely the Platform operator;
in the event of breach of the confidentiality obligation;
in the event of breach of any regulations on personal data processing;
in the event of any insolvency and/or bankruptcy proceedings.

GPTW Italia shall enforce this express termination clause pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code by sending the Client a certified e-mail and/or a registered letter with return receipt. The termination shall be effective seven (7) days after receipt thereof.

The Client may enforce this express termination clause pursuant to Art. 1456 of the Italian Civil Code as described above if GPTW Italia:

breaches the confidentiality obligation;
breaches any regulations on personal data processing;
undergoes any insolvency and/or bankruptcy proceedings.

Assignment and delegation

It is expressly forbidden for either Party to assign and/or delegate, for a consideration or free of charge, in whole or in part, temporarily or permanently, the Agreement and its annexes (including but not limited to: Service Proposal, Guidelines and any materials provided by GPTW Italia for the performance of the Agreement) and the rights and obligations arising therefrom. Any assignment, delegation, transfer, even apparent, shall be ineffective.

Notwithstanding the foregoing, GPTW Italia may delegate a part of the performance of the Agreement to another Great Place to Work licensee company in a territory other than Italy, when, at the Client's request and with the Client's prior consent, the Agreement is to be performed on an international level, involving the Client's foreign subsidiaries. In this case, the Client acknowledges that the other Great Place to Work licensee company to which the performance of certain parts of the Agreement is delegated shall have access to both the Data and the participants’ personal data. Therefore, such Great Place to Work licensee company shall be among the parties authorized to process personal data as a sub-processor.

Confidentiality

GPTW Italia and the Client mutually agree that they shall not disclose in any way any confidential information of either Party of which they become aware while performing this Agreement. Confidential information shall mean any information identified as confidential in oral, written, graphic or electronic form, including but not limited to: ideas, processes, know-how, assessment surveys, survey tools and methods, client lists, prices, business information, accounting activities, information on each Party's HR policies, financial information, etc.

The Parties agree to use any confidential information solely for the purpose of performing the Service(s) the Client has selected in the Order Form. The Parties agree to take any necessary measures to prevent any confidential information from becoming known to any third parties and to limit the disclosure thereof to its employees and consultants on a need-to-know basis. The Parties agree not to disclose any confidential information to any third parties and not to make it public or accessible by any other means, unless expressly permitted by written consent by the Party disclosing or delivering the Information, or when required by law.

In the event of termination, for any reason, of the relationship between the Parties arising from this Agreement, each Party shall return any documents containing any confidential information to the other Party or arrange for the destruction of such documents by notifying the other Party thereof in writing.

This confidentiality obligation shall survive and continue for a period of five (5) years after termination of the service for any cause.

If a party breaches this clause, the other party shall be entitled to terminate this Agreement as provided for above and file a claim for damages.

Processing of personal data

Each Party agrees to exercise its rights and fulfill its obligations under this Agreement in relation to the collection, use, processing, storage and retention of personal data in accordance with any applicable data protection regulations, namely Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter, "GDPR"), Italian Legislative Decree 196/2003, as amended by Italian Legislative Decree 101/2018, and any other applicable data protection laws and regulations, as amended from time to time.

With regard to the processing of personal data pertaining to the Parties’ employees and/or contract workers which is necessary to perform this Agreement or to take any pre-contractual measures at the request of either Party (including but not limited to: use of any corporate e-mail accounts of the Parties’ employees and/or contract workers of the accounting and/or marketing department of each Party to agree upon methods and timescale for performing the Agreement), GPTW Italia and the Client shall mutually act as Data Controllers.

With regard to the performance of the Service(s) referred to in the Order Form that entail the processing of the Client's employees’ and/or contract workers’ personal data entered by the Client on any GPTW Italia's IT Platforms, GPTW Italia shall process such data on behalf of the Client. In this case the Client shall be Data Controller pursuant to Art. 4 GDPR and GPTW Italia shall be Data Processor pursuant to art 28 GDPR.

Each Party shall make available to the other Party the personal data processing notices adopted in its organization.

General Provisions

This Agreement, including any documents related thereto, constitutes the entire agreement between GPTW Italia and the Client in relation to the use of the Services and it supersedes any other prior agreements, whether they are oral or established by custom and/or practice. Any amendments and/or additions to this Agreement shall be made in writing in order to be effective.

This Agreement, including any documents related thereto, are drafted in Italian. In case of any conflict between any translated versions of this Agreement and the version in Italian, the latter shall prevail.

Parties may exchange information about technical-operational issues by e-mail to be sent to the address of the contact person(s) stated in the Order Form. However any formal and official notification pertaining to the Agreement shall be in writing and sent by registered letter with return receipt or by certified e-mail to the addresses stated in the Order Form.

The certified e-mail account stated in the Order Form shall be the address for any notifications and/or communications to be made to the Parties under this Agreement, including any notification with legal effect and service of process.

Any change of address of either Party shall be immediately notified to the other Party by certified e-mail and/or registered letter with return receipt.

Any failure by either Party to exercise a right or remedy if the other Party breaches the Agreement shall not constitute a waiver of its rights arising therefrom, including the statutory provisions referred to therein.

Any failure of either Party to enforce one or more of its rights under the Agreement shall not constitute a waiver thereof and shall not prevent that their strict compliance be required at any other time.

Should any provision of the Agreement be held void, invalid, ineffective and/or unenforceable, such provision shall be amended so as to make it lawful, valid, effective and/or enforceable, while preserving its intent; should this not be possible, it shall be replaced with another provision that is valid, lawful, effective and enforceable and that reaches the same aim. In any event, the remaining provisions, which are legally and functionally independent of the above provisions, shall be deemed to be fully valid and effective.

Subject to the preceding articles, the Agreement shall continue to be effective with regard to any clauses out of which rights and obligations arise that survive termination of the Agreement.

Applicable Law and Jurisdiction

This Agreement is governed by the substantive and procedural laws of the Italy. For any matters not expressly provided for in the clauses of the Agreement, the applicable laws shall apply.

The court of Milan shall have exclusive jurisdiction for any dispute arising out of or connected with this Agreement, including but not limited to the validity, interpretation, effectiveness and performance thereof, the provision of the Services, the protection of any intellectual property rights and any element related thereto.

Termini e Condizioni generali di Contratto GPTW Italia

1.Definizioni

Oggetto

I Servizi GPTW Italia: condizioni d’uso e proprietà dei Dati.

3.1.Certificazioni e classifiche GPTW: l’uso dei marchi Great Place to Work® Italia

Obblighi e Responsabilità di GPTW Italia nello svolgimento dei Servizi.

4.1. Metodologia di svolgimento del Servizio: accesso alle classifiche e alle certificazioni

4.2. Referenze: obblighi di GPTW Italia per l’uso del marchio e del nome del Cliente nelle pubblicazioni relative alle classifiche e certificazioni GPTW Italia

4.3. Limitazioni di responsabilità

Obblighi e responsabilità del Cliente.

Fatturazione e pagamento

Costi aggiuntivi

Costi non coperti dal Contratto

7.Efficacia, durata e cessazione del Contratto

Clausola risolutiva espressa

Cessione e Delega

Obbligo di riservatezza

Trattamento dei dati personali

Disposizioni Generali

Legge applicabile e Foro competente

GPTW Italia Terms and Conditions

1 year Agreement

1.Definitions

Scope

GPTW Italia’s Services: Data use and ownership

3.1.GPTW certifications and lists: use of Great Place to Work® Italia’s trademarks

4.1 Methodology: access to lists and certifications

4.2. References: GPTW Italia’s obligations for the use of the Client's trademark and name in publications related to GPTW Italia lists and certifications

4.3. Limitation of liability

Client’s Obligations and Responsibilities

Invoices and payments

Additional costs

Costs not covered by the Agreement

Effectiveness, term and termination of the Agreement

Express termination clause

Assignment and delegation

Confidentiality

Processing of personal data

General Provisions

Applicable Law and Jurisdiction