Le parole e le espressioni indicate di seguito hanno il significato ivi convenzionalmente definito:

GPTW Italia: si intende far riferimento a Great Place to Work® Institute Italia s.r.l.

Cliente: si intende far riferimento alla società e/o a più società appartenenti al medesimo gruppo che sottoscrivono il presente Contratto.

Parte/i: si intende far riferimento a GPTW Italia e/o al Cliente e/o a entrambi, a seconda del contesto cui si riferisce il termine nei paragrafi del Contratto.

Contratto: definisce l’accordo tra le Parti aventi ad oggetto l’uso di uno o più Servizi di GPTW Italia in base ai presenti Termini e Condizioni di Contratto unitamente alle specifiche contenute nel Modulo d’Ordine e alla descrizione contenuta nella Proposta dei Servizi.

Modulo d’Ordine: definisce quella parte del Contratto in cui è specificato e regolamentato il corrispettivo da versare per l’uso del/i Servizio/i selezionati dal Cliente.

Proposta dei Servizi: si intende il documento collegato al Contratto, di cui fa parte integrante, in cui vengono descritti i diversi Servizi che GPTW è in grado di offrire ai propri Clienti.

Servizio/i: si intende far riferimento alla gamma dei servizi di Great Place to Work® che vanno dall’analisi di clima aziendale, all’employer branding allo studio ed analisi statistica dei dati, ai servizi di trasformazione e innovazione organizzativa, a quelli di comunicazione interna o esterna. Una descrizione più dettagliata è presente all’interno della proposta di servizi.

Dati: si intende far riferimento alle due seguenti tipologie:

• I “Raw Data” o “dati grezzi”: si intendono le singole risposte date dai collaboratori del cliente che vengo registrate nella Piattaforma.
• Le informazioni aziendali che il Cliente decide di condividere attraverso i documenti online: Culture Brief^© e Culture Audit^©.

Report / Rapporti /Presentazioni: si intendono i documenti che GPTW Italia fornisce al Cliente a completamento del Servizio e dell’utilizzo della Piattaforma digitale di condivisione dei dati.

Piattaforma Informatica: si intende far riferimento al sistema informatico, di cui GPTW Italia è licenziataria, attraverso il quale il Cliente visualizza e condivide i dati aggregati che registrano le opinioni dei collaboratori in merito alla propria esperienza lavorativa.

Certificazione: è il riconoscimento che il Cliente può conseguire se la media delle risposte positive alla survey Trust Index^© supera una certa soglia, determinata da ciascun Affiliato GPTW per il proprio Paese.

 

Employer Branding: si intendono i servizi di comunicazione della Certificazione Great Place to Work™ e delle classifiche (a titolo esemplificativo e non esaustivo: “Social Shout”, infografiche, pagina internet dedicata al cliente, pubblicità sui giornali, video, ecc.)

Linee Guida: si intende il documento in cui vengono illustrate le modalità di utilizzo lecito dei marchi d’insieme GPTW Italia concessi in sublicenza.

Oggetto

Con il presente accordo, GPTW Italia si obbliga nei confronti del Cliente a eseguire i propri Servizi finalizzati alla misurazione e al miglioramento del clima organizzativo in base ai Termini e Condizioni qui di seguito riportati che, unitamente al Modulo d’Ordine, costituiscono il Contratto tra le Parti per l’uso dei Servizi GPTW Italia.

In particolare, GPTW si impegna a:

• eseguire a favore del Cliente uno o più dei Servizi selezionati dal Cliente stesso, così come risultanti dal Modulo d’Ordine sottoscritto;
• concedere al Cliente un diritto d’uso inalienabile, non trasferibile, non esclusivo sulla metodologia di servizio, i dati elaborati da GPTW Italia, nonché tutto il materiale e i marchi GPTW Italia;
• mettere a disposizione del Cliente sia la Proposta dei Servizi, sia tutta la documentazione necessaria per l’uso dei marchi GPTW Italia.

Diritti di proprietà intellettuale sui Servizi GPTW Italia

Il Cliente prende atto e accetta che le metodologie, gli strumenti di indagine, le Presentazioni e Rapporti elaborati, registrati presso il Copyright Office of the Library of Congress, così come i contenuti della Proposta e di tutto il materiale utilizzato nell’erogazione dei Servizi  e messo a disposizione del Cliente, sono proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Inc. di cui Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. è licenziataria esclusiva sul territorio italiano ai sensi e per gli effetti dell’Affiliate License Agreement del 30 luglio 2021.

I Dati raccolti attraverso gli strumenti di analisi, meglio descritti nella Proposta, ed elaborati in base alle proprie metodologie da GPTW Italia sono di proprietà esclusiva di quest’ultima in base alle norme sul diritto d’autore.

Pertanto, il Cliente non acquisisce alcun diritto né sulla proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Inc. né su quella di GPTW Italia.

Il Cliente ha diritto di utilizzare la Piattaforma Informatica e i Rapporti forniti da GPTW Italia secondo i modi ed entro i limiti stabiliti nel presente Contratto. Più precisamente, il Cliente potrà stabilire a favore di quali soggetti responsabili di determinati settori aziendali, diversi dalle Risorse Umane, garantire gli accessi alla Piattaforma informatica di condivisione dei dati. Inoltre, il Cliente potrà procedere solo con la distribuzione interna alla propria azienda dei Rapporti elaborati da GPTW Italia: qualsiasi distribuzione all’esterno dell’organizzazione del Cliente può avvenire solo previa approvazione scritta da parte di GPTW Italia.

Il Cliente si impegna a rispettare e proteggere i diritti di proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Inc. e di GPTW Italia quale sua licenziataria sul territorio italiano.

È fatto espresso divieto al Cliente di:

1. distribuire, concedere in sublicenza, cedere a terzi, commercializzare, in tutto o in parte, i Servizi, i Rapporti forniti da GPTW Italia, la Piattaforma Informatica, gli strumenti, il materiale e la documentazione di GPTW Italia;
2. sfruttare economicamente i predetti in altro modo, ossia a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: copiare, pubblicare, archiviare, memorizzare in tutto o in parte, i Servizi, i Rapporti forniti da GPTW Italia, la Piattaforma Informatica, gli strumenti, il materiale e la documentazione di Great Place to Work® Institute Italia per consentirne l’uso a terzi;
3. effettuare la traduzione, l'adattamento, la trasformazione e ogni altra modificazione dei Servizi, degli strumenti, del materiale e della documentazione di GPTW Italia, senza la preventiva autorizzazione scritta di quest’ultima;
4. creare opere derivate dai Servizi, dai Rapporti forniti da GPTW Italia, dalla Piattaforma Informatica, dagli strumenti, dal materiale e dalla documentazione di GPTW Italia;
5. creare una banca dati in formato elettronico o in qualunque altro formato per conservare i dati raccolti ed elaborati da GPTW Italia al fine di reimpiegarli, a titolo oneroso e/o gratuito, per la creazione di Servizi concorrenziali ovvero per condividerli con soggetti terzi per ulteriori e diversi scopi.
6. comunicare a terzi le informazioni riservate relative ai Servizi, al materiale e/o agli strumenti e alla documentazione di Great Place to Work® Institute;

Ogni utilizzo della proprietà intellettuale diversa da quanto qui descritto richiede una precedente autorizzazione scritta da parte di GPTW Italia e di Great Place to Work® Institute.

Diritti di proprietà industriale. Sublicenza d’uso dei marchi Great Place to Work® Italia

Great Place to Work® è un marchio registrato di proprietà di Great Place to Work® Institute Inc. di cui GPTW Italia è licenziataria esclusiva sul territorio italiano ai sensi e per gli effetti del Affiliate License Agreement del 30 luglio 2021 e seguente estensione del 30 luglio 2021 valevole fino a giugno 2041:

-              marchio denominativo Great Place to Work registrato in data 2 maggio 2003 presso l’Ufficio dell’Unione Europea per la proprietà intellettuale al n. 002524643 per le categorie di servizi e prodotti numeri 16, 35 e 41 della Classificazione di Nizza;

-              marchio figurativo Great Place to Work registrato in data 17 giugno 2003 presso l’Ufficio dell’Unione Europea per la proprietà intellettuale al n. 002525038 per le categorie di servizi e prodotti numeri 16, 35 e 41 della Classificazione di Nizza;

• dei marchi d’insieme di fatto Great Place to Work® Italia attestanti uno o più dei riconoscimenti ottenuti con il posizionamento in una o più delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia o dell’ottenimento della Certificazione, di seguito elencati e i cui segni distintivi sono raffigurati in calce all’elenco:
  • marchio Great Place to Work® Certified™ con indicazione del periodo di validità: è una Certificazione per Aziende il cui rilascio è subordinato al raggiungimento o superamento da parte della società di un punteggio di soglia Trust index^© definito da GPTW Italia per l’Italia.
  • marchio Great Place to Work® Best Workplaces™ Italia con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica Best Workplaces™ Italia;
  • marchio Great Place to Work® Europe’s Best Workplaces™ con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno, il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica Best Workplaces™ europea;
  • marchio Great Place to Work® World’s Best Workplaces™ con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno, il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica World’s Best Workplaces™;
  • marchio Great Place to Work® Best Workplaces™ for Millennials con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno, il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica Best Workplaces™ for Millennials;
  • marchio Great Place to Work® Best Workplaces™ for Women con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno, il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica Best Workplaces™ for Women redatta in Italia;
  • marchio Great Place to Work® Best Workplaces™ for Innovation con indicazione dell’anno di riferimento, aggiornato di anno in anno, il cui rilascio è subordinato all’inclusione della società nella classifica Best Workplaces™ for Innovation.

All’esito dei risultati ottenuti dal Cliente attraverso l’uso dei Servizi, qualora il Cliente medesimo ottenga la Certificazione e/o consegua uno dei predetti riconoscimenti posizionandosi all’interno di una delle Classifiche annuali, GPTW Italia ha la facoltà di concedere allo stesso l’uso di uno o più dei predetti marchi d’insieme, conformemente a quanto previsto nelle Linee Guida.

ll Cliente potrà utilizzare uno o più marchi concessi in uso a decorrere dalla data di ricezione della comunicazione da parte di GPTW Italia con cui si ufficializza il conseguimento da parte sua della Certificazione e/o il suo posizionamento all’interno di una delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia.

La durata della sublicenza d’uso è pari ad un (1) anno per tutti i marchi d’insieme: Great Place to Work®-Certified™; Best Workplaces™ Italia; Europe’s Best Workplaces™; World’s Best Workplaces™; Best Workplaces™ for Millennials; Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ for Innovation;

Nell’uso dei marchi d’insieme Great Place to Work® Italia, il Cliente si impegna a:

1. adottare tutte le possibili cautele necessarie a conservare e proteggere i diritti di licenza d’uso dei marchi d’insieme Great Place to Work® Italia. In particolare, il Cliente dovrà avvisare immediatamente GPTW Italia nel caso in cui abbia comunque notizia di qualsiasi contraffazione od uso non autorizzato dei predetti marchi d’insieme, di un simbolo e/o di un nome che appaia tale da essere confuso con gli stessi o con il marchio Great Place to Work®;
2. rispettare le istruzioni d’uso dei marchi di insieme contenute nelle Linee Guida, salvo diverso accordo per iscritto con GPTW Italia;
3. inviare a GPTW Italia copia del materiale di comunicazione aziendale su cui è stato apposto uno o più dei marchi d’insieme Great Place to Work® Italia ai fini dell’approvazione dello stesso almeno dieci (10) giorni prima del loro effettivo utilizzo;
4. segnalare a terzi, nei modi più opportuni, che GPTW Italia è la licenziataria esclusiva sul Territorio dei predetti marchi d’insieme citati nel materiale di comunicazione aziendale;
5. citare in una nota o sezione di bibliografia che GPTW Italia è la licenziataria esclusiva sul Territorio dei marchi d’insieme Great Place to Work® Italia citati nel materiale di comunicazione aziendale stampato in cui i predetti marchi sono incorporati nel testo;
6. citare che GPTW Italia è la licenziataria esclusiva sul territorio italiano dei predetti marchi d’insieme nel corso di eventuali presentazioni orali;
7. cessare l’utilizzazione dei marchi d’insieme alla data di scadenza della loro sublicenza o comunque con la cessazione degli effetti del presente Contratto.

Il Cliente, salvi i diritti derivanti dal presente Contratto, non potrà vantare alcun altro diritto riguardante e/o comunque connesso ai predetti marchi d’insieme, alle loro modifiche o ad altri segni identificativi di GPTW Italia, tra cui, in primis, il marchio Great Place to Work®.

È fatto divieto al Cliente di:

1. alterare, modificare o fare cattivo uso dei predetti marchi d’insieme;
2. utilizzare il proprio marchio, nominativo, logo, simbolo od altro, in combinazione con i marchi d’insieme Great Place to Work® Italia ovvero con il marchio Great Place to Work®, fra l’altro, in modo tale da far ritenere esistenti rapporti societari, di affiliazione e/o di partecipazione tra GPTW Italia, da una parte, e il Cliente, dall’altra. Sono fatti salvi i diritti derivanti dal presente Contratto;
3. contraffare, introdurre varianti, deformazioni o aggiunte ai marchi d’insieme Great Place to Work® Italia ovvero al marchio Great Place to Work®;
4. rimuovere o modificare marchi, segni distintivi o altre diciture attinenti alla licenza d’uso e/o alla proprietà intellettuale di GPTW Italia presenti nei prodotti e materiali forniti dalla stessa;
5. riprodurre e usare marchi, segni distintivi e/o altre diciture attinenti alla licenza d’uso e/o alla proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Italia, salvo quanto stabilito nella presente sezione di questo

 

Metodologia di svolgimento del Servizio: accesso alle classifiche e alle certificazioni

GPTW Italia svolge a favore del Cliente il Servizio da questi selezionato, così come meglio descritto nella Proposta di Servizi.

Il Cliente prende atto e accetta che al fine di entrare in una delle Classifiche stilate annualmente da GPTW Italia, così come per ottenere una delle Certificazioni di GPTW Italia, quest’ultima procede secondo la metodologia descritta nel prosieguo.

In primo luogo, GPTW Italia seleziona ogni organizzazione che compare in una delle sue classifiche o che viene certificata come “Great Place to Work”, sulla base delle risposte dei suoi collaboratori al questionario Great Place to Work® Trust Index^©, survey proprietaria sviluppata da Great Place to Work® Institute Inc.

In secondo luogo, vengono valutati i materiali inviati dall’organizzazione, ivi comprese le risposte ai questionari aziendali Great Place to Work® Culture Brief^© e Culture Audit^©, così come ogni altra informazione ottenuta da fonti significative (es.: sito internet aziendale, stampa, televisione, internet…).

GPTW Italia si impegna a evitare che la selezione delle aziende sia in alcun modo influenzata da fattori di qualsiasi natura diversi dai giudizi dei collaboratori dell'organizzazione o dalla valutazione delle politiche messe in atto dall'organizzazione stessa. I valutatori coinvolti nella diagnosi delle organizzazioni candidate devono sottoscrivere un accordo di non-disclosure al fine di prevenire potenziali conflitti di interesse prima di partecipare al processo di valutazione.

L’integrità del processo di selezione è garantita dal rigore con cui tale processo è gestito. GPTW Italia si impegna, nei confronti di tutte le organizzazioni partecipanti all’indagine, a verificare che tutti i seguenti passi del processo siano correttamente realizzati:

• Scelta della popolazione target dell’indagine: per le organizzazioni con un numero di collaboratori fino a 5000, si inviterà alla partecipazione la totalità della popolazione aziendale. Le organizzazioni con un numero maggiore di 5000 collaboratori possono scegliere se far partecipare l’intera popolazione aziendale (consigliato) o un campione casuale, statisticamente rappresentativo della stessa e comunque non inferiore a 5000 persone. Le aziende che scegliessero il metodo campionario sono tenute a fornire a GPTW Italia l’elenco di tutti i collaboratori - non necessariamente il nominativo - corredato delle informazioni demografiche previste dal questionario, in modo da consentire di selezionare il campione di popolazione cui verrà erogato il questionario.
• Comunicazione alla popolazione: la comunicazione con cui l’azienda informa i propri collaboratori della partecipazione all’indagine deve essere scevra da ogni contenuto che possa essere interpretato come un indirizzo delle risposte, GPTW Italia è libera di chiedere il materiale di comunicazione utilizzato in modo da verificare che il processo comunicativo sia esente da ogni condizionamento delle risposte al questionario.
• Popolazione partecipante: alla survey di clima sono invitati tutti i collaboratori che abbiano un rapporto stabile con il Cliente indipendentemente dal ruolo, dall’anzianità, dalla location e dalla tipologia di contratto (dipendenti, stagisti, stagionali, temporanei, in telelavoro). Agenti, personale in somministrazione e rivenditori possono comunque essere invitati a partecipare alla survey.
• Modalità di compilazione del questionario:
• Online attraverso One Many Any (OMA) o altri sistemi di raccolta dati: GPTW Italia invierà all’indirizzo e-mail fornito dall’azienda, una email contenente il link per accedere alla Piattaforma dove svolgere il questionario on-line o utenze e password dedicate per accedere al questionario. GPTW si impegna a distruggere gli indirizzi e-mail trascorsi 365 giorni dalla chiusura dell’indagine.
• Online attraverso Emprising™: il Cliente accederà alla Piattaforma Informatica proprietaria denominata Emprising™, attraverso cui, a seguito di opportuna formazione da parte dei consulenti di GPTW Italia, lancerà in autonomia la survey di clima Trust Index^©. I dati personali (email) dei collaboratori resteranno sulla piattaforma solo il tempo utile al completamento della survey per permettere di calcolare il response rate corretto. Alla chiusura della survey (tipicamente trascorsi 14 giorni), i predetti dati saranno cancellati.
• cartaceo (se previsto nella proposta): i collaboratori selezionati dovranno ricevere i questionari e le buste, fornite da GPTW Italia. Una volta compilati, i questionari dovranno essere inseriti in una busta al fine di garantire la veridicità delle informazioni e l’anonimato delle risposte. Non è consentito organizzare modalità di compilazione che prevedano la presenza di collaboratori con relazioni gerarchiche dirette o indirette o sessioni di compilazione di gruppo.
• Comunicazione del response rate: salvo diversi accordi, il response rate è online ed è a disposizione in qualsiasi momento recandosi al link preventivamente inviato da GPTW Italia al contatto di progetto o sulla Piattaforma Emprising™ a disposizione del cliente.
• Benchmark di confronto: ogni organizzazione che lavora con GPTW Italia ha diritto di ricevere uno o più benchmark sulla base del livello di Servizio scelto, così come meglio dettagliato nella proposta.
• Raccolta di informazioni e dati quantitativi sull’azienda (Great Place to Work® Culture Brief^©): Il questionario Culture Brief^© è un documento che raccoglie informazioni generali sull’azienda e le numeriche relative alle sue persone. Lo scopo di questo strumento è fornire un quadro complessivo e quantitativo dell’organizzazione, necessario per determinare – insieme al raggiungimento della soglia Trust Index^© - l’idoneità alla Certificazione Great Place To Work® e la categoria dimensionale di appartenenza nelle Classifiche Best Workplaces™. Differenze rilevanti e non precedentemente concordate tra popolazione coinvolta nell’indagine e numero totale di persone dichiarato nel Culture Brief^© potrebbero incidere sulla fatturazione e avere conseguenze sull’ottenimento della Certificazione, il suo ritiro, e comportare l’esclusione dalle Classifiche.
• Descrizione delle politiche organizzative dell’azienda (Great Place to Work® Culture Audit^©): la partecipazione alle Classifiche realizzate da Great Place To Work® è subordinata alla compilazione del questionario Culture Audit^© da parte dell’organizzazione. Tale documento costituisce una raccolta degli elementi organizzativi, dei programmi e delle politiche di gestione del personale vigenti in azienda; le risposte fornite saranno valutate da Great Place To Work®. Per garantire a tutte le aziende partecipanti eque opportunità di valutazione, è necessario che tale questionario pervenga compilato entro la fine del mese di ottobre. L’organizzazione partecipante si assume la responsabilità di fornire informazioni reali e veritiere circa i dati aziendali e le politiche del personale.
• Best Practices: nel caso GPTW identificasse pratiche eccellenti nelle risposte al Culture Audit^©, queste potranno essere pubblicate sui nostri siti e profili social, all’interno di report specifici e menzionate durante incontri, eventi e/o webinar. Nel caso in cui GPTW Italia riceva da fonti terze verificate notizie di violazioni, oppure GPTW Italia stessa attesti irregolarità circa la veridicità delle informazioni contenute nel Culture Audit^©, l’organizzazione ne sarà informata e, a totale discrezione di GPTW Italia, questa potrà essere esclusa dalla Certificazione e/o dalle Classifiche; inoltre, l’organizzazione potrà vedersi revocata la Certificazione precedentemente ottenuta.
• Utilizzo dei materiali forniti: i materiali, forniti da GPTW Italia per la conduzione dell’indagine di clima, devono essere utilizzati esclusivamente nel contesto dell'Indagine Trust Index^© del progetto in corso. In particolare, il cliente si impegna a non utilizzare, successivamente a quella indagine, i questionari Trust Index^©, Culture Brief^© e Culture Audit^©, sottoposti a Copyright internazionale, se non a fronte di specifici accordi contrattuali con GPTW Italia.
• Audit sulla correttezza del processo di partecipazione: GPTW Italia si riserva la possibilità di eseguire audit di controllo su comunicazioni, materiali distribuiti alle persone e metodologia adottata da ciascuna delle aziende clienti che prendono parte ai processi di certificazione e per la definizione delle classifiche. Si riserva, inoltre, la possibilità di contattare direttamente alcuni collaboratori coinvolti nel processo al fine di verificare la correttezza del medesimo. Qualora, sulla base degli audit di controllo o analisi statiche sui profili di risposta, vengano riscontrate anomalie nei dati raccolti attraverso le procedure o i materiali oggetto di controllo, GPTW Italia può adottare, a proprio insindacabile giudizio, iniziative correttive, penalizzazioni, fino all’esclusione dell’azienda dai riconoscimenti.
• Whistleblowing: a supporto dell’integrità del processo di riconoscimento, Great Place to Work® ha implementato un processo di Whistleblowing tramite un form di survey feedback ospitata dalla pagina web dell’indagine, che consente ai collaboratori di informare Great Place to Work® in merito a qualsiasi tentativo da parte dell’organizzazione di influenzare le risposte o di fare pressione per incentivare a rispondere all’indagine. Il feedback, di cui è garantita la riservatezza, una volta analizzato e valutato da Great Place to Work®, potrebbe comportare la squalifica dell’organizzazione dal processo di riconoscimento, nonché il ritiro del riconoscimento stesso, se già ottenuto.
• Scelta del riconoscimento: i diversi riconoscimenti che GPTW attesta alle aziende si fondano sull’indagine di clima Trust Index^©, sulla consegna del questionario Culture Brief^© debitamente compilato e, nel caso della partecipazione alle Classifiche, sulla valutazione del Culture Audit^©. Le aziende possono scegliere preventivamente di concorrere ad uno o a tutti i riconoscimenti proposti da GPTW, la scelta va però esercitata al momento della sottoscrizione del contratto, non a seguito dei risultati ottenuti.
• Consistenza statistica: per ottenere i riconoscimenti di Great Place to Work® le organizzazioni candidate devono:
  • Raggiungere il 50%+1 dei rispondenti alla survey ed assicurare un livello di confidenza minimo del 90%, con un margine di errore di +/- 10,5 per la Certificazione “Great Place to Work” .
  • Raggiungere il 50%+1 dei rispondenti alla survey ed assicurare un livello di confidenza minimo del 95%, con un margine di errore di +/- 5 per candidarsi all’entrata nelle diverse classifiche.
• Pubblicazione dei riconoscimenti: con la partecipazione al processo di certificazione, l’azienda è consapevole ed approva che il riconoscimento venga pubblicato sui canali online e social di GPTW Italia. Con la partecipazione alle Classifiche Best Workplaces™ l’azienda è consapevole ed approva che le stesse classifiche siano pubblicate da GPTW Italia sui canali online e social e dal Media Partner di GPTW (Sole 24 Ore) su Sole 24 Ore, www.sole24ore.it, e su tutte le testate appartenenti al gruppo Sole24ore. Le classifiche possono essere riprese da altre testate nazionali ed internazionali.
• La Certificazione Great Place to Work™: Le Aziende che ottengono un determinato punteggio del Trust index© (come descritto nella Proposta dei Servizi), raggiungono il response rate necessario e compilano il questionario Culture Brief^© sono certificate Great Place to Work™.
• Le Classifiche Best Workplaces™: le organizzazioni che prendono parte alla classifica Best Workplaces™ Italia, si impegnano a non richiedere la cancellazione dalla classifica a seguito della ricezione dei risultati dell’indagine. Sono inoltre consapevoli di accedere ad eventuali altre classifiche tra le quali: Best Workplaces for Millennials, Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ for Innovation, World’s Best Workplaces™ (se multinazionali) e Europe’s Best Workplaces™ ed altre eventuali classifiche che GPTW Italia, insieme al Partner editoriale, decida di pubblicare.

Obblighi di GPTW: gestione in sicurezza dei dati e rapporti elaborati

GPTW Italia si obbliga a gestire in condizioni di sicurezza le informazioni fornite dal Cliente e assicura che nessuna informazione specifica sui risultati del Cliente sarà condivisa con alcun individuo o organizzazione, al di là dell’ambito del progetto sottoscritto nel Modulo d’Ordine dei Servizi di GPTW Italia, senza una precedente autorizzazione scritta da parte del Cliente.

GPTW Italia fornisce i dati relativi a singole aziende solo a partner editoriali autorizzati allo scopo di sviluppare e pubblicare le Classifiche o per motivi collegati alle classifiche e alle certificazioni. GPTW Italia e i suoi partner editoriali rendono pubbliche informazioni sulle organizzazioni classificate e certificate solo in relazione ad aspetti positivi di ciascuna organizzazione. GPTW Italia ha la facoltà di rendere pubblico o comunicare su internet o sui social il dettaglio di alcuni punteggi di sintesi dell’indagine di una singola azienda se ciò possa produrre un riconoscimento positivo per l’azienda medesima attraverso video o infografiche concordate con l’organizzazione stessa. GPTW Italia possiede i dati raccolti attraverso survey ed analisi, che saranno mantenuti con sicurezza all’interno dei propri server. I dati non saranno forniti al Cliente al fine di proteggere la riservatezza di coloro che hanno risposto al questionario.

GPTW Italia può utilizzare i dati elaborati per scopi di benchmark o di altre ricerche, fin tanto che tutti questi usi salvaguardino l’anonimato dei dati (vale a dire che i dati non vengano mai associati al Cliente o a qualsiasi singolo dipendente o collaboratore del Cliente). GPTW Italia ha facoltà di pubblicare rapporti, casi esemplificativi dei migliori posti di lavoro, politiche segnalate attraverso il processo di analisi delle organizzazioni tramite il Culture Audit^©, nella misura in cui questi rispondano al criterio di riconoscimento positivo precedentemente citato.

Nel caso in cui il Cliente scelga di non avere alcun riconoscimento o non abbia caratteristiche necessarie ai medesimi riconoscimenti, GPTW Italia si impegna a non rivelare se una organizzazione abbia o meno preso parte all’indagine, sia per l’anno in corso, sia per i precedenti. Tale impegno fa riferimento sia ai dipendenti delle aziende che hanno partecipato all’indagine, sia a qualsiasi contatto interno all’azienda.

GPTW Italia può includere il Cliente in una lista di clienti salvo una esplicita notifica contraria.

Referenze: obblighi di GPTW Italia per l’uso del marchio e del nome del Cliente

Ai fini della pubblicazione delle classifiche e delle certificazioni, il Cliente prende atto che è tenuto a concedere a GPTW Italia:

• il diritto di utilizzare ed inviare il proprio nome e logo dell’azienda ai partner editoriali autorizzati;
• Il diritto di utilizzare il proprio nome e logo dell’azienda sul sito aziendale e sui canali social di GPTW Italia, nonché nelle presentazioni commerciali di GPTW Italia.

GPTW Italia si obbliga a:

• non modificare colori, rapporti, proporzioni, caratteri e leggibilità dei contenuti nell’utilizzo del logo aziendale del Cliente;
• richiedere l’avallo del Cliente ogni qual volta intenda pubblicare degli articoli che descrivano il lavoro di analisi di clima svolto a favore del Cliente medesimo e/o alcuni aspetti della survey condotta.

Fatturazione e pagamento

Il/i Servizio/i selezionati dal Cliente nel Modulo d’Ordine di GPTW Italia verranno fatturati secondo le seguenti modalità.

In caso di Servizi con una validità di un solo anno:

• 100% dell’importo + I.V.A. al ricevimento della conferma d’ordine del singolo servizio fino ad un importo di 30.000€ + I.V.A.,
• Per importi superiori verrà fatturato il 50% + I.V.A. al ricevimento della conferma dell’ordine e il restante 50% + IVA alla conclusione del progetto, in ogni caso entro l’anno solare in cui è stato effettuato l’ordine.

In caso di Servizi con una validità pluriennale:

• Per il primo anno (come per i servizi di durata annuale):
  • 100% dell’importo + I.V.A. al ricevimento della conferma d’ordine del singolo servizio fino ad un importo di 30.000€ + I.V.A.
  • Per importi superiori verrà fatturato il 50% + I.V.A. al ricevimento della conferma dell’ordine e il restante 50% + IVA alla conclusione del progetto, in ogni caso entro l’anno solare in cui è stato effettuato l’ordine.
• Per il secondo e terzo anno:
  • 100% dell’importo + I.V.A. a gennaio di ciascuno degli anni definiti nel modulo d’ordine fino ad un importo di 30.000€ + I.V.A.
  • Per importi superiori verrà fatturato il 50% + I.V.A. a gennaio di ciascun anno e il restante 50% + IVA alla conclusione del progetto, in ogni caso entro l’anno solare di competenza dell’ordine.

Qualora il numero dei dipendenti comunicato nel Culture Brief e verificato negli inviti alla survey testimoni una differenza rispetto a quanto dichiarato nel Modulo d’Odine e questa differenza comporti il cambio di categoria dimensionale, GPTW Italia provvederà alla fatturazione della differenza relativa.

Il pagamento verrà effettuato tramite bonifico bancario, a 60 giorni dalla data della fattura. Nel caso di pagamenti in ritardo rispetto a quanto previsto nella proposta di prodotti e servizi di Great Place to Work Italia, questa si riserva di applicare gli interessi legali di mora, ossia interessi semplici di mora su base giornaliera ad un tasso che è pari al tasso di riferimento maggiorato di otto punti percentuali ex art 2 c. 1 lett E d.lgs. 231/2002, più le eventuali spese sostenute per il recupero del pagamento, impregiudicato il diritto di GPTW Italia di chiedere la risoluzione del contratto ex art. 1456 c.c.

Nel caso in cui il Cliente richieda l’esecuzione dei Servizi in termini internazionali (coinvolgendo anche le filiali estere), la fatturazione verrà inviata unicamente a casa madre: Head Quarter.

Nessun obbligo di pagamento potrà essere sospeso o ritardato da pretese ed eccezioni del Cliente e, in ogni caso, nessun obbligo di pagamento è cancellabile.

Costi aggiuntivi

Tutte le modifiche a qualsiasi parte del progetto/servizio apportate dopo il lancio del progetto/servizio stesso potrebbero portare ad una modifica dei costi, che dovrà essere firmata per accettazione.

Gli eventuali costi inerenti trasferta dei nostri consulenti (trasporti, vitto e alloggio); spedizioni contrattuali o di materiale vario; stampa di materiali, presentazioni utili ad eventuali attività d’aula; altre spese inerenti al progetto e di modesta entità, sono stimati pari al 3% del totale del progetto e saranno inseriti in fattura alla voce “Spese di trasferta, amministrative e operative”.

In caso di mancata accettazione dei termini contrattuali o di modifica di una o più parti delle condizioni qui riportate, le spese di trasferta, quelle amministrative e operative ammonteranno al 5% del totale del progetto.

Costi non coperti dal Contratto

Restano a carico del Cliente le voci di spesa di seguito elencate escluse dal calcolo del corrispettivo dovuto per l’erogazione dei Servizi GPTW Italia:

• spese di iscrizione ad albi fornitori del Cliente necessari per l’esecuzione del Contratto; certificazioni di Enti specifici (es. Agenzia delle entrate); iscrizioni ad associazioni; bolli o apostille richiesti dal Cliente: le relative spese sostenute da GPTW Italia saranno inserite in fattura a piè di lista e debitamente documentate.
• Spese per la compilazione di documentazione ulteriore a quella fornita da GPTW Italia al Cliente in tema di trattamento dei dati personali (es. check list su cyber security ulteriori a quelle fornite da GPTW Italia): GPTW Italia procederà ad adeguata quotazione sulla base delle ore di lavoro necessarie che saranno fatturate ad Euro: 90/ora.
• Spese amministrative per la richiesta di documentazione specifica e ulteriore richiesta ad hoc dal Cliente (visure camerali storiche o comunque diverse da quella ordinaria, Durc ulteriori a quello fornito ancora in corso di validità ecc..) le relative spese sostenute da GPTW Italia saranno inserite in fattura a piè di lista e debitamente documentate.
• Spese amministrative operative e di trasferta nonché spese legali dovute alla modifica del presente Contratto: GPTW procederà ad un aumento delle medesime fino al 5%.
• Eventuali modifiche alla pagina di employer branding successive alla pubblicazione della stessa saranno quotate Euro 100 cad.
• Per ogni richiesta urgente, da ottemperare entro le 48 ore, e non previste dal programma di progetto, GPTW Italia applicherà tariffe maggiorate del 50%.

Garanzia

GPTW Italia si impegna ad eseguire i Servizi con la diligenza e la competenza adeguate alla complessità dell’incarico adempiendo a tutti gli obblighi ivi previsti e nel rispetto delle modalità concordate con il Cliente.

In particolare, GPTW Italia si impegna a eseguire le rilevazioni di clima organizzativo e/o certificazioni e/o classificazioni del Cliente sulla base dei risultati conseguiti a seguito delle indagini compiute tra i dipendenti e/o collaboratori del Cliente stesso, attraverso l’impiego di strumenti professionali e criteri di valutazione oggettivi.

GPTW Italia si impegna, infine, a fornire al Cliente tutta la documentazione tecnica e gli strumenti operativi - quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: questionari; test di valutazione; chiavi di accesso al sistema di compilazione online dei questionari e/o test di valutazione; benchmark di raffronto - necessari per l’esecuzione del Servizio pattuito.

Limitazioni di responsabilità

Pur impegnandosi ad adempiere ai propri obblighi contrattuali con la diligenza e la professionalità dovuta, GPTW Italia non assume alcuna obbligazione, né presta alcuna garanzia che non sia espressamente prevista dal presente Contratto.

In particolare, GPTW Italia non garantisce:

• la compatibilità della strumentazione in possesso del Cliente con l’accesso online alla Piattaforma per l’uso dei Servizi, restando a carico del Cliente l’onere della corretta configurazione e del buon funzionamento di tali strumenti, nonché la verifica della presenza di tutti i requisiti richiesti per l’uso delle reti di telecomunicazioni;
• il raggiungimento di risultati specifici da parte del Cliente, derivanti dall'impiego dei propri Servizi;
• l’ottenimento della Certificazione Great Place to Work, se non a seguito del raggiungimento del punteggio soglia del Trust Index^© insieme ai requisiti di consistenza statistica richiesti e alla compilazione del Culture Brief^©;
• uno specifico posizionamento del Cliente all’interno delle classifiche di Great Place to Work® Institute Italia.

In nessun caso GPTW Italia sarà responsabile per le perdite o i danni che dovessero nascere dalle attività di svolgimento dell’indagine del clima organizzativo in ragione di condotte che siano imputabili al Cliente.

La responsabilità di GPTW Italia è altresì esclusa nel caso in cui il Cliente violi la proprietà intellettuale del gestore della Piattaforma dove il Cliente si collega online per eseguire la survey.

GPTW Italia non assume alcuna responsabilità, nei confronti del Cliente, di soggetti direttamente o indirettamente connessi allo stesso ovvero di terzi, per danni o disservizi causati da ritardi o impedimenti nello svolgimento dei Servizi, imputabili a causa di forza maggiore ed altri eventi di difficile o impossibile previsione (come, ad esempio malfunzionamento o problemi ai sistemi online) che impedissero, in tutto o in parte, di adempiere nei tempi o nei modi concordati ai termini di Contratto.

Salvo il caso di dolo o colpa grave, GPTW Italia risponderà esclusivamente dei danni ad essa direttamente imputabili. È espressamente convenuto sin da ora tra le Parti che la responsabilità di GPTW Italia derivante dal presente Contratto non potrà eccedere in alcun caso il limite massimo costituito dal valore dell'importo corrisposto dal Cliente a titolo di corrispettivo, così come specificato nel Modulo d’Ordine dei Servizi. Eventuali richieste di risarcimento dei danni subiti dal Cliente dovranno essere inviate all’indirizzo indicato da GPTW Italia nel Modulo d’Ordine stesso, allegando la documentazione a dimostrazione del danno e della sua quantificazione.

Obblighi e responsabilità del Cliente.

Con la sottoscrizione del presente Contratto, il Cliente dichiara di agire nell’esercizio della propria attività professionale e/o imprenditoriale e, conseguentemente, di utilizzare i Servizi unicamente per gli scopi ivi definiti e comunque per non creare un prodotto o servizio concorrenziale.

Il Cliente dichiara di utilizzare i Servizi nel pieno rispetto dei diritti di proprietà intellettuale di Great Place to Work® Institute Italia, come stabiliti al paragrafo Proprietà Intellettuale sui Servizi GPTW Italia. Pertanto, il Cliente si obbliga a segnalare tempestivamente a GPTW Italia qualunque fatto, episodio o circostanza di cui venga a conoscenza che possa costituire violazione, anche solo potenziale, dei diritti di proprietà intellettuale e/o di privativa industriale di Great Place to Work® Institute Italia con riferimento ai servizi e/o prodotti.

Inoltre, il Cliente dichiara che la proposta e la conseguente accettazione del Contratto per l’uso dei Servizi selezionati nel Modulo d’Ordine è stata effettuata tenuto conto delle informazioni rilasciate da parte del Cliente medesimo che, pertanto, resta l’unico soggetto responsabile in ordine alla qualità e veridicità dei dati aziendali conferiti circa la dimensione dell’azienda, le politiche HR in essere e ogni altra informazione utile all’uso dei Servizi selezionati.

Il Cliente, al fine della corretta esecuzione del presente Contratto, garantisce, sotto la propria responsabilità, che i propri dipendenti e/o collaboratori:

• seguiranno le indicazioni fornite da GPTW Italia per permettere lo svolgimento dell’indagine di clima organizzativo;
• eseguiranno la raccolta dei dati aziendali indispensabili per lo svolgimento della predetta indagine nel pieno rispetto dell’esecuzione del Servizio selezionato dal Cliente;

Il Cliente dichiara di accettare le classifiche pubblicate da GPTW Italia, in particolare di accettare la posizione assegnata dalla stessa all’interno delle predette classifiche, elaborate sulla base dei risultati dell’attività di indagine svolta. Pertanto, il Cliente garantisce di rinunciare preventivamente a contestazioni in merito al proprio posizionamento all’interno delle classifiche di Great Place to Work® Institute Italia S.r.l.

Il Cliente si impegna a manlevare e per l’effetto indennizzare GPTW Italia, da e rispetto a qualsiasi tipo di danno e costi sopportati dallo stesso e dai soggetti direttamente o indirettamente connessi a GPTW Italia, occasionato da: 

• significativi ritardi nello svolgimento dell’indagine del clima organizzativo, imputabili al Cliente, che abbiano delle ripercussioni sulla pubblicazione delle classifiche e/o rilascio di certificazioni e/o organizzazione degli eventi GPTW Italia;
• diffusione al pubblico dei dati raccolti ed elaborati da GPTW Italia in esecuzione del presente Contratto, a seguito di violazione e/o alterazione dei sistemi informatici e/o manuali di raccolta dei dati da parte del Cliente;
• diffusione al pubblico dei Servizi, materiali e/o strumenti e documentazione di GPTW Italia;
• alterazione, da parte del Cliente, dei dati raccolti ed elaborati da GPTW Italia.
• violazione della proprietà intellettuale della Piattaforma Informatica di cui GPTW Italia è licenziataria su cui il Cliente esegue la survey online.

In ogni caso, il Cliente risponderà esclusivamente dei danni ad esso imputabili ed è espressamente convenuto sin da ora tra le Parti che la responsabilità del Cliente derivante dal presente Contratto non potrà eccedere in alcun caso il limite massimo costituito dal valore dell’importo corrisposto da quest’ultimo a titolo di corrispettivo, così come specificato nel Modulo d’Ordine, fatti salvi i casi di dolo o colpa grave.

Resta inteso che la presente limitazione di responsabilità non troverà applicazione con riguardo ai danni occorsi a GPTW Italia per la violazione di qualsiasi genere della propria proprietà intellettuale e/o industriale da parte del Cliente.

Accettazione, efficacia, durata e cessazione del Contratto

Ciascuna Parte dichiara e garantisce di essere in possesso del potere e dell'autorità legali necessari a sottoscrivere il presente Contratto.

Il Contratto entra in vigore alla data iniziale – data della firma del Contratto medesimo specificata nel Modulo d’Ordine ed è efficace per la durata lì definita e pattuita.

Come precisato nel paragrafo “Diritti di proprietà industriale. Sublicenza d’uso dei marchi Great Place to Work® Italia” la sublicenza di uno o più dei marchi d’insieme GPTW Italia è efficace per un (1) anno dalla data di ricezione della comunicazione da parte di GPTW Italia con cui si ufficializza il conseguimento da parte sua della Certificazione e/o il suo posizionamento all’interno di una delle classifiche stilate annualmente da GPTW Italia.

Fermo restando quanto sopra, È comunque riconosciuto il diritto del Cliente a posporre il progetto di un anno, qualora si verifichino condizioni oggettive per cui si renda manifesta l’impossibilità di portare a termine il Servizio selezionato. In questo caso la decisione dovrà essere comunicata a GPTW Italia via pec con un (1) mese di anticipo rispetto alla data di partenza del progetto; sarà fatturato l’intero importo del progetto e il Cliente conserverà il diritto di godere dei servizi pattuiti per tutta la durata del seguente anno. Nulla sarà dovuto per gli anni successivi. Tale diritto è esercitabile una sola volta.

Qualora dovesse verificarsi la cessazione degli effetti del presente Contratto per recesso ovvero per risoluzione anticipata ex art. 1456 c.c., viene interrotto l’uso dei Servizi e il Cliente si obbliga sin da ora a cessare immediatamente l'utilizzazione di tutto il materiale di GPTW Italia, nonché dei marchi d’insieme di GPTW Italia, nonché a consegnare a GPTW Italia tutto il predetto materiale in suo possesso entro e non oltre 30 (trenta) giorni dalla data di cessazione degli effetti dei presenti termini contrattuali, oppure provvedere a distruggere tale materiale dandone comunicazione scritta a GPTW Italia entro lo stesso periodo di tempo.

Recesso

È riconosciuta al Cliente la facoltà di recedere dal presente Contratto.

Qualora il Cliente intenda interrompere i Servizi selezionati nel Modulo d’Ordine in fase di esecuzione, questi è tenuto al pagamento di tutto il lavoro effettuato da GPTW Italia fino alla data del recesso e al 50% del restante del compenso complessivo pattuito.

E’ considerato recesso del Cliente anche la richiesta fatta la seconda volta da quest’ultimo di posporre il progetto di un altro anno: si applica la disposizione di cui sopra.

Il Cliente deve comunicare il proprio recesso mediante pec e/o raccomandata con avviso di ricevimento da far pervenire all’indirizzo di GPTW Italia entro dieci (10) giorni lavorativi prima dell’interruzione.

Clausola risolutiva espressa

Ai sensi dell’art. 1456 c.c. si conviene espressamente che il presente Contratto si risolverà di diritto qualora il Cliente sia inadempiente ad uno dei seguenti obblighi contrattuali posti a suo carico, ovvero si verifichi una delle seguenti circostanze:

• il Cliente non corrisponda il corrispettivo a suo carico entro i termini stabiliti nel paragrafo “Fatturazione e Pagamenti” ovvero entro il diverso termine concesso nella diffida di pagamento inviatagli da GPTW Italia;
• il Cliente violi le norme sul diritto d’autore e sul diritto industriale, come specificate nei paragrafi relativi.
• in caso di violazione di una delle Metodologie di svolgimento di Servizio;
• in caso di violazione delle norme sul diritto d’autore di terzi, in particolare del gestore della Piattaforma;
• in caso di violazione dell’obbligo di riservatezza;
• in caso di violazione delle norme in materia di trattamento dei dati personali;
• sopravvenga a suo carico dichiarazione di fallimento, ovvero apertura di concordato preventivo, di amministrazione controllata o di altro procedimento concorsuale;

GPTW Italia farà valere la risoluzione espressa, ai sensi dell’art. 1456 c.c., tramite l’invio al Cliente di una pec e/o di una raccomandata con avviso di ricevimento ed avrà effetti decorsi sette (7) giorni dal ricevimento della risoluzione stessa.

Il Cliente avrà la facoltà di far valere la risoluzione espressa ex art 1456 cc., secondo le stesse modalità sopra descritte, nel caso in cui GPTW Italia:

• violi l’obbligo di riservatezza;
• violi le norme in materia di trattamento dei dati personali;
• dichiari fallimento, ovvero apra una procedura di concordato preventivo, di amministrazione controllata o di altro procedimento concorsuale;

Cessione e Delega

È fatto espressamente divieto a ciascuna delle Parti di cedere e/o delegare, a titolo oneroso o gratuito, in tutto ovvero in parte, temporaneamente o definitivamente, il Contratto e i relativi allegati (a titolo meramente esemplificativo: Proposta di Servizi, Linee Guida e tutto il materiale fornito da GPTW Italia per l’esecuzione del Contratto) i diritti e gli obblighi derivanti dagli stessi. Ogni cessione, delega, trasferimento, anche apparente, sarà inefficace.

Ad eccezione di quanto stabilito sopra, GPTW Italia può delegare parte dell’esecuzione del Contratto ad un’altra affiliata Great Place to Work, quando su richiesta del Cliente e previo accordo con quest’ultimo, si debba procedere con l’esecuzione del Contratto medesimo sul piano internazionale, coinvolgendo le filiali estere della Cliente.

Obbligo di riservatezza

GPTW Italia e il Cliente si impegnano reciprocamente a non divulgare in alcun modo informazioni riservate dell’una e dell’altra Parte di cui venissero a conoscenza nell’esecuzione del presente Contratto. Per informazioni riservate si intendono tutte quelle identificate come riservate in forma orale, scritta, grafica o elettronica, comprese, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: idee, processi, know-how, questionari di valutazione, strumenti e metodi di indagine, elenchi di clienti, prezzi praticati, informazioni commerciali, attività contabili, informazioni relative alle policy HR di ciascuna delle Parti, informazioni finanziare ecc.

Le Parti si impegnano a utilizzare le Informazioni Riservate unicamente ai fini dell’esecuzione del/i Servizio/i selezionati nel Modulo d’Ordine. Le stesse si impegnano altresì ad adottare tutte le misure necessarie ad evitare che le informazioni riservate vengano a conoscenza di terzi e ne limiteranno la comunicazione ai soli dipendenti e consulenti che abbiano un’effettiva necessità di conoscerle per i fini di cui al presente Contratto, nel rispetto del principio del need to know; a non divulgare le Informazioni a terzi, a non renderle pubbliche né accessibili con qualsiasi altro mezzo, a meno che non sia consentito espressamente con consenso scritto rilasciato dalla Parte che procede alla divulgazione o consegna delle Informazioni, ovvero quando sia richiesto dalla legge.

In caso di cessazione, a qualsiasi titolo, dei rapporti tra le Parti scaturenti dal presente Contratto, ciascuna Parte dovrà restituire all’altra tutti i documenti contenenti delle informazioni riservate ovvero provvedere alla distruzione dei predetti documenti dandone comunicazione scritta all’altra Parte.

Il presente obbligo vincolerà le Parti per un periodo di 5 (cinque) anni dalla cessazione del servizio per qualsiasi causa.

La violazione della presente clausola darà la facoltà a ciascuna delle Parti di richiedere, oltre alla risoluzione del presente Contratto come sopra previsto, il risarcimento dei danni subiti.

Trattamento dei dati personali

Ciascuna Parte accetta di esercitare i propri diritti e adempiere ai propri obblighi ai sensi del presente Contratto relativi alla raccolta, utilizzo, elaborazione, archiviazione e conservazione dei dati personali in conformità con la legge sulla protezione dei dati applicabile e, in particolare, con il Regolamento (UE) 2016/679 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati (di seguito, "GDPR"), il Decreto Legislativo 196/2003, come successivamente modificato dal Decreto Legislativo 101/2018, e con tutte le leggi e i regolamenti integrativi applicabili sulla protezione dei dati, come di volta in volta modificati.

Con riferimento al trattamento dei dati personali relativi ai dipendenti e/o collaboratori delle Parti necessario all'esecuzione del presente Contratto o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta di ciascuna delle Parti (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: l’utilizzo degli indirizzi di posta elettronica aziendale dei dipendenti e/o collaboratori dell’ufficio amministrativo e/o marketing di ciascuna Parte per prendere accordi in merito alle modalità e tempistiche di esecuzione del Contratto), GPTW Italia e il Cliente agiranno reciprocamente in qualità di Titolari del Trattamento.

Con riferimento all’esecuzione del/i Servizio/i di cui al Modulo d’Ordine oggetto del presente Contratto che prevedono il trattamento dei dati personali di tutti o parte dei dipendenti e/o collaboratori del Cliente inseriti da quest’ultimo su una delle Piattaforme Informatiche di GPTW Italia, quest’ultima li tratterà per conto del Cliente stesso (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, ciò accade per: la trattativa delle domande da porre ai dipendenti del Cliente e la comunicazione dei dati di contatto dei dipendenti di quest’ultimo a GPTW Italia), il Cliente agisce nel ruolo di Titolare del Trattamento ex art. 4 GDPR, mentre GPTW Italia agisce in quello di Responsabile del Trattamento, ex art 28 GDPR.

In qualità di Responsabile del Trattamento dei dati personali del Cliente, GPTW Italia si impegna: a) al rispetto delle prescrizioni dettate in materia dal GDPR e dalle altre normative nazionali e internazionali applicabili; b) al rispetto degli obblighi e delle istruzioni impartitegli dal Cliente contenute nell’atto di nomina di GPTW Italia a Responsabile del trattamento dei dati personali sottoscritto da entrambe le Parti e allegato al presente Contratto di cui è parte integrante; c) all’osservanza dei provvedimenti applicabili dell’Autorità di controllo per la protezione dei dati personali competente pro tempore vigenti.

In qualità di Titolare del Trattamento dei dati personali comunicati a GPTW Italia, il Cliente si impegna: a) determinare finalità e mezzi di trattamento; b) a raccogliere il consenso dell’interessato al trattamento, laddove necessario; c) a informare l’interessato delle finalità e dei mezzi di trattamento utilizzato; d) a nominare tempestivamente GPTW Italia quale Responsabile del Trattamento per consentirgli il legittimo accesso e trattamento dei dati, fornendogli tutte le istruzioni necessarie; e) garantire l’accuratezza e veridicità dei dati da trattare.

Ciascuna delle Parti provvede a rendere disponibile all’altra le informative sul trattamento dei dati personali adottate all’interno della propria organizzazione.

Disposizioni Generali

Il presente Contratto, inclusi i documenti ad esso collegati, costituisce l’intero completo ed unico accordo tra GPTW Italia e il Cliente in relazione all’utilizzo e alla fruizione dei Servizi, sostituendo eventuali accordi anteriori alla firma del presente accordo, siano gli stessi orali o stabiliti dagli usi e/o dalla pratica. Eventuali modifiche al Contratto saranno efficaci solo se risultanti per iscritto.

Il presente Contratto, inclusi i documenti collegati, è redatto in lingua italiana. In caso di conflitto tra qualsiasi delle versioni tradotte dello stesso e la versione in lingua italiana, sarà quest’ultima a prevalere.

Ciascuna delle Parti garantisce l’esclusiva titolarità del proprio indirizzo di posta elettronica di provenienza e l’una esonera reciprocamente l’altra da responsabilità per il suo utilizzo improprio derivante, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, dall’accesso non autorizzato di terzi all’indirizzo stesso. In ogni caso, le Parti concordemente attribuiscono alla e-mail di posta elettronica semplice la stessa valenza di una email di posta elettronica certificata.

Le Parti scelgono come indirizzo per tutte le notifiche e/o comunicazioni, anche quelle aventi carattere, efficacia legale e/o giudiziale, ivi incluse le notifiche giudiziali, che dovranno essere effettuate ai sensi del presente Contratto, l’indirizzo indicato nel Modulo d’Ordine.

Ogni cambiamento di indirizzo di una delle Parti deve essere immediatamente notificato all’altra Parte a mezzo pec e/o lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.

L'eventuale tolleranza di GPTW Italia di comportamenti del Cliente posti in essere in violazione dell’accordo non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dallo stesso, ivi incluse le norme di legge in esso richiamate.

L’eventuale omissione di far valere uno o più diritti previsti dall’accordo non costituisce rinuncia agli stessi e non impedirà, quindi, di esigerne in qualsiasi altro momento il puntuale rigoroso adempimento.

Nel caso in cui alcune disposizioni dell’accordo fossero ritenute nulle, invalide, inefficaci e/o inapplicabili, le stesse dovranno essere corrette al fine di renderle lecite, valide, efficaci e/o applicabili, preservandone l’intento; qualora ciò non fosse possibile, le predette disposizioni andranno sostituite con altre che siano valide, lecite, efficaci e applicabili e che realizzino il medesimo obiettivo. In ogni caso, le restanti disposizioni, giuridicamente e funzionalmente indipendenti dalle predette clausole, dovranno comunque ritenersi pienamente valide ed efficaci.

Fatti salvi gli articoli precedenti, il Contratto continuerà a produrre effetti in relazione a tutte quelle clausole da cui sorgono diritti e obbligazioni destinati a sopravvivere alla sua cessazione.

Legge applicabile e Foro competente

Il presente Contratto è regolato dalle leggi sostanziali e processuali dello Stato italiano. Per quanto non espressamente previsto dalle clausole del contratto troveranno applicazione le norme di legge vigenti.

Per qualsiasi controversia relativa e connessa al presente Contratto, tra cui a titolo esemplificativo e non esaustivo, la validità, l’interpretazione, l’efficacia ed esecuzione dello stesso, l’erogazione dei Servizi, la tutela della proprietà intellettuale ed industriale, nonché qualsiasi elemento ricollegabile agli stessi, è competente in via esclusiva il foro di Milano.

 

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GPTW Italia General Contractual Terms and Conditions

Definitions

The following words and expressions have the meanings conventionally defined herein:

GPTW Italia: refers to Great Place to Work^® Institute Italia s.r.l.

Customer: refers to the company and/or several companies belonging to the same group entering into this Contract.

Party/Parties: means GPTW Italia and/or the Customer and/or both, depending on the context to which the term refers in the paragraphs of the Contract.

Contract: means the agreement between the Parties for the use of one or more of GPTW Italia's Services under these Terms and Conditions together with the specifications contained in the Order Form and the description contained in the Service Proposal.

Order Form: means the part of the Contract which specifies and governs the fee to be paid for the use of the Service(s) selected by the Customer.

Service Proposal: means the document attached to the Contract, of which it is an integral part, describing the various Services that GPTW is able to offer to its Customers.

Service/s: refers to Great Place to Work*'s range of services, including workplace climate analysis, employer branding, statistical data analysis, organisational innovation and transformation services, and internal and external communications. A more detailed description can be found in the service proposal.

Data: reference is made to the following two types:

-               Raw Data: this refers to the individual responses given by the customer’s employees which are recorded in the Platform.

-               The corporate information which the Customer decides to share through the online documents: Culture Brief^© and Culture Audit^©.

Reports / Presentations: means the documents that GPTW Italia provides to the Customer to complete the Service and the use of the digital data sharing Platform.

Computer Platform: refers to the information technology system licensed by GPTW Italia through which the Customer displays and shares aggregate data recording the opinions of its employees about their work experience.

Certification: is the designation which the Customer can receive if the average number of positive responses to the Trust Index© survey exceeds a certain threshold, determined by each GPTW Affiliate for its Country.

Employer Branding: means the services provided to communicate Great Place to Work™ Certification and rankings (including but not limited to social shout-outs, infographics, customer website, newspaper advertisements, videos, etc.).

Guidelines: means the document outlining how to legally use the sublicensed GPTW Italia composite trademarks.

Object

By means of this agreement, GPTW Italia hereby undertakes, with respect to the Customer, to provide its Services aimed at the measurement and improvement of the organizational climate in accordance with the following Terms and Conditions which, together with the Order Form, constitute the Contract between the Parties for the use of GPTW Italia Services.

In particular, GPTW undertakes to:

-               provide the Customer with one or more of the Services selected by the Customer as set forth in the signed Order Form;

-               grant the Customer an inalienable, non-transferable, non-exclusive right of use of the service methodology, the data processed by GPTW Italia, and all GPTW Italia materials and trademarks;

-              place at the disposal of the Customer both the Service Proposal, and all the documentation needed to correctly use the GPTW Italia trademarks.

 

Intellectual property right on GPTW Italia Services

The Customer acknowledges and accepts that the method and survey models, the drawn up Reports and Presentations, registered with the Copyright Office of the Library of Congress, as well as the contents of the Proposal and all other materials used in the provision of the Services and made available to the Customer, are the intellectual property of Great Place to Work^® Institute Inc. of which Great Place to Work^® Institute Italia S.r.l. is the exclusive licensee in Italy pursuant to the Affiliate License Agreement dated 30 July, 2021.

The Data collected through the analysis tools, described in more detail in the Proposal, and processed according to GPTW Italia's own methodologies are the exclusive property of the latter under copyright law.

Consequently, the Customer acquires no rights either to the intellectual property of Great Place to Work Institute Inc. or to that of GPTW Italia.

The Customer is entitled to use the Computer Platform and Reports provided by GPTW Italia in the manner and to the extent provided for in this Contract. More specifically, the Customer may determine which persons responsible for certain business sectors, other than Human Resources, shall have access to the Computer Platform for data sharing. In addition, the Customer may proceed only with the internal distribution of the Reports drawn up by GPTW Italia: any distribution outside the Customer's organization may only occur with the prior written approval of GPTW Italia.

The Customer undertakes to respect and protect the intellectual property rights of Great Place to Work® Institute Inc. and GPTW Italia as its licensee in Italy.

The Customer shall be expressly prohibited from:

a)             distributing, sublicensing, assigning to third parties, marketing, in whole or in part, the Services, Reports provided by GPTW Italia, the Computer Platform, tools, materials and documentation of GPTW Italia;

b)            otherwise exploiting the foregoing in any way, including, but not limited to, copying, publishing, filing, storing in whole or in part, the Services, Reports provided by GPTW Italia, the Computer Platform, the tools, the material and the documentation of Great Place to Work® Institute Italia for use by third parties;

c)             translating, adapting, transforming, or otherwise modifying the Services, tools, materials, and documentation of GPTW Italia without the prior written consent of the latter;

d)            creating works deriving from the Services, Reports provided by GPTW Italia, from the Computer Platform, from the tools, from the material and from the documentation of GPTW Italia;

e)             creating a database in electronic or any other format to store data collected and processed by GPTW Italia for reuse, for a fee and/or free of charge, for the creation of competitive Services or to share with third parties for other purposes.

f)             disclosing any confidential information about the Services, the material and/or the tools and the documentation of Great Place to Work® Institute to any third party;

Any use of intellectual property other than as described herein shall require the prior written consent of GPTW Italia and Great Place to Work® Institute.

 

Patent rights. Sublicence for the use of Great Place to Work^® Italia trademarks

Great Place to Work® is a registered trademark of Great Place to Work® Institute Inc. of which GPTW Italia is exclusive licensee in Italy pursuant to an Affiliate License Agreement dated 30 July, 2021 and extension thereof dated 30 July, 2021 valid through June 2041:

• Great Place to Work trademark registered on 2 May, 2003 with the European Union Intellectual Property Office under no. 002524643 for goods and services categories 16, 35 and 41 of the Nice Classification;
• Great Place to Work figurative trademark registered on 17 June 2003 at the European Union Office for Intellectual Property under no. 002525038 for goods and services categories 16, 35 and 41 of the Nice Classification;
• Great Place to Work® Italia de facto composite trademarks attesting to one or more of the designations obtained through placement in one or more of the rankings drawn up annually by GPTW Italia or to the obtaining of Certification, listed below and whose distinctive signs are depicted at the bottom of the list:
  • Great Place to Work® Certified™ trademark with indication of period of validity: this is a Certification for Companies the issuing of which is subject to the Customer’s achieving or exceeding a Trust index© threshold score defined by GPTW Italy for Italy.
  • Great Place to Work® Best Workplaces™ Italia trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customer’s inclusion in the Best Workplaces™ Italia ranking;
  • Great Place to Work® Europe's Best Workplaces™ trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customer’s inclusion in the Best Workplaces™ European ranking;
  • Great Place to Work® World's Best Workplaces™ trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customerss inclusion in the World's Best Workplaces™ ranking;
  • Great Place to Work® Best Workplaces™ for Millennials trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customer’ss inclusion in the World's Best Workplaces™ for Millennials ranking;
  • Great Place to Work® Best Workplaces™ for Women trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customerss inclusion in the Best Workplaces™ for Women ranking drawn up in Italy;
  • Great Place to Work® Best Workplaces™ for Innovation trademark, with indication of reference year, updated from year to year, the issuing of which is subject to the Customer’s inclusion in the Best Workplaces™ for Innovation ranking.

On the basis of the results obtained by the Customer through the use of the Services, if the Customer obtains Certification and/or one of the aforementioned recognitions and ranks in one of the yearly rankings, GPTW Italia shall be entitled to grant the Customer the use of one or more of the foregoing composite trademarks in accordance with the Guidelines.

The Customer shall be entitled to use one or more of the granted trademarks from the date of receipt of the communication by GPTW Italia officially acknowledging the Customer's having obtained Certification and/or its placement in one of the rankings drawn up annually by GPTW Italia.

The duration of the sub-license for use is one (1) year for all the composite trademarks: Great Place to Work®-Certified™; Best Workplaces™ Italia; Europe's Best Workplaces™; World's Best Workplaces™; Best Workplaces™ for Millennials; Best Workplaces™ for Women; Best Workplaces™ for Innovation;

In using the Great Place to Work® composite trademarks, the Customer undertakes to:

1. take all possible precautions necessary to preserve and protect the licence rights to use the Great Place to Work® Italia composite trademarks. In particular, the Customer shall immediately notify GPTW Italia if it becomes aware of any infringement or unauthorised use of the aforesaid Great Place to Work® composite trademarks, or of any symbol and/or name that appears likely to be confused with the same or with the Great Place to Work® trademark;
2. abide by the instructions for use of the composite trademarks contained in the Guidelines, unless otherwise agreed in writing with GPTW Italia;
3. send GPTW Italia a copy of any corporate communication materials bearing one or more of the Great Place to Work® Italia composite trademarks for approval of the same at least ten (10) days prior to their actual use;
4. inform third parties, as appropriate, that GPTW Italia is the exclusive licensee in the country of the aforementioned composite trademarks appearing on corporate communications materials;
5. mention in a footnote or bibliography section that GPTW Italia is the exclusive licensee in the country of the Great Place to Work® Italia composite trademarks referred to in printed corporate communications materials in which such trademarks are incorporated into the text;
6. mention that GPTW Italia is the exclusive licensee in Italy of the above-mentioned composite trademarks during any oral presentations;
7. cease using the composite trademarks on the expiration date of their sublicense or otherwise upon termination of the effects of this Contract.

Without prejudice to any rights under this Contract, the Customer shall have no other rights in or related to the aforementioned composite trademarks, their modifications, or any other identifications signs of GPTW Italia, including, in particular, the Great Place to Work® trademark.

The Customer shall be prohibited from

1. altering, modifying, or misusing any of the aforementioned composite trademarks;
2. using its trademark, name, logo, symbol or else, in combination with the Great Place to Work® Italia composite trademarks or with the Great Place to Work® trademark, inter alia, in such a way as to make believe business, affiliation and/or participation relations exist between GPTW Italia, on the one side, and the Customer, on the other side. Without prejudice to all the rights deriving from this Contract;
3. counterfeiting, introducing variations, distortions or additions to the Great Place to Work® Italia composite trademarks or the Great Place to Work® trademark;
4. removing or altering trademarks, distinctive signs or other wording relating to the user licence and/or the intellectual property rights of GPTW Italia present in the products and materials supplied by the same;
5. reproducing and using trademarks, distinctive signs and/or other wording relating to the user licence and/or the intellectual property of Great Place to Work® Institute Italia except for whatever is set forth in this section of this Contract.

 

Method of Service provision: access to rankings and certifications

For the Customer, GPTW Italia shall perform the Service selected by the former as more fully described in the Service Proposal.

The Customer acknowledges and agrees that in order to be included in one of the annual rankings of GPTW Italia and to obtain one of the certifications of GPTW Italia, the latter will proceed according to the methodology described below.

First of all, GPTW Italia selects every organisation which appears in one of its rankings or is certified as a “Great Place to Work”, based on its employees' responses to the Great Place to Work® Trust Index©, a proprietary survey developed by Great Place to Work® Institute Inc.

Secondly, the materials submitted by the organisation are assessed, including responses to the Great Place to Work® Culture Brief© and Culture Audit© questionnaires, as well as any other information obtained from significant sources (e.g., company website, press, television, internet, etc.).

GPTW Italia undertakes to ensure that the selection of companies is in no way influenced by factors of any nature other than the opinions of the organisation's employees or the assessment of the policies implemented by the organisation. Assessors involved in the diagnosis of candidate organisations must sign a non-disclosure agreement in order to prevent potential conflicts of interest before participating in the assessment process.

The integrity of the selection process is ensured by the stringent way in which it is managed. GPTW Italia undertakes, with respect to all organisations participating in the survey to ensure that all the following steps of the process are properly implemented:

• Choice of survey target population: For organisations with up to 5,000 employees, the entire company population will be invited to participate. Organisations with more than 5,000 employees can choose whether to invite the entire company population to participate (recommended) or a random sample, statistically representative of the same and in any case not less than 5,000 people. Companies that choose the sample method are required to provide GPTW Italia with a list of all employees - not necessarily their names - along with the demographic information required by the questionnaire, so that the sample population can be selected to whom to distribute the questionnaire.
• Communication to the population: the communication with which the company informs its employees of their participation in the survey must be free from any content that could be interpreted as directing the responses. GPTW Italia is free to ask for the communication material used in order to verify that the communication process is free from any conditioning of the responses to the questionnaire.
• Participating population: All employees who have a stable relationship with the Customer are invited to take part in the climate survey, regardless of their role, seniority, location and type of contract (employees, trainees, seasonal workers, temporary workers, teleworkers). Agents, temporary staff and retailers may also be invited to take part in the survey.
• How to fill in the questionnaire:
• Online through One Many Any (OMA) or other data collection systems: GPTW Italia will send an email to the email address provided by the Customer containing a link to the Platform where the online survey will be conducted or dedicated user names and passwords to access the survey. GPTW undertakes to destroy the email addresses 365 days after the survey closes.
• Online through Emprising™: The Customer will access the proprietary IT platform named Emprising™, through which, following appropriate training by GPTW Italia consultants, it will independently launch the Trust Index© climate survey. Employees' personal data (email) will remain on the platform only for as long as it takes to complete the survey and calculate the correct response rate. At the end of the survey (normally 14 days), this data will be deleted.
• paper medium (if envisaged in the proposal): Selected contributors shall receive the questionnaires and envelopes, provided by GPTW Italia. Once completed, the questionnaires must be placed in an envelope to ensure the accuracy of the information and the anonymity of the answers. It is not permissible to organise fill-in sessions involving employees with direct or indirect reporting relationships or group fill-in sessions.
• Response rate communication: unless otherwise agreed, the response rate is online and available at any time by going to the link previously sent by GPTW Italia to the project contact or on the Emprising™ Platform available to the Customer.
• Comparison benchmarks: each organisation working with GPTW Italia shall be entitled to receive one or more benchmarks based on the chosen level of Service as detailed in the proposal.
• Collection of information and quantitative data on the company (Great Place to Work® Culture Brief^©): The Culture Brief© questionnaire is a document that collects general information about the Customer and numerical information about its people. The purpose of this tool is to provide an overall quantitative picture of the organisation, which is necessary to determine - along with the achievement of the Trust Index© threshold - eligibility for Great Place To Work® Certification and size category in the Best Workplaces™ Rankings. Significant and previously unagreed differences between the survey population and the total number of people reported in the Culture Brief© may affect billing and may impact certification obtainment, withdrawal of certification, and exclusion from Rankings.
• Description of the organisational policies of the company (Great Place to Work® Culture Audit^©): Participation in the Great Place To Work® Rankings is subject to the organisation’s completing the Culture Audit© questionnaire. Such document represents a collection of the organisation elements, programmes and management policies of the personnel applicable in the company; the responses provided will be assessed by Great Place To Work®. In order to ensure a fair opportunity for all participating companies to be assessed, this questionnaire must be received by the end of October. It is the responsibility of the participating organisation to provide true and accurate information about the company's data and personnel policies.
• Best Practices: If GPTW identifies best practices in Culture Audit© responses, these may be published on our websites and social profiles, in specific reports and mentioned at meetings, events and/or webinars. In the event of GPTW Italia receiving reports of violations from verified third-party sources, or if GPTW Italia itself reports irregularities in the truthfulness of the information contained in the Culture Audit©, the organisation will be notified and, at the sole discretion of GPTW Italia, may be excluded from the Certification and/or the Rankings and may have its previous Certification revoked.
• Use of Supplied Materials: the materials provided by GPTW Italia for conducting the climate survey shall be used solely in the context of the Trust Index© survey of the current project. In particular, the customer agrees not to use the internationally copyrighted Trust Index©, Culture Brief© and Culture Audit© questionnaires subsequent to the Trust Index© survey, except pursuant to specific contractual agreements with GPTW Italia.
• Audits on the correctness of the participation process: GPTW Italia reserves the right to perform audits to check communications, materials distributed to people and methodology adopted by each of its Customer companies participating in the certification and ranking processes. It also reserves the right to contact directly some of the collaborators involved in the process in order to verify the correctness of the process. If, on the basis of control audits or static analyses of response profiles, anomalies are found in the data collected through the procedures or materials subject to control, GPTW Italia may, at its sole discretion, take corrective action, charge penalties, or even exclude the company from the accolades.
• Whistleblowing: To support the integrity of the recognition process, Great Place to Work® has implemented a Whistleblowing process via a survey feedback form hosted on the survey webpage, which allows employees to inform Great Place to Work® of any attempt by the organisation to influence responses or apply pressure to respond to the survey. Confidential feedback, once analysed and evaluated by Great Place to Work®, may result in disqualification of the organisation from the recognition process, as well as withdrawal of the accolade if already obtained.
• Choice of accolade: GPTW's various recognition programmes are based on the Trust Index© climate survey, the submission of a duly completed Culture Brief© and, in the case of participation in the Rankings, the Culture Audit© assessment. Companies can choose in advance to compete for any or all the accolades proposed by GPTW, but this choice must be made at the time of signing the contract, not on the basis of the results obtained.
• Statistical Consistency: To qualify for Great Place to Work® recognition, applicant organisations must:

o     Reach 50%+1 of survey respondents and ensure a minimum 90% confidence level, with a margin of error of +/- 10.5 for “Great Place to Work” Certification.

o     Reach 50%+1 of survey respondents and ensure a minimum 95% confidence level, with a margin of error of +/- 5 to qualify for the various rankings.

• Publication of accolades: By participating in the certification process, the company understands and approves that the accolade will be published on GPTW Italia's online and social channels. By participating in the Best Workplaces™ rankings, the company understands and approves that the rankings will be published by GPTW Italia on its online and social channels and by GPTW's Media Partner (Sole 24 Ore) Sole 24 Ore, www.sole24ore.it and all Sole 24 Ore Group publications. The rankings may also be published by other national and international publications.
• Great Place to Work™ Certification: Companies that achieve a certain Trust Index© score (as described in the Service Proposal), meet the required response rate, and complete the Culture Brief© questionnaire are certified Great Place to Work™.
• Best Workplaces™ Rankings: Organisations that participate in the Best Workplaces™ Italia rankings undertake not to request removal from the rankings following receipt of the survey results. They are also aware of access to other rankings including: Best Workplaces for Millennials, Best Workplaces™ for Women, Best Workplaces™ for Innovation, World's Best Workplaces™ (if multinationals) and Europe's Best Workplaces™ and any other rankings that GPTW Italia, together with its Editorial Partner, decides to publish.

 

GPTW obligations: secure management of processed data and reports

GPTW Italia undertakes to securely manage the information provided by the Customer and assures that no specific information about Customer’s results will be shared with any individual or organization beyond the scope of the project subscribed to in the GPTW Italia Services Order Form without prior written authorization from the Customer.

GPTW Italia provides individual company information only to authorized publishing partners for the purpose of developing and publishing rankings or for reasons related to rankings and certifications. GPTW Italia and its publishing partners make public information about rated and certified organisations only in connection with positive aspects of each organisation. GPTW Italia has the right to make public or communicate on the internet or social media the details of some summary scores of an individual company's survey if this is such as to produce a positive recognition for the company through videos or infographics agreed upon with the organisation. GPTW Italia owns the data collected through surveys and analysis, which will be kept securely on its servers. The data will not be provided to the Customer in order to protect the confidentiality of those who have answered the questionnaire.

GPTW Italia may use the processed data for benchmarking or other research purposes, as long as all such uses preserve the anonymity of the data (i.e., the data are never associated with the Customer or any individual employee or contractor of the Customer). GPTW Italia may publish reports, case studies of best workplaces, policies reported through the Culture Audit© process, as long as they meet the positive recognition criteria mentioned above.

In the event of the Customer choosing not to have any recognition or not having the characteristics required for such recognition, GPTW Italia undertakes not to disclose whether or not an organisation has participated in the survey, either for the current or previous years. This undertaking applies both to employees of the companies that participated in the survey and to any contacts within the company.

GPTW Italia may include the Customer in a list of customers unless explicitly notified otherwise.

References: obligations of GPTW Italia for use of the Customer’s trademark and name

For the purpose of the publication of the rankings and certifications, the Customer acknowledges that it must grant GPTW Italia:

• The right to use and send its name and company logo to authorised editorial partners;
• The right to use its name and company logo on the corporate website and social channels of GPTW Italia, as well as in the sales presentations of GPTW Italia.

GPTW Italia undertakes:

• not to change the colours, ratios, proportions, fonts and legibility of the content when using the Customer’s corporate logo;
• to request the Customer’s endorsement whenever it intends to publish articles describing the climate analysis work done for the Customer and/or certain aspects of the conducted survey.

Billing and payment

The Service(s) selected by the Customer in GPTW Italia's Order Form shall be invoiced as follows.

In the case of Services with a validity of one year only:

• 100% of the amount + V.A.T. upon receipt of the order confirmation of the individual service up to an amount of €30,000 + V.A.T.,
• For higher amounts, 50% + VAT will be invoiced upon receipt of the order confirmation and the remaining 50% + VAT upon conclusion of the project, in any case within the calendar year in which the order was placed.

In the case of Services with a multi-year validity:

• For the first year (as for Services with an annual duration):

o      100% of the amount + VAT upon receipt of the order confirmation of the individual service up to an amount of €30,000 + VAT.

o      For higher amounts, 50% + VAT will be invoiced upon receipt of the order confirmation and the remaining 50% + VAT upon conclusion of the project, in any case within the calendar year in which the order was placed.

• For the second and third years:

o      100% of the amount + VAT in January of each of the years defined in the order form up to an amount of €30,000 +   VAT.

o      For higher amounts 50% + VAT will be invoiced in January of each year and the remaining 50% + VAT at the end of the project, in any case within the calendar year of the order.

If the number of employees reported in the Culture Brief and verified in the survey invitations is different from the number stated in the Order Form and this difference leads to a change in size category, GPTW Italia shall invoice the difference.

Payment will be made by bank transfer, 60 days from invoice date. In the event of late payment with respect to the provisions of the Great Place to Work Italia products and Services proposal, Great Place to Work Italia reserves the right to charge the Customer the legal interest for late payment, i.e. simple interest for late payment on a daily basis at a rate which is equal to the reference rate increased by 8 percentage points pursuant to art. 2 c. 1 lett E Leg. decree. 231/2002, plus any expenses incurred to collect the payment, without prejudice to GPTW Italia's right to request termination of the contract pursuant to art. 1456 Italian civil code.

If the Customer requests the performance of the Services on international terms (including involving foreign subsidiaries), billing will be sent only to the parent company: Headquarters.

No payment obligation shall be suspended or delayed by any claims or exceptions of the Customer and, in any event, no payment obligation may be cancelled.

Additional costs

All changes to any part of the project/service made after the launch of the project/service may lead to a change in costs, which must be signed for acceptance.

Any costs related to the travel of our consultants (transport, board and lodging); shipment of contractual or other materials; printing of materials, presentations useful for any classroom activities; other project-related and minor expenses are estimated at 3% of the project total and will be included in the invoice under "Travel, administrative and operational expenses".

In the event of non-acceptance of the terms of the contract or of amendments to one or more parts of the conditions herein, the travel, administrative and operational expenses shall amount to 5% of the total project costs.

Costs not covered by the Contract

The Customer shall bear the costs listed below which are excluded from the calculation of the fee due for the provision of the Services of GPTW Italia:

• Costs of registering in Customer's suppliers' registers necessary for the performance of the Contract; certifications from specific bodies (e.g. Tax Agency); registrations to associations; stamps or apostilles required by the Customer: the relevant costs incurred by GPTW Italia will be included in the invoice at the bottom of the list and duly documented.
• Costs for compiling additional documentation to that provided by GPTW Italia to the Customer in relation to the processing of personal data (e.g. cyber security checklists additional to those provided by GPTW Italia): GPTW Italia will provide an adequate quotation on the basis of the hours of work required, which will be invoiced at Euro: 90/hour.
• Administrative expenses for specific and additional documentation requested ad hoc by the Customer (historical or other than ordinary Chamber of Commerce searches, additional Durc (single regular contribution document) to the one provided and still valid, etc.): the relevant expenses incurred by GPTW Italia shall be included in the invoice at the bottom of the list and duly documented.
• Administrative, travel and legal expenses due to the amendment of this Contract: GPTW shall increase the same by up to 5%.
• Any changes to the employer branding page, after the publication of the employer branding page, will be charged Euro 100 each.
• For any urgent requests, which must be fulfilled within 48 hours, and which are not covered by the project schedule, GPTW Italia shall charge 50% more.

 

Warranty

GPTW Italia undertakes to perform the Services with the diligence and competence appropriate to the complexity of the assignment, fulfilling all the obligations therein and in accordance with the procedures agreed upon with the Customer.

In particular, GPTW Italia undertakes to carry out the Customer's organizational climate surveys and/or certifications and/or rankings on the basis of the results of the surveys carried out among the Customer's employees and/or collaborators, through the use of professional tools and objective evaluation criteria.

Finally, GPTW Italia undertakes to provide the Customer with all the technical documentation and operational tools - such as, purely by way of example, but not limited to: questionnaires; assessment tests; access keys to the online questionnaire and/or assessment test compilation system; benchmarks for comparison - necessary for the performance of the agreed Service.

Limited liability

While undertaking to perform its contractual obligations with due diligence and professionalism, GPTW Italia does not assume any obligation or make any warranty which is not expressly set forth in this Contract.

In particular, GPTW Italia does not warrant:

-               the compatibility of the equipment in the Customer's possession with the online access to the Platform for the use of the Services, its being the Customer's responsibility to ensure the correct configuration and proper functioning of such equipment, as well as to verify the presence of all requirements for the use of telecommunications networks;

-               the achievement of specific results by the Customer, deriving from the use of its Services;

-               the achievement of Great Place to Work Certification, except following the achievement of the Trust Index© threshold score together with the required statistical consistency requirements and the completion of the Culture Brief©;

-               a specific placement of the Customer in the Great Place to Work® Institute Italia rankings.

Under no circumstances shall GPTW be liable for any loss or damage that may arise from the conduct of the climate survey as a result of conduct attributable to the Customer.

The liability of GPTW Italia is also excluded if the Customer violates the intellectual property rights of the operator of the Platform where the Customer connects online to conduct the survey.

GPTW Italia disclaims all liability with respect to the Customer, to any person directly or indirectly connected to the Customer, or to any third party, for any damage or inconvenience caused by delays or impediments in performing the Services due to force majeure and other events that are difficult or impossible to foresee (such as, for example, malfunctions or problems with online systems) that would prevent, in whole or in part, the timely or proper performance of the Contractual terms.

Except in the case of wilful misconduct or gross negligence, GPTW Italia shall only be liable for damage that is directly attributable to GPTW Italia. It is forthwith expressly agreed by the Parties that the liability of GPTW Italia under this Contract shall in no event exceed the maximum amount of the fee paid by the Customer as specified in the Service Order Form. Any claim for damages suffered by the Customer shall be sent to the address indicated by GPTW Italia in the Order Form, attaching documentation demonstrating the damage and its quantification.

Customer’s obligations and responsibilities

By signing this Contract, the Customer declares acting in the exercise of his/her professional and/or business activity and, consequently, that he/she will use the Services solely for the purposes defined therein and in any case not to create a competitive product or service.

The Customer declares using the Services in full respect of the intellectual property rights of Great Place to Work® Institute Italia, as established in the paragraph Intellectual Property on GPTW Italia Services. Therefore, the Customer undertakes to promptly report to GPTW Italia any fact, event or circumstance of which he or she becomes aware that may constitute a breach, even if only potential, of Great Place to Work® Institute's intellectual property rights and/or patent rights with respect to the Services and/or products.

Furthermore, the Customer declares that the proposal and the consequent acceptance of the Contract for the use of the Services selected in the Order Form has been made taking into account the information released by the Customer, who, therefore, remains the only party responsible for the quality and truthfulness of the company data provided about the size of the company, the HR policies in place and any other information useful for the use of the selected Services.

The Customer, for the purpose of the correct execution of this Contract, guarantees, under its own responsibility, that its employees and/or collaborators:

• will follow the instructions provided by GPTW Italia in order to carry out the organisational climate survey;
• will carry out the collection of company data essential for the conduct of the survey in full compliance with the performance of the Service selected by the Customer;

The Customer declares that he/she accepts the rankings published by GPTW Italia, and in particular, that he/she accepts the position assigned by GPTW Italia in these rankings, which are based on the results of the survey. Therefore, the Customer warrants that he/she will waive in advance any and all objections to his/her placement in the Great Place to Work® Institute Italia S.r.l. rankings.

The Customer undertakes to indemnify and hold harmless GPTW Italia from and against any and all damages and costs incurred by the same and by the entities directly or indirectly connected to GPTW Italia as a result of: 

-              significant delays in the conduct of the organisational climate survey, ascribable to the Customer, affecting the publication of rankings and/or issuance of certifications and/or organisation of GPTW Italia events;

-              dissemination to the public of data collected and processed by GPTW Italia in the performance of this Contract, as a result of the violation and/or alteration of the computer and/or manual data collection systems by the Customer;

-              disclosure to the public of GPTW Italia's Services, materials and/or tools and documentation;

-              alteration, by the Customer, of data collected and processed by GPTW Italia.

-              infringement of the intellectual property rights of the Computer Platform, of which GPTW Italia is licensee, on which the Customer conducts the online survey.

In any event, the Customer shall only be liable for damages attributable to it and it is forthwith expressly agreed between the Parties that the Customer's liability arising out of this Contract shall under no circumstances exceed the maximum limit consisting of the value of the amount paid by the latter as consideration, as specified in the Order Form, except in cases of fraud or gross negligence.

It remains understood that this limitation of liability shall not apply to any damages incurred by GPTW Italia as a result of any infringement of its intellectual and/or patent rights by the Customer.

Acceptance, Effectiveness, Duration and Termination of Contract

Each Party represents and warrants that it has the legal power and authority to enter into this Contract.

The Contract shall come into force on the initial date - the date of signing the Contract specified in the Order Form and shall be effective for the duration defined and agreed therein.

As specified in the paragraph "Patent Rights. Sublicensing of Great Place to Work® Italia trademarks", the sublicensing of one or more of GPTW Italia’s composite trademarks shall be effective for a period of one (1) year from the date of receipt of the communication by GPTW Italia formalizing your having obtained certification and/or your placement in one of the rankings drawn up annually by GPTW Italia.

Notwithstanding the above, the Customer’s entitlement is acknowledged to postpone the project for one year if objective conditions make it impossible to complete the selected Service. In this case the decision must be communicated to GPTW Italia by certified email one (1) month in advance of the project start date; the full amount of the project will be invoiced and the Customer will retain the right to enjoy the agreed services for the entire duration of the following year. Nothing will be due for the following years. This right can only be exercised once.

In the event of the termination of the effects of this Contract due to withdrawal or sooner termination pursuant to art. 1456 of the Italian Civil Code, use of the Services will be discontinued and the Customer forthwith undertakes to immediately stop using all of GPTW Italia's material and all of GPTW Italia's composite trademarks and to return all such material in its possession to GPTW Italia no later than 30 (thirty) days after termination of the effects of these contractual terms, or destroy such material by giving written notice to GPTW Italia within the same period of time.

Withdrawal

The Customer shall be entitled to terminate this Contract.

If the Customer intends to discontinue the Services selected in the Order Form during performance, it shall pay for all work performed by GPTW Italia up to the date of termination and 50% of the remaining agreed total compensation.

Customer withdrawal shall also be deemed a request made a second time by the latter to postpone the project for another year: the above provision shall apply.

The Customer shall give notice of termination by certified email and/or registered letter with recorded delivery to be sent to GPTW Italia’s address within ten (10) working days before the termination.

Express termination clause

Pursuant to art. 1456 of the Italian Civil Code, it is expressly agreed that this Contract shall be legally terminated if the Customer is in breach of any of the following contractual obligations placed upon it, or if any of the following circumstances occur:

• the Customer fails to pay the consideration due within the terms set in the “Billing and Payments” paragraph, or within a different term granted in the reminder to pay letter sent by GPTW Italia;
• the Customer infringes the copyright and industrial law regulations, as specified in the relevant paragraphs.
• in case of violation of one of the Methods of performance of Service;
• in case of breach of the copyright regulations of a third party, in particular of the Platform operator;
• in the event of a breach of the confidentiality obligation;
• in the event of a breach of the regulations on the processing of personal data;
• if the Customer is declared bankrupt or has entered into an arrangement with creditors, receivership or other insolvency proceeding;

GPTW Italia shall assert the express termination clause, pursuant to article 1456 of the Italian Civil Code, by sending the Customer a certified email and/or a registered letter with recorded delivery and it shall become effective seven (7) days after receipt of such notice of termination.

The Customer shall have the right to assert express termination under section 1456 of the Italian Civil Code, in the same manner as described above, in the event of GPTW Italia:

• infringing its confidentiality obligation;
• infringing the rules on personal data processing;
• declaring bankruptcy or entering into an arrangement with creditors, receivership or other insolvency proceeding;

Assignment and Delegation

Each Party shall be expressly prohibited from assigning and/or delegating, for a consideration or free of charge, in whole or in part, temporarily or permanently, the Contract and its annexes (including, but not limited to, the Service Proposal, the Guidelines and all other materials provided by GPTW Italia for the performance of the Contract) and the rights and obligations deriving therefrom. Any assignment, delegation, transfer, even apparent, shall be ineffective.

With the exception of the foregoing, GPTW may delegate part of the performance of the Contract to another Great Place to Work affiliate when, at the Customer's request and with Customer's prior agreement, the Contract needs to be performed internationally involving the Customer's overseas affiliates.

Confidentiality obligation

GPTW Italia and the Customer mutually undertake not to disclose in any way any confidential information of either party that comes to their knowledge in the performance of this Contract. Confidential information shall mean all information identified as confidential in oral, written, graphic or electronic form, including but not limited to: ideas, processes, know-how, evaluation questionnaires, survey tools and methods, custom lists, prices charged, commercial information, accounting activities, information relating to each Party's HR policy, financial information, etc.

The Parties undertake to use the Confidential Information solely for the purpose of performing the Service(s) selected in the Order Form. The Parties also undertake to take all necessary measures to prevent Confidential Information from coming to the knowledge of third parties and to limit its communication only to those employees and consultants who have a real need to know it for the purposes of this Contract, in compliance with the need to know principle; not to disclose the Information to third parties, not to make it public or accessible by any other means, unless expressly permitted by written consent issued by the Party disclosing or delivering the Information, or when required by law.

In the event of termination, for whatever reason, of the agreements between the Parties under this Contract, each Party shall return to the other all documents containing Confidential Information or destroy such documents by written notice to the other Party.

This obligation shall bind the Parties for a period of 5 (five) years after termination of service for any reason.

Breach of this clause shall entitle either Party to claim, in addition to the termination of this Contract as set out above, compensation for the damages suffered.

Personal data processing

Each Party agrees to exercise its rights and perform its obligations under this Contract relating to the collection, use, processing, storage and retention of personal data in accordance with the applicable data protection law and, in particular, with Regulation (EU) 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (hereinafter, "GDPR"), Legislative Decree 196/2003, as subsequently amended by Legislative Decree 101/2018, and all applicable supplementary data protection laws and regulations, as amended from time to time.

With reference to the processing of personal data relating to the employees and/or collaborators of the Parties necessary for the performance of this Contract or for the performance of pre-contractual measures adopted at the request of each of the Parties (by way of example only: the use of the company email addresses of the employees and/or collaborators of the administrative and/or marketing department of each Party to make agreements on the methods and timing of the performance of the Contract), GPTW Italia and the Customer shall act reciprocally as Data Controllers.

In connection with the performance of the Service(s) set forth in the Order Form which is the object of this Contract, which involves the processing of personal data of all or part of the Customer's employees and/or collaborators entered by the Customer on one of GPTW Italia's computer platforms, the latter shall process such data on behalf of the Customer (by way of example only, this shall be done for the following purposes: the processing of questions to be put to Customer's employees and the communication of contact details of Customer's employees to GPTW Italia); the Customer acts as Data Controller under art. 4 GDPR, and GPTW Italia acts as Data Processor pursuant to Article 28 GDPR.

As Processor of the Customer’s personal data, GPTW Italia undertakes: a) to comply with the relevant requirements of the GDPR and other applicable national and international laws; b) to comply with the obligations and instructions given to it by the Customer as set out in the deed of appointment of GPTW Italia as Processor of the personal data signed by both parties and attached to this Contract, of which it forms an integral part; c) to comply with the applicable provisions of the data protection supervisory Authority in force at any given time.

As the Controller of the personal data communicated to GPTW Italia, the Customer undertakes: a) to determine the purposes and means of the processing; b) to obtain the data subject's consent to the processing, where necessary; c) to inform the data subject of the purposes of processing and the processing means used; d) to promptly appoint GPTW Italia as Data Processor in order to allow it legitimate access to and processing of the data, providing it with all necessary instructions; e) to ensure the accuracy and truthfulness of the data to be processed.

Each Party shall make available to the other Party the privacy policy on the processing of personal data adopted within its organization.

General provisions

This Contract, including all related documents, constitutes the entire agreement between GPTW Italia and the Customer with respect to the use and enjoyment of the Services, superseding any prior agreements that may have been signed, whether oral or established by custom and/or practice. Any amendments to the Contract shall only be effective if made in writing.

This Contract, including related documents, is drawn up in Italian. In the event of any conflict between any translated version of the Contract and the Italian language version, the Italian language version shall prevail.

Each Party warrants the exclusive ownership of its email address of origin and each releases the other from liability for its misuse arising, without limitation, from unauthorised access by third parties to the email address. In any case, the Parties shall agree that email shall have the same value as certified email.

The Parties shall choose the address indicated in the Order Form as the address for all notifications and/or communications, including those of a legal and/or judicial nature, including legal notices, to be made under this Contract.

Any change in the address of either Party shall be immediately notified to the other Party by email and/or registered mail with recorded delivery.

GPTW Italia's acquiescence in any conduct by the Customer which is in breach of the Contract shall not constitute a waiver of GPTW Italia's rights under the Contract, including the laws referred to therein.

Any failure to enforce any right under the Contract shall not constitute a waiver thereof and shall not prevent enforcing such right at any other time.

In the event of any provision of the Contract being held to be invalid, void, ineffective and/or unenforceable, such provision shall be amended to make it lawful, valid, effective and/or enforceable, while preserving its intent; where this is not possible, such provision shall be replaced with another provision which is valid, lawful, effective and enforceable and which achieves the same objective. In any event, the remaining provisions, which are legally and functionally independent of the above provisions, shall be deemed to be in full force and effect.

Without prejudice to the preceding articles, the Contract shall continue to have effect in relation to all provisions giving rise to rights and obligations intended to survive its termination.

Applicable law and jurisdiction

This Contract shall be governed by the substantive and procedural laws of the Italian State. For matters not expressly provided for in the clauses of the Contract, the laws in force shall apply.

The Court of Milan shall have exclusive jurisdiction over any and all disputes arising out of or in connection with this Contract, including, without limitation, its validity, construal, effectiveness and performance, the provision of the Services, the protection of intellectual property and patent rights, and any and all related matters.